Bilaga 1
Utvärdering ur teknisk och administrativ synvinkel.
Gunnar Samuelsson
Innehåll
Bilaga 1 17
Utvärdering ur teknisk och administrativ synvinkel. 17
Inledning 20
Disposition och form för redovisningen 20
Underlag för utvärderingen 20
Det har gått bra - men en del kan förbättras 21
Regelverket 22
Kyrkoordningen 22
Svenska kyrkans bestämmelser (SvKB) 23
Kyrkostyrelsens ansvar och uppgifter 24
Bestämmelserna 24
Projektet "Kyrkovalet 2001" 25
Underlag för redovisningen 25
Projektmålet och projektorganisationen 25
Delprojektet IT-system (delprojektledare David Axelson-Fisk) 27
Delprojektet valadministration centralt (delprojektledare Gunnar Edqvist) 29
Delprojektet tryck och distribution (delprojektledare Marie Almgren) 30
Utrustning till röstningslokaler (ansvarig Göran Abbemark, Församlingsförbundet) 33
Delprojektet information (delprojektledare Mattias Carlsson) 33
Delprojektet utvärdering (delprojektansvariga Göran Gustafsson och Gunnar Samuelsson, delprojektledare) 34
Riskanalysen 35
Valkansliets uppgifter avseende valet till Kyrkomötet 35
Tidsåtgång 36
Dokumentation 37
Erfarenheter och synpunkter från den nationella nivån 37
Erfarenheter och synpunkter på arbetet på nationell nivå från valansvariga hos stiften 40
Erfarenheter och synpunkter på arbetet på nationell nivå från den lokala nivån 41
Stiftsnivån och den lokala nivån 42
Underlag för redovisningen 42
Stiftsenkäterna 42
Valnämndsenkäten 43
"Lokalnivåenkäten" 43
Indelningen - valområden 44
Ansvarsområden 44
Stiftsstyrelsen 44
Den lokala nivån 44
Organisationen 45
Stiften 45
Valnämnden 46
Valförrättarna samt röstmottagarna på särskilt röstmottagningsställe 47
Information till de röstberättigade 47
Informationsinsatser från samfälligheter och församlingar 47
Valnämndens roll i informationen till de röstberättigade inför valet 48
Medverkan från stiften i information/utbildning 49
Utbildning och information inom valadministrationen 50
Utbildning och information på central nivå för stiftens valansvariga 50
Stiftens utbildning för valnämnder 50
Utbildning av valförrättare och röstmottagare på särskilt röstmottagningsställe 50
Erfarenheter och synpunkter på utbildning och information samt utbildnings-/informationsmaterial inom valadministrationen 50
Valdistrikt, vallokaler, särskilda röstmottagningsställen 51
Bakgrund 51
Den fastställda valdistriktsindelningen (enligt valdatasystemet) 52
Vallokaler 53
Särskilda röstmottagningsställen 54
Valkretsindelning och fördelning på valkretsmandat 56
Val till stiftsfullmäktige 56
Val till pastoratssamfällighet 57
Val till flerpastoratssamfällighet 59
Totalantal valkretsar i samfällighetsvalen 60
Erfarenheter och synpunkter beträffande valkretsindelning 60
Registrering av gruppbeteckningar 61
Erfarenheter och synpunkter beträffande registrering av gruppbeteckningar 63
Anmälan och registrering av kandidater 64
Bestämmelser 64
Faktisk tidpunkt för anmälningar av kandidater 65
Erfarenheter och synpunkter beträffande anmälan av kandidater 66
Förhandsröstning - brevröstning 67
Förhandsröstning på pastorsexpedition/motsvarande 67
Brevröstning 68
Förhandsröster i eget pastorat, förhands- och brevröster via stiften 69
Erfarenheter och synpunkter beträffande förhandsröstning, brevröstning, budröstning m m 71
Röstningen på valdagen 74
Öppettider för vallokal på valdagen 74
Väntetider. Köbildning 74
Den preliminära sammanräkningen 75
Hantering av förhandsröster 75
Ångerröstning 75
Tidsåtgången 75
Rapportering av resultat från preliminär sammanräkning 76
Inleverans av handlingar från valnämnderna till stiften 77
Erfarenheter och synpunkter beträffande röstningen på valdagen, preliminär sammanräkning, inleverans till stiftet 77
Slutlig sammanräkning och mandatfördelning samt utseende av ledamöter och ersättare 78
Bakgrund 78
Erfarenheter och synpunkter beträffande slutlig sammanräkning m m 79
Erfarenheter och synpunkter från stiften - om fördelning av befogenheter 79
Personalresurser - tidsåtgång 80
Stiften 80
Samfälligheter och församlingar 81
Omval 82
Kostnader 83
Inledning 83
Principer för redovisning av personalkostnader 83
Den nationella nivån 83
Stiften 85
Samfälligheter och församlingar 85
Ersättningar till valnämnd och valförrättare 87
Totalkostnad, olika slag av kostnader 88
Kostnadsjämförelser 90
Valutredningens förslag 90
Kostnaderna för kyrkovalet 1997 93
Bilaga 1A 95
Beskrivning av arbetet fram till ett utvecklingsavtal med SEMA 95
Bilaga 1B 97
Blanketter för registrering av gruppbeteckningar, anmälan av kandidater samt beställning av valsedlar 97
Av valhandläggarna på stiften framförda synpunkter 97
BILAGA 1C 99
Vissa praktisk-teknisk-administrativa synpunkter från svaren på valnämndsenkäten (se avsnitt 4.13.6) 99
Valsedlar 99
Röstlängderna 99
Kuvert, protokoll m m 99
Leveranser av material 99
Inledning
Disposition och form för redovisningen
Utvärderingen avser genomförandet av kyrkovalet år 2001 ur teknisk och administrativ synvinkel. Inriktningen är att ge en kortfattad beskrivning av vad som gjorts och hur det gjorts samt att redovisa erfarenheter och synpunkter som kan ingå i överväganden inför nästa kyrkoval. Uppgifter ingår om vilka personella och materiella resurser som tagits i anspråk samt om tidsåtgång m m.
I ett av huvudavsnitten redovisas det grundläggande arbete som bedrivits på den nationella nivån genom meddelande av närmare bestämmelser till kyrkoordningen samt inom ramen för Projektet Kyrkovalet 2001 ("Valprojektet"). Det huvudavsnitt som ger en redovisning av genomförandet av valet, uppbyggd utifrån tidsföljden för olika skeden i "processen", innefattar - mot bakgrund av det nära samband som där föreligger i åtskilliga frågor - verksamheter på såväl stiftsnivå som lokal nivå. Vilka uppgifter som ankommer på och har fullgjorts på respektive nivå anges dock tydligt. Kostnaderna för valet redovisas i ett särskilt huvudavsnitt.
Underlag för utvärderingen
När det gäller arbetet i, resultaten och erfarenheterna av samt kostnaderna för det centrala Valprojektet ligger till grund för utvärderingen i huvudsak uppgifter inhämtade genom studier av skriftligt material (Valhandbok, kravspecifikation för valdatasystem, nyhetsbrev, broschyrer, blanketter m m ) och genom intervjuer med dem som varit engagerade i projektet samt synpunkter framförda från "användare" på stiftsnivå och lokal nivå.
I fråga om arbetet på stiftsnivå har uppgifter inhämtats genom två skriftliga enkätundersökningar ("stiftsenkäterna") till samtliga stift, avseende olika skeden i processen. Den lokala nivån har i dit riktade enkäter beretts tillfälle framföra synpunkter också på arbetet på stiftsnivå.
Uppgifter om arbetet i samfälligheter samt i församlingar som inte ingår i någon samfällighet, har inhämtats genom två skriftliga enkätundersökningar, den ena ("valnämndsenkäten") till ordföranden i valnämnden, den andra - i huvudsak avseende kostnadsredovisning samt vissa informationsfrågor - ("lokalnivåenkäten") till kanslichef/motsvarande i samfällighet samt till ordföranden i kyrkorådet i församling som inte ingår i någon samfällighet.
Närmare redovisning av vilket underlag som ligger till grund för respektive huvudavsnitt lämnas i inledningen till avsnittet.
Utformningen av frågorna i enkätformulären har syftat både till att få kännedom om sådant som orsakat problem vid valet som till att få del av erfarenheter av och synpunkter på sådant som man inte velat beteckna som direkt problematiskt men där det finns anledning söka finna förbättringar inför nästa val. Att lyfta fram den sistnämnda aspekten bedömdes ganska naturligt särskilt som det redan i direkt anslutning till valdagen stod klart att inga sådana problem hade uppkommit som fått till följd att valet inte kunnat genomföras på ett i stort tillfredsställande sätt. De problem som kommit upp har visat sig vara av begränsad omfattning och har kunnat hanteras. De skall givetvis belysas och kommenteras i utvärderingen men inte minst viktigt är att få del av "förbättringsförslag" generellt sett.
Mot den nu angivna bakgrunden utformades inte enkätformulären på ett sådant sätt att de skulle besvaras uteslutande genom markering med kryss för ett av flera klart preciserade svarsalternativ. Sådana frågor ingick också, liksom frågor som avsåg vissa faktauppgifter att bevaras med text och/eller siffror, men utrymmet för fritt formulerade erfarenheter och synpunkter var stort. Den möjlighet som därigenom gavs utnyttjades också i stor utsträckning.
Att detta syfte med enkäterna har uppnåtts är glädjande. Samtidigt medför det vissa svårigheter när det gäller redovisningen. Antalet besvarade enkätformulär på "valnämndsenkäten" uppgår till 655 och motsvarande antal när det gäller "lokalnivåenkäten" är ca 430, sammanlagt alltså närmare 1 100 formulär som vart och ett omfattar ett stort antal frågor (se ovan) men också "fritt utrymme" för erfarenheter och synpunkter. För att inom den tid som stått till förfogande för utvärderingen kunna ge en så långt möjligt heltäckande redovisning har det varit nödvändigt att ibland sammanföra synpunkter som kan variera sinsemellan i fråga om nyanser, styrka och uttryckssätt men som är hänförliga till en och samma fråga. Strävan har varit att så långt möjligt ange antalet enkätformulär där synpunkten ifråga förs fram och detta naturligtvis i första hand beträffande de synpunkter som är mest frekventa. Det har dock mot här angiven bakgrund och det utomordentligt omfattande materialet inte varit möjligt att för varje enskild synpunkt som förekommer med en relativt sett låg frekvens - och som ofta förs fram i "det fria utrymmet" och inte genom någon markering i en ruta - alltid ange exakta antalet enkätformulär där synpunkten ifråga förekommer.
Det har gått bra - men en del kan förbättras
Det förhållandet att i utvärderingen i inte obetydlig omfattning återges förslag till förbättringar kan kanske tolkas som att valet varit problematiskt. En sådan slutsats skulle dock vara en grov missuppfattning. Det är en genomgående och tydligt markerad uppfattning i de flera hundra enkätsvaren från den lokala nivån, i enkätsvaren från samtliga stift och i intervjuerna med dem som arbetat på nationell nivå att genomförandet av valet som helhet har gått bra. Att det gått bra utesluter emellertid inte att det kan finnas sådant som kan förbättras.
Redan här kan kort nämnas något om vilka områden som det utifrån det material som legat till grund för denna utvärdering torde finnas anledning att särskilt uppmärksamma vid överväganden om förändringar. Det gäller i första hand dels området förhandsröstning - brevröstning - budröstning, dels fördelningen av befogenheter i olika avseenden mellan stiften och den lokala nivån samt mellan olika beslutsorgan på den lokala nivån. Därutöver aktualiseras i materialet ett stort antal andra frågor som givetvis också bör prövas i syfte att uppnå förbättringar inför nästa val.
