Kyrkostyrelsens ansvar och uppgifter

Bestämmelserna

Kyrkostyrelsen har det övergripande ansvaret för de direkta valen (38:1)

Kyrkostyrelsen får utfärda närmare bestämmelser om en rad frågor, angivna i 38:78 KO av i huvudsak valadministrativ natur rörande de direkta valen

Kyrkostyrelsen skall

_ upprätta röstlängder för alla valdistrikt och sända ut röstkort till alla röstberättigade i landet (38:32)

_ upprätta grupp- och kandidatförteckningar för varje slag av val och varje valkrets i landet (38:29)

_ tillhandahålla valsedlar och valkuvert för samtliga val och valkretsar i landet (38:30, 38:38)

När det gäller valet till Kyrkomötet skall Kyrkostyrelsen besluta om registrering av gruppbeteckningar och om fördelning på valkretsar av fasta mandat samt efter den slutliga röstsammanräkningen utse ledamöter och ersättare i Kyrkomötet (38:19, 38:16, 38:55)

Projektet "Kyrkovalet 2001"

Underlag för redovisningen

I underlaget avseende detta avsnitt ingår

_ skriftligt material (rapporter, protokoll, kravspecifikation för valdatasystem, Valhandbok, nyhetsbrev, broschyrer, blanketter m m )

_ intervjuer med dem som varit engagerade i projektet:

_ ledamöterna i styrgruppen Lars Friedner och Helén Ottosson Lovén, Kyrkokansliet, samt Bengt Adauktusson Öhrlings PricewaterhouseCoopers (PWC),

_ projektledaren David Axelson-Fisk, kyrkokansliet,

_ delprojektledarna Gunnar Edqvist, Marie Almgren och Mattias Carlsson, samtliga kyrkokansliet,

_ de som utökning av personalresurserna för viss tid engagerade Inga-Lill Aronsson, Enid Nelson, Louise Törnvall, Matilda Werlinder, Eva Wikman, Ronny Ögren och Thomas Österberg

_ Göran Abbemark, Församlingsförbundet

_ Jonas Persson, SEMAGroup

_ Synpunkter framförda skriftligen i enkätsvar eller muntligen av företrädare för stiften och "den lokala nivån".

Projektmålet och projektorganisationen

Med anledning av att Svenska kyrkan till följd av relationsändringen skulle komma att få flera nya åtaganden genomförde Öhrlings PricewaterhouseCoopers (PWC) på uppdrag av dåvarande Centralstyrelsen under våren 1999 en förstudie avseende det s k förändringsprojektet. Förstudien upptog nio delprojekt som bedömdes erforderliga för att de nya kraven skulle kunna tillgodoses.

Projektorganisationen innebar att uppgiften att fatta de övergripande besluten rörande förändringsprojektet tillkom en styrgrupp, bestående av rättschefen Lars Friedner, ordförande, och ekonomichefen Helén Ottosson Lovén, båda kyrkokansliet, samt Bengt Adauktusson, Öhrlings PricewaterhouseCoopers. Styrgruppen fann det nödvändigt att högprioritera de delprojekt som måste vara klara vid ingången av år 2000.

Som ett av delprojekten (som inte kunde hänföras till sistnämnda kategori) ingick Kyrkovalet 2001. Projektmålet var att genomföra valet enligt kyrkoordningens bestämmelser samt Kyrkostyrelsens med stöd av kyrkoordningen utfärdade ytterligare bestämmelser. Arbetet med projektet Kyrkovalet inleddes i december 1999. Detta blev då ett eget projekt, med samma styrgrupp som förändringsprojektet men inte utgörande en del av detta. Beställare var Kyrkostyrelsen. Dåvarande projektledaren Håkan Kaneberg, PWC, tog fram projektdirektiv innefattande bl a projektbeskrivning och projektorganisation. Direktiven fastställdes av styrgruppen. Vid några tillfällen skedde förändringar av den ursprungliga planen. Sålunda blev området Tryck och distribution ett eget delprojekt. Vidare engagerades extern medverkan för delprojektet Utvärdering då det visat sig inte möjligt att som ursprungligen var planerat Gunnar Edqvist skulle svara för också detta delprojekt utöver ansvaret för delprojektet valadministration och uppgiften som talesman för projektet. Projektet kom alltså att omfatta fem delprojekt:

· IT-system

· Valadministration centralt

· Information

· Tryck och distribution

· Utvärdering

I projektorganisationen ingick i december 1999 fem personer, motsvarande tre heltidstjänster. Under projektets gång visade det sig nödvändigt med flera förstärkningar som tillfördes successivt. Sålunda var under våren 2001 i projektet sysselsatta David Axelson-Fisk, kyrkokansliet - projektledare fr o m december 2000, dessförinnan ansvarig för IT-delen av projektet - tre personer inom IT-delen, fyra personer inom administrationsavsnittet, två personer med information, en person med tryck och distribution samt två personer med utvärdering. Det var i flertalet fall inte fråga om heltidsengagemang. En närmare redovisning av omfattningen återfinns under avsnittet Tidsåtgång i det följande.

När nya personer kom med i projektet fick de som en introduktion kravspecifikationen för IT-systemet, handläggarinstruktionen för stiften samt valhandboken (mera om detta material i det följande).

Projektgruppen (projektledaren och delprojektledarna) träffades en gång varannan vecka för avstämning mot tidsplan, lägesorientering samt överläggningar i gemensamma frågor. Vid dessa möten fördes protokoll.

I juni 2001 upprättades ett lokalmässigt samlat gemensamt "valkansli". Avstämningar mellan dem som arbetade där skedde 4 gånger per vecka.

Projektledaren gav regelbundet, cirka en gång per månad, redovisningar till styrgruppen. Av styrgruppsprotokollen framgår bl a aktuellt läge i fråga om kostnader och tidsåtgång samt beslut om åtgärder. Då så befanns motiverat medverkade också resp delprojektledare vid redovisningen inför styrgruppen. Vid behandling av IT- frågor adjungerades representant från SEMA Group till styrgruppssammanträdena.

Det var angeläget för projektorganisationen att i sitt arbete noga uppmärksamma stiftens och de lokala valnämndernas behov av stöd vid fullgörandet av sina uppgifter avseende valet. Under projektarbetet skedde därför återkommande gemensamma överläggningar med stiftens valansvariga tjänstemän. Som regel deltog 2-3 personer från varje stift vid dessa träffar.

Vidare fanns två referensgrupper. Den ena, i vilken ingick företrädare för de nomineringsgrupper som var företrädda i Kyrkomötet, var samlad vid flera tillfällen under arbetets gång och fick då redovisningar av och möjlighet att framföra synpunkter på olika uppkommande frågor. Den andra referensgruppen, för synpunkter rörande arbetet på den lokala nivån, bestod av företrädare för samfälligheter och församlingar och engagerades i relativt begränsad utsträckning.

Redan i projektdirektivet (version juni 2000) konstaterades att det fanns ett antal "kritiska framgångsfaktorer". Som "identifierade risker" angavs i huvudsak:

· Organisationen har ingen erfarenhet av att genomföra kyrkoval

· Svårighet att styra delar av valadministrationen som inte ingår i det centrala projektets ansvar

· Osäker budget

· Applikation för valdatasystem måste utvecklas vilket innebär tids-, kostnads- och prestandarisker

· Antalet valnämnder är större än i borgerliga val vilket ställer höga krav på kommunikation och distribution

· Valdatasystem och valorganisation kommer att toppbelastas vid vissa tidpunkter vilket ställer höga krav på planering och dimensionering

· En ny grupp (16-18-årsgruppen) skall introduceras i valproceduren

· Tryck och distribution av valsedlar (omfattning samt tid för handläggning)

I direktivet analyserades och noterades vilka åtgärder som kunde vidtas för att möta dessa risker. Sammanfattningsvis konstaterades att "i projektet är tidsaspekten den viktigaste och övriga aspekter som kostnad, kvalitet och ambitionsnivå är i viss mån underordnade tidsaspekten".

Tidigareläggning av ansökan om registrering av gruppbeteckning och anmälan av kandidater

I syfte att i någon mån få till stånd bättre tidsmässiga förutsättningar för det valadministrativa arbetet togs under hösten 2000 från kyrkokansliet kontakter med företrädare för de i Kyrkomötet företrädda nomineringsgrupperna om möjligheterna att i praktiken iaktta en tidigare tidpunkt än den i Kyrkoordningen angivna (senast den 15 juni) för ansökningar om registrering av gruppbeteckning och anmälan av kandidater. Grupperna förklarade att de skulle ha som målsättning att iaktta den 2 maj som senaste dag för ingivande till stiften av dessa ansökningar och anmälningar. Motsvarande kontakter kunde inte tas med andra grupper - som mot bakgrund av de nya registreringsbestämmelserna inte kunde på samma sätt identifieras.

Delprojektet IT-system (delprojektledare David Axelson-Fisk)

Detta delprojekt var mycket centralt. Under hösten 1999 togs en del kontakter med Riksskatteverket (RSV) för att få del av erfarenheter och råd utifrån arbetet med de allmänna valen. De valansvariga på RSV ansåg vid en jämförelse med tidsplaneringen för de borgerliga valen att man hade börjat ett år för sent med förberedelserna för kyrkovalet 2001.

Styrgruppen fastställde den 23 februari 2000 en kravspecifikation som hade upprättats inom delprojektet IT-system att utgöra underlag för offerter och specifikationer av datasystem för kyrkovalet. Det ansågs fördelaktigt att ett sådant system nära integrerades med och sågs som en utbyggnad av de existerande databaslösningar som kyrkokansliet förfogade över, i första hand det s k organisationsregistret. Uppdraget att utveckla valdatasystemet gick till SEMA Group som tidigare utvecklat organisationsregistret och kyrkobokföringsregistret. Bakgrunden till detta belyses i en av projektledaren upprättad PM 2002-03-06, här bifogad som bilaga A.

För att åskådliggöra valdatasystemets funktioner återges här innehållsförteckningen till kravspecifikationen, avsnitten 3 - 6:

3 Registrering av valorganisation

3.1 Registrering av valnämnder och valnämndsordförande/ledamöter

3.2 Indelning i valdistrikt

3.3 Avstämning av antalet röstberttigade

3.4 Kontroll av mandatfördelning och valkretsar

3.5 Fördelning av mandat

3.6 Registrering av inskränkt valbarhet

3.7 Registrering av valtyp

3.8 Registrering av bidrag till valsedelstryck

3.9 Registrering valdistriktstillhörighet

3.10 Registrering av vallokaler och särskilda röstmottagningsställen

4 Registrering av grupper och kandidater

4.1 Registrering av nomineringsgrupper

4.2 Registrering av listor

4.3 Registrering av kandidater

4.4 Produktion av valsedlar

4.5 Produktion av kandidatförteckningar

5 Röstlängd och röstkort

5.1 Uttag av uppgifter för röstlängd

5.2 Produktion av röstkort

5.3 Rättelse av röstlängd

5.4 Produktion av röstlängder

6 Mandatfördelning

6.1 Registrering av antal mandat

6.2 Registrering av preliminärt valresultat

6.3 Kontroll av valbarhet

6.4 Registrering av valresultat

6.5 Beräkning av mandatfördelning

6.6 Registrering av valda

6.7 Uppföljning av valbarhet

6.8 Registrering av nya ledamöter och ersättare

Valdatasystemet är som framgår avsett att vara ett "heltäckande" instrument att användas av stiftskanslierna, i viss utsträckning även av enheterna på den lokala nivån, samt av kyrkokansliet i det valadministrativa arbetet.

Den ursprungliga kravspecifikationen kom inte att vara den enda grunden för uppbyggnaden av valdatasystemet. Under september - oktober 2000 gjordes flera analyser av på vilka punkter systemet behövde förändras. Behov av justeringar uppkom vid flera tillfällen och försenade färdigställandet av systemet. Leveransen blev uppdelad i flera steg. Som exempel på faktorer som gav anledning till justeringar kan nämnas frågor huruvida nomineringsgrupp skulle behöva för varje valkrets för sig anmäla kandidater som kandiderade i mer än en valkrets i en samfällighet, regler för utseende av ersättare, konsekvenser av indelningsändringar samt förutsättningar för genomförande av omval.

Regelbundna projektmöten med SEMA Group har hållits vid 51 tillfällen.

Det var som nämnts stiften som i stor utsträckning skulle arbeta med frågor som valdatasystemet var avsett att underlätta hanteringen av. Stiftens syn på hur arbetet skulle läggas upp var därför av stor betydelse. Under våren 2000 var intrycket på central nivå att varje stift självt ville lägga upp sitt arbete utifrån egna förutsättningar. Det kunde småningom konstateras att det rådde stor osäkerhet på åtskilliga punkter. Efter överläggningar med företrädare för stiften bedömdes det nödvändigt att få till stånd en likvärdig handläggning av valärendena på samtliga stift. I detta syfte utarbetades inom projektet en gemensam instruktion för stiftens handläggning av de delar av kyrkovalet som gällde registrering av "valorganisation", nomineringsgrupper och kandidater samt beställningar av valsedlar Instruktionen förelåg i december 2000 och är mycket detaljerad (105 sid. A 4).

Delprojektet valadministration centralt (delprojektledare Gunnar Edqvist)

Huvudpunkter inom detta delprojekt var

· övergripande ansvar för valets praktiska genomförande

· samordning med stift och valnämnder

· utarbetande av underlag för Kyrkostyrelsens beslut om utfärdande av närmare bestämmelser avseende de direkta allmänna valen (jfr p 2.2 i det föregående)

· utarbetande av närmare bestämmelser om valadministration

· utarbetande av valhandbok

· underlag för beslut om registrering av gruppbeteckningar

· bemanningsansvar för centrala resurser

· mandatfördelning till Kyrkomötet

· samordning med systemutveckling

· planering av och volymberäkningar av utskick av valmaterial

· bevakning av att projektet följer Kyrkomötets beslut om kyrkovalet.

Det mest omfattande inslaget var utarbetandet av en Valhandbok. Denna förelåg i slutgiltigt skick den 1 februari 2001 och omfattar 209 sidor exklusive instruktioner avseende Kyrknätet och valdatasystemet. Enligt förordet är handbokens syfte främst att bistå dem som har det lokala ansvaret för valets genomförande, alltså valnämnderna.

Även valförrättare och röstmottagare vid förhandsröstning förutsattes kunna ha nytta av handboken. Det togs också fram särskilda utbildningshäften för dessa båda kategorier.

Planeringen av utbildningen av dem som skulle vara engagerade i det valadministrativa arbetet på olika nivåer var klar i början av juni 2000. Utbildningen av dem som skulle verka på den lokala nivån - valnämnder, valförrättare och röstmottagare - förutsattes ankomma på stiften. För att göra dessa skickade att fullgöra denna uppgift anordnades inom projektets ram i december 2000 central utbildning av dem som i stiften skulle arbeta med utbildning. Inom projektet skedde också utbildning av stiftens valhandläggare (varje stift hade utsett 1 - 3 anställda att ha denna uppgift) i mars 2001 och utbildning av stiftens rösträknare i augusti 2001. Visst utbildningsmaterial utarbetades.

Det utarbetades och trycktes också ett betydande antal olika blanketter för att användas inom följande områden:

· vid ansökan om registrering av gruppbeteckningar (med bilagor upptagande personer som stöder ansökan samt anmälan av kontaktpersoner)

· vid anmälan av kandidater (med bilagor med kandidaternas tillstånd att anmälas)

· vid beställning av valsedlar i de fall nomineringsgruppen vill att Kyrkostyrelsen skall ombesörja detta

Ansvaret för att dessa blanketter fylldes i ankom på nomineringsgruppen och blanketterna skulle ges in till resp stift som underlag för stiftens beslut.(Med undantag för ansökan om registrering av gruppbeteckning för Kyrkomötesvalet som skulle ges in till Kyrkostyrelsen).

Formgivningen av blanketterna uppdrogs åt extern professionell kompetens. För att underlätta ifyllandet utarbetades en tryckt broschyr "Dags att nominera" (16 sidor) som distribuerades till nomineringsgrupper m fl.

Utöver de nu angivna blanketterna togs fram blanketter för grupp- och kandidatförteckningar samt för protokoll m m vid förhandsröstning, valförrättning, preliminär och slutlig sammanräkning m m.

Delprojektet tryck och distribution (delprojektledare Marie Almgren)

Enligt kyrkoordningen (38:30 ff) skall Kyrkostyrelsen på beställning av en nomineringsgrupp tillhandahålla de valsedlar som skall användas vid valen. De kuvert som skall finnas för valen (valkuvert, ytterkuvert samt omslagskuvert) skall enligt 38:38 tillhandahållas bara genom Kyrkostyrelsen. Vidare skall Kyrkostyrelsen för var och en som finns i en röstlängd upprätta och distribuera ett röstkort (38:33).

Upphandlingar

Inom detta delprojekt skedde i första hand under hösten 2000 - våren 2001 ett mycket omfattande arbete med upphandling av produktion och distribution av ett stort antal produkter såsom röstkort, papper för valsedlar, tryckning och distribution av valsedlar, produktion och distribution av kuvert av olika slag, blanketter, informationsmaterial m m.

Till delprojektledarens uppgifter hörde bl a att ta fram underlag innefattande anbudsgranskning inför Kyrkostyrelsens beslut om upphandling samt att göra produktionsplanering, vid vilken också medverkade konsult från PWC. Jurister på kyrkokansliet var engagerade i arbetet med upprättande av avtal avseende upphandlingarna.

Följande förteckning upptar avtal skrivna med leverantörer inför kyrkovalet 2001:

· Valsedlar: Elanders Digitaltryck; H-Tryck AB; Nykopia

· Röstkortsproduktion: Posten Sverige AB

· Röstlängder; grupp & kandidatförteckningar: Capella Sverige AB

· Kuvert: Bong Ljungdahls

· Valbroschyr till röstkortet: Moore Paragon AB

· Distributör/speditör av valsedlar, röstkort, röstlängd och grupp & kandidatförteckningar samt valmaterial till valnämnder: Posten Sverige AB

· Distributionscentral (packning av allt valmaterial till valnämnder):

· Importancia AB

· Valsedelspapper: Svenskt papper

Valsedlar och kuvert

Regelverket, omfattningen av antalet valsedelsversioner samt upplagestorlekar fick till konsekvens att den tid som stod till förfogande för tryckning och distribution av valsedlar var mycket kort. Antalet olika versioner av valsedlar var väsentligt större än tidigare och uppgick till ca 6000. Tryckfärdiga filer togs fram med hjälp av valdatasystemet och korrekturgranskades till innehållet. Från nomineringsgruppernas sida gjordes i detta skede ett inte obetydligt antal förändringar. Vad gäller ca 2 % av det totala antalet valsedelsversionerna ombesörjdes tryckningen av nomineringsgrupperna själva. I sammanhanget kan nämnas att vid tidigare kyrkoval ingen tryckning skedde genom Riksskatteverkets försorg utan denna uppgift ankom helt på nomineringsgrupperna.

Till följd av programmeringsfel fick beträffande 299 av de ca 6000 versionerna tryckas nya valsedlar och makuleras de felaktiga.

Iakttagandet av bestämmelserna i 38:31 KO om beställning av valsedlar ledde till att vissa förseningar uppkom. De nomineringsgrupper som inte kunde förete intyg på att beslut hade fattats om att bidrag skulle utgå till tryckningen måste betala i förskott. I vissa fall önskade nomineringsgruppen en större upplaga än som täcktes av intyget om bidrag och "tilläggsupplagan" skulle då betalas i förskott, i andra fall var beställningsblanketten felaktigt eller ofullständigt ifylld osv. (se även avsnittet om anmälan av kandidater under huvudavsnitt 4).

De snäva tidsgränserna visade sig även medföra problem för nomineringsgrupperna att distribuera valsedlar med Postens reklamutskick. Sista möjliga dag för detta var nämligen redan den 17 augusti.

Uppdragen att trycka valsedlar fördelades som framgått på tre tryckerier. Efter tryckningen skulle valsedlarna distribueras direkt till resp beställare.

Vid produktionen av (de vita) valsedlarna till församlingsvalet inträffade fel som gjorde att produktionen försenades.

Upplagan för valkuvert var från början planerad till 4 miljoner men blev till slut 11 miljoner.

Övrigt valmaterial

Distributionen - utifrån inkomna beställningar - av övrigt valmaterial till de 865 valnämnderna, 321 nomineringsgrupper, de 13 stiften samt kyrkokansliet var också mycket omfattande. Beställningsblanketten betecknas som svårbearbetad. Totalt handlade det om 30 olika produkter.

Vid distributionen ut till valnämnderna uppkom felaktigheter av varierande slag och omfattning i 135 fall (15,5 %). Nytt material skickades ut.

Ett problem vad gäller såväl denna distribution som direktdistributionen av valsedlar och kuvert var att från lokalt håll få in uppgifter om rätt leveransadresser.

Brevröstningspaketen

Något som det blev anledning särskilt uppmärksamma i samband med produktionen och distributionen av tryckt valmaterial var de s k brevröstningspaketen.

För att den som ville brevrösta skulle ha tillgång till en fullständig uppsättning av det material som krävdes iordningsställdes och distribuerades s k brevröstningspaket med följande innehåll:

· 4 blanka valsedlar, en av vardera slaget - vit, blå, rosa, gul

· 4 valkuvert

· 1 kuvert för brevröstning

· 1 omslagskuvert för att skicka kuvertet för brevröstning tillsammans med röstkortet till stiftsstyrelsen

· 1 informationsblad om hur brevröstning går till, med adresser till stiftsstyrelserna

Brevröstningspaketen skulle finnas på alla pastorsexpeditioner/motsvarande, på samtliga stiftskanslier och på kyrkokansliet. Upplagan var från början beräknad till 250 000. Starka önskemål framkom från nomineringsgrupper om att också de skulle få det material som ingick i brevröstningspaketen för att själva kunna iordningsställa och distribuera paket. För att tillmötesgå detta trycktes därför materialet i en upplaga om totalt 850 000.

Röstkort och röstlängder

Som redovisats i det föregående skall Kyrkostyrelsen för alla som finns upptagna i en röstlängd upprätta ett röstkort som "tillsammans med av Kyrkostyrelsen sammanställda upplysningar om valet" skall skickas ut inte senare än att det kan beräknas vara väljarna till handa senast 18 dagar före valdagen (38:33-34 KO).

I ett av Kyrkostyrelsen utgivet tryck rubricerat "Angående Kyrkostyrelsens närmare bestämmelser om direkta val" upplyste styrelsen bl a att eftersom Kyrkostyrelsen inte beslutar om bestämmelser som enbart riktar sig till styrelsen själv så utfärdas inte några närmare bestämmelser om utformningen och hanteringen av röstkort eller röstlängder men att "utgångspunkten kommer att vara det som gäller vid de allmänna valen och som tidigare också har gällt för kyrkliga val".

Det totala antalet personer uppförda i röstlängd enligt 38:32 KO uppgick till 6 066 559 och var och en av dessa skulle alltså tillställas ett röstkort. För produktionen och distributionen av dessa anlitades Posten som ju har motsvarande uppgift vid de allmänna valen.

Mot bakgrund av bestämmelsen om att tillsammans med röstkortet skulle skickas ut upplysningar om valet hade för detta ändamål framställts en broschyr "Kyrkoval 16/9 2001. Din röst påverkar". På ett sent skede upptäcktes en felaktighet i en illustration i denna broschyr vilket medförde att planeringen inför distributionen av röstkorten måste ändras väsentligt. 50 000 röstkort lämnades till Posten dagen innan de senast skulle vara mottagaren till handa. Posten fick mycket merarbete till följd av det inträffade.

Ytterligare en komplikation inträffade i samband med röstkorten. På dessa fanns uppgift om i vilken vallokal den röstberättigade kunde rösta på valdagen. Medan valdistriktsindelningen beslutas av stiftet har församlingen/samfälligheten att "besluta vilken lokal som skall vara vallokal för vart och ett valdistrikt" (38:45 KO). Efter det att alla röstkort skickats ut upptäcktes att i ett antal fall - till följd av bristande samstämmighet mellan valdistriktsindelning och beslut om vallokal - på röstkortet angivits fel vallokal. Berörda var 139 000 personer i 26 församlingar. Situationen löstes genom att beträffande de aktuella församlingarna stiftsstyrelsen inrättade ett särskilt röstmottagningsställe på valdagen på samma plats som den felaktigt angivna vallokalen och att i kombination detta Kyrkostyrelsen genom SvKB 2001:6 medgav att en väljare som fått ett röstkort där fel vallokal har angetts får rösta på sådant röstmottagningsställe på valdagen. Skriftlig information om detta gick ut till var och en av de 139 000.

Ca 30 000 röstkort kom i retur då de inte gick att leverera på folkbokföringsadressen. Detta är enligt vad Valmyndigheten (tidigare Valenheten vid RSV) uppger inte ett antal som avviker från situationen vid de övriga allmänna valen.

Till följd av att valet kom att ges ganska stor uppmärksamhet i massmedia väcktes intresset att rösta också hos åtskilliga bland dem som i ett tidigt skede gjort sig av med röstkortet. Under stor tidspress fick därför från valkansliet utfärdas duplettröstkort till ca 2 500 personer. Detta tal överstiger i utomordentligt hög grad det "normala" behovet av duplettröstkort

När det gäller röstlängderna finns bestämmelser i 38:32 KO om att dessa grundas på uppgifterna i det centrala tillhörighetsregistret. Det kunde noteras att för "den som inte har någon känd adress" skall röstkort upprättas bara om han eller hon begär det. I det centrala tillhörighetsregistret hör "obefintliga och på församlingen skrivna" till den församling där de senast var bosatta. Vederbörande skall tas upp i röstlängden eftersom han eller hon är röstberättigad. Placering skedde i församlingens första valdistrikt. Ca 250 röstlängder fick till följd härav felaktiga löpnummer. Uppgiften i röstkortet stämde med röstlängden.

Utrustning till röstningslokaler (ansvarig Göran Abbemark, Församlingsförbundet)

Inför samfälligheternas/församlingarnas behov av utrustning till vallokaler och andra röstningslokaler etablerades kontakt med företag som inledde tillverkning av en valbox/valurna med fyra fack och som också kunde erbjuda en valbox/valurna med endast ett fack som komplement för dem som lånade valurnor från kommunen. Som en service informerades samfälligheterna/församlingarna om detta och om möjligheter att inköpa valskärmar samt ställ för valsedlar.

I vilken utsträckning utrustning lånats resp inköpts framgår av redovisning under avsnitt 4.7.3 och av kostnadsredovisningen.

Delprojektet information (delprojektledare Mattias Carlsson)

Uppgiften inom detta delprojekt var att sköta all information kring kyrkovalet till stiften, valnämnderna och nomineringsgrupperna samt till media. En informationsplan förelåg färdig i februari 2000. Ett viktigt inslag var utgivningen (gemensam med Församlingsförbundet) av nyhetsbrevet Kyrkoval 2001 som kom att omfatta 12 nummer, med följande innehållsrubriker och utgivningstidpunkter (enligt Nyhetsbrev nr 12):

Nr	Innehållsrubriker	Utgivningstidpunkt
1	Valnämndens uppgifter	Vecka 16 2000
2	Valet och budgeten	Vecka 21 2000
3	Allmänt om valet
	Nomineringsgrupper	Vecka 26 2000
4	Registrera valdistrikt
	Fastställa antalet mandat
	Valkretsindelning
	Inskränkt valbarhet	Vecka 35 2000
5	"Vanliga frågor"	Vecka 39 2000
6	"Påminnelse"	Vecka 48 2000
7	Vallokaler
	Om särskilda röstmottagningsställen
	Om valförrättare	Vecka 10 2001
8	Frågor och svar	Vecka 19 2001
9	Brevröstningsmaterial m.m.	Vecka 23 2001
10	Material för valförrättare och röstmottagare	Vecka 30 2001
11	Valets genomförande	Vecka 34 2001
12	Överblivet material	Vecka 19 2002

Vidare etablerades ett samarbete med Kyrkans Tidning.

Delprojektledaren för informationen förutsattes kunna fullgöra denna uppgift under 50 % av sin tid och skulle i övrigt arbeta på sin ordinarie befattning på informationsavdelningen. Uppgiften hänförlig till Valprojektet var att upprätta och underhålla kommunikationskanaler dels till anställda och enheter på stiften, dels till valnämnderna .

Uppgifterna för delprojektledaren kom till följd av personalbrist på informationsavdelningen småningom att förskjutas mot mera arbete i "extern" riktning såsom information till media om kyrkans organisatoriska förhållanden och om valet.

För att hos anställda och förtroendevalda i kyrkan öka kunskapen och möjligheten att ge upplysningar om valet trycktes i januari 2001 foldern "Bra att veta inför kyrkovalet" i 200 000 exemplar vilka gick åt. Vidare etablerades med igångsättning 2000 en valbevakning tillsammans med Kyrkans Tidning.

För att undvika att något skulle hamna "mellan stolarna" gav delprojektledaren vid deltagande i sammankomster med de större nomineringsgrupperna (de som var företrädda i referensgruppen) - information om valprojektets uppgifter och om att ansvaret för "kampanjverksamhet" förutsattes ankomma på nomineringsgrupperna. Inom projektet togs fram foldern "Att ställa upp i kyrkovalet - här finns allt du behöver veta för att delta". Vidare utarbetades som redan nämnts under medverkan av externa skribenter broschyren "Dags att nominera" för att underlätta nomineringsgruppernas arbete med ifyllande av blanketter i olika skeden av den valadministrativa processen.

Information om valet gavs också fortlöpande på Svenska kyrkans hemsida.

Den i samband med röstkortet utsända broschyren "Kyrkoval 16/9 2001. Din röst påverkar" fanns också tillgänglig på språken finska, tornedalsfinska (meänkieli), nordsamiska, sydsamiska, lulesamiska, arlij och kalderesh samt för synskade på tal-kassett.

Ett Idématerial med praktiska tips för valkommunikation framställdes och skickades ut till alla församlingar/samfälligheter och valnämnder.

Mot bakgrund av att som nämnts delprojektledarens möjligheter att personligen delta i valprojektet begränsades av engagemang i andra uppgifter engagerades ytterligare en medarbetare fr o m april 2001. Huvudsakliga uppgiften var att utgöra stödfunktion för stiften i det valadministrativa arbetet genom att fortlöpande förmedla aktuell information. Detta skedde bl a genom att via e-post distribuera "Aktuellt från valkansliet" till stiften till en början någon eller några gånger per vecka, i ett senare skede dagligen.

Information om vad som hände på valkansliet lämnades i detta skede inte bara mot stiften utan också mot informationsfunktionen (Infoservice) i Kyrkokansliet. Det var för dem viktigt att kunna hänvisa till rätt instans.

Veckorna före valet upptogs i stor utsträckning av svar på frågor från journalister.

Delprojektet utvärdering (delprojektansvariga Göran Gustafsson och Gunnar Samuelsson, delprojektledare)

Kyrkomötet 1999 hade i samband med beslut om valbestämmelserna i kyrkoordningen beslutat begära att Centralstyrelsen genomför en särskild uppföljning och utvärdering av valen år 2001. Mot denna bakgrund ingick detta som ett delprojekt i valprojektet. Enligt projektdirektivet skulle detta delprojekt omfatta

· utvärdering ur demokratisk synvinkel

· utvärdering ur teknisk och administrativ synvinkel

· dokumentation och statistikuppgifter

· uppföljning av valets kostnader

Genomförandet av detta delprojekt uppdrogs åt professorn i religionssociologi vid Lunds universitet Göran Gustafsson samt Gunnar Samuelsson, tidigare bl a stiftssekreterare i Strängnäs stift och sekreterare i Valutredningen. Arbetet har bedrivits utifrån en inom delprojektet utarbetad och av styrgruppen godkänd delprojektplan enligt vilken Göran Gustafsson ansvarat för utvärderingen ur demokratisk synvinkel och Gunnar Samuelsson ansvarat för utvärderingen ur teknisk och administrativ synvinkel samt kostnadsuppföljningen. (Dokumentation och statistikuppgifter ingår i respektive områden).

Hur arbetet bedrivits framgår av de slutredovisningar som Gustafsson och Samuelsson nu lämnar.

Riskanalysen

Som redovisats i det inledande avsnittet om valprojektet fanns redan i projektdirektivet vissa "identifierade risker." Mot bl a denna bakgrund och osäkerhet om det aktuella riskmedvetandet i förberedelserna inför valet såväl på central nivå som i stift och församlingar gav styrgruppen i uppdrag åt PWC att under april-maj 2001 göra en analys av riskläget i projektet. Vad skulle kunna hända och vilka alternativplaner fanns?

Resultatet av analysen redovisas i rapporten "Projektgenomgång inför Kyrkovalet 2001. PWC 16 maj 2001". Ur de i sammanfattningen redovisade slutsatserna citeras följande:

"Majoriteten av de riskområden vi identifierat under vår riskanalys grundar sig på den kompetensbrist gällande kyrkans regelverk som föreligger såväl på central nivå som ute i stiften. Gällande Kyrkans Hus har resursbristen resulterat i en hög arbetsbelastning för de inblandade projektledarna samt för de personer som har djup kunskap i och erfarenhet av kyrkoordningen.

En av orsakerna till resursbristen är att projektet på ett tidigt skede inte identifierade vilket resursbehov och vilka kompetenser Kyrkovalet skulle kräva. Projektorganisationen insåg heller inte vilken omfattning och komplexitet valprojektet skulle få. I dagsläget upplevs det som om det inte finns tid för att lära upp nya projektmedlemmar inom områden för kritisk kompetens".

Till åtgärder som rekommenderades i rapporten hörde

· Upprättandet av ett lokalmässigt samlat "valkansli" för alla som arbetade med det centrala projektet i Uppsala

· Informations- och upplysningsservice till stiften i frågor gällande såväl kyrkoordning som IT-stöd

· Erbjudande till stiften av projektledningsstöd, innefattande bl a utformning av beredskapsplan

Vad gäller stiften anfördes i de sammanfattande slutsatserna bl a följande:

"Avseende stiften bör stiftsstyrelserna informeras och göras medvetna om situationen så att nyckelpersoner frigörs från ordinarie arbetsuppgifter. Vidare behöver kris- och beredskapsmedvetandet höjas och konkretiseras i ovan nämnda beredskapsplaner."

Som redan redovisats genomfördes i huvudsak de två förstnämnda åtgärderna. Fokuseringen på ansvar också hos stiften ledde till tätare kontakter med dessa rörande valfrågorna. Erbjudande om hjälp genom att resurser skulle kunna skickas ut möttes dock av svalt intresse.

Valkansliets uppgifter avseende valet till Kyrkomötet

Utöver rollen som resurs i det centrala valprojektet hade valkansliet också att vad gäller valet till Kyrkomötet vara kansliresurs för fullgörandet de valadministrativa uppgifter som enligt gällande bestämmelser ankom på Kyrkostyrelsen, dvs i första hand handlägga ansökningar om registrering av gruppbeteckningar inför detta val samt på grundval av resultaten från den slutliga sammanräkningen hos stiften ta fram underlag för utseende av ledamöter och ersättare i Kyrkomötet.

Tidsåtgång

Tidsåtgången för uppgifter i projektet har fortlöpande följts upp genom att alla som varit engagerade där haft att ge in timrapportering till projektsekretariatet. Följande sammanställning, baserad på sekretariatets uppgifter, belyser omfattningen från starten i slutet av år 1999 till utgången av år 2001. Redovisningen inkluderar alla anställda/uppdragstagare i projektet, såväl dem som har fast anställning i kyrkokansliet som "externa", mera tidsbegränsade, förstärkningar.

Omfattningen av antalet personer som varit engagerade i projektet varierar kraftigt utifrån olika skeden i processen. "Sysselsättningsgraden" uppvisar också stora variationer enskilda personer emellan. I följande sammanställning upptas dels totala antalet personer som redovisat arbete för projektet till någon del (i vissa fall bara enstaka timmar) under aktuell period (4-5 veckor), dels hur många heltidstjänstgörande som den sammanlagda tidsåtgången motsvarar (utifrån den för perioden ifråga gällande ordinarie arbetstiden).

Tidsperiod	Timmar totalt	Antal personer totalt	Motsvarar antal heltidstjänstgörande
1999 v 48-52	181	6	0,9
2000 v 1-4	223	7	1,4
5-8	338	7	2,1
9-13	418	7	2,1
14-17	346	9	2,2
18-22	515	9	2,6
23-26	430	9	2,7
27-30	173	4	1,1
31-35	678	8	3,4
36-39	780	10	4,9
40-43	1 063	11	6,7
44-48	1 281	12	6,4
49-52	684	12	4,3
2001 v 1-5 (jan)	1 295	11	6,9
6-9 (feb)	1 112	11	6,9
10-13 (mars)	1 281	11	8,0
14-17 (april)	1 346	14	9,6
18-22 (maj)	1 967	15	11,8
23-26 (juni)	1 736	16	13,8
27-30 (juli)	1 204	15	8,6
31-35 (aug)	2 085	16	11,9
36-39 (sept)	1 938	15	12,1
40-44 (okt)	920	10	5,2
45-48 (nov)	536	9	3,2
49-52 (dec)	286	6	2,3
Summa timmar	22 888

Dokumentation

Uppgifter från projektledaren

För att säkerställa att projektets erfarenheter inte förloras kommer upprättade produktionsplaner att uppdateras med verkligt utfall. Handläggarinstruktionerna för stiften och Valhandboken kommer att i erforderlig utsträckning justeras utifrån gjorda erfarenheter av hur arbetet praktiskt bedrivits. Kravspecifikationen för valdatasystemet kommer att kommenteras. System- och programspecifikationer kommer att uppdateras så att de återspeglar hur programmet är byggt. SEMA Group har gjort en fullständig dokumentation. Vissa delar av denna har tillställts Svenska kyrkan.

Erfarenheter och synpunkter från den nationella nivån

Från dem som varit direkt engagerade i arbetet på central nivå (Betr intervjuade se i det föregående under rubriken Valprojektet).

Redovisningen i det följande är ett sammandrag av erfarenheter och synpunkter som kommit till uttryck vid intervjuer med personer som varit direkt engagerade i det centrala projektet. Uppfattningarna i mera övergripande frågor är i mycket stor utsträckning samstämmiga. Synpunkter hänförliga till mera avgränsade avsnitt framförs av naturliga skäl i första hand av dem som haft att arbeta inom området i fråga.

Allmänt

Det erinras om att i projektet fanns vissa inte obetydliga risker sammanhängande bl a med

· att det var första gången som valet skedde i kyrkans regi

· att det var ont om tid

· att det var brist på personal

Det konstateras att det inte minst mot denna bakgrund är tillfredsställande att generellt sett allt fungerat. 2001 års val har kunnat genomföras på ett bra sätt och man har också fått en grund att stå på inför framtiden.

Projektorganisationen

Det visade sig att det inte på alla håll inom Svenska kyrkan finns en vana att arbeta i projekt som har en absolut tidsgräns.

Betydelsen av att ha en god planering med genomtänkt resurstid och resursplan innan ett projekt startas är tydlig. Det är viktigt att fokusera på möjligheterna att disponera erforderliga resurser, i första hand personella. En bättre balans med bemanningen med tidigare insatta resurser hade varit bra.

Projektdirektiv, projektorganisation, löpande uppföljning avseende tidsplaner, resursutnyttjande etc har givit en bra dokumentation. En sådan är betydelsefull bl a när man arbetar med externa leverantörer och det är nödvändigt med ställningstaganden under resans gång. Inte minst i sådana sammanhang är det viktigt att vara stringent med vad man avtalar.

Enligt medlemmarna i styrgruppen fungerade arbetet i gruppen mycket bra. Att gruppen var liten (tre personer) innebar att den kunde hålla sig väl uppdaterad, vara tillräckligt nära för att kunna ifrågasätta och ha åsikter, vara flexibel och agera snabbt. Det löpande arbetet rörande IT-frågorna hanterades smidigt och flexibelt i den informella grupp som bestod av David Axelson-Fisk och representanter för SEMA Group. Styrgruppen fick en löpande rapportering som den kunde ta till sig. Det kanske dock kunde ha varit av visst värde med en formellt ordnad projektledning i relation till SEMA Group.

Projektledningen framhåller att den ibland haft svårt att få styrgruppen att dela dess uppfattning om hur stor brådskan var.

Tidsaspekten

Från många håll betonas att det skulle ha varit av stort värde om arbetet hade kommit igång tidigare. Detta hade inneburit fördelar såväl vad gäller personella resurser som kostnadsmässigt. Så t ex hade IT-delen blivit billigare om man haft längre tid på sig eftersom kravspecifikationen nu måste ändras vid ett antal tillfällen under resans gång när förutsättningarna ändrades i form av nya bestämmelser. Man måste fatta snabba beslut som ibland gjorde att kostnaderna ökade.

Personella resurser

Utöver styrgruppen fanns i projektorganisationen endast två personer, David Axelson-Fisk och Gunnar Edqvist, som hade ett helhetsperspektiv. Övriga har endast haft överblick över sitt eget avsnitt. Inledningsvis i projektet såg man framför sig att man skulle kunna gå in och komplettera varandra och på så sätt inte behöva resursförstärkning. Så blev det inte. Eftersom det inte förekom dubblering blev projektorganisationen mycket personberoende. Det hade varit bra om kunskapen varit bättre förankrad i organisationen. Personberoendet blev mycket starkt också på stiftskanslierna.

Det hade kunnat bli bättre och billigare om den egna organisationen förstärkts tidigare än som nu blev fallet. De tillfälliga medarbetarna hade då hunnit komma in i sina roller innan tidshorisonten blivit påfallande kort. De som kom in sent har aldrig fått se hela processen. Det var ett misstag att man inte för att undvika detta använde sig av den processbeskrivning som gjordes våren 2000 och som finns dokumenterad. Det har också varit svårt för dem som kom in sent att snabbt "få ett ansikte", något som är betydelsefullt inte minst i uppgifter riktade utåt mot stiften m fl. Det förhållandet att så många aktörer varit involverade externt och internt har också inneburit en del problem.

I viss utsträckning har interna resurser inom kyrkokansliet inte kunnat disponeras för att arbeta med valprojektet i den från början avsedda omfattningen. Det kan vara lämpligt med "interna kontrakt" med vederbörandes chefer för att undvika sådana problem.

Regelverket

Erfarenheterna visar att det kan finnas anledning närmare överväga behov av justeringar av nuvarande regelverk på ett antal punkter, bl a i fråga om:

· Fördelning av beslutanderätt mellan stiftsstyrelse och valnämnd

· Valnämnd i samband med indelningsändringar

· Den särskilda valkretsindelningen vid val till samfällighet - möjlighet för stiftsstyrelsen att själv besluta om samfälligheten inte gör detta

· Grund för valdistriktsindelning

· Möjligheter slå ihop flera små valdistrikt som ingår i samma valkrets

· Tidigareläggning av tiden för registrering av grupper och anmälan av kandidater (dock med notering att i fortsättningen gäller nya och bättre förutsättningar genom att det

· finns registrerade grupper att kontakta)

· Hanteringen av valbarhetsfrågor avseende uppgifter som inte finns registrerade, t ex döpta i andra kyrkor

· Nomineringsgruppernas ansvar för valbarhetskontroll

· Förhandsröstning - ångerröstning - budröstning

· Öppettider för vallokaler

· Kostnaden för valsedlar

· Valsedlar vid förhandsröstning

· Korrigeringar av närmast teknisk natur av nuvarande bestämmelser på ett antal punkter.

· Eventuella ytterligare direktiv till stiften avseende sammanräkningen.

IT-frågor

Tidsaspektens betydelse för uppbyggnaden av valdatasystemet har berörts i det föregående.

Av grundläggande betydelse för IT-stödets utformning har naturligtvis varit regelverket som bidragit till att handläggningen i vissa fall har blivit komplex och svårhanterlig.

Det kunde ha inneburit lägre kostnader om valdatasystemet byggts upp som ett fristånde system och inte som nu integrerat med bl a organisationsregistret.

Tryck och distribution m m

Det har visat sig nödvändigt med tidigare planering vad avser produktionen och distributionen av trycksaker. Att välja bra leverantörer är utomordentligt viktigt. Att ha flera leverantörer ger större säkerhet. Underlag för handläggning av dessa frågor finns inför nästa val.

Frågor om korrekturen till valsedlar var många och långa. Korrekturgranskningen är viktig.

Valets komplexitet med åtföljande utformning av bestämmelserna gjorde att många felaktigheter och betydande tidsutdräkt uppstod, bl a vid ifyllandet av blanketter från stiftens och nomineringsgruppernas sida.

När det gäller beräkningar av behovet av valmaterial utgör erfarenheterna från 2001 års val att det finns en ny grund för framtida planering.

Information

I t ex frågan om brevröstningspaket kunde de nomineringsgrupper som ingick i referensgruppen informeras. Det fanns ingen kanal till andra grupper och inga kriterier för beställningar. Det behöver för framtiden övervägas hur man skall undvika olika behandling av nomineringsgrupper när det finns så många relativt små.

Valprojektet arbetade med de teknisk-administrativa frågorna. Det fanns till en början ingen kommunikation mellan det mera allmänna informationsarbetet i kyrkokansliet och projektet. I ett senare skede gavs viss information till Infoservice om vad som hände på valkansliet men detta skulle kunna utvecklas ytterligare. Det hela kunde ha fungerat bättre om det funnits någon etablerad form för informationsutbyte.

Det hade funnits skäl ha en person för information knuten till valprojektet på heltid under valåret.

Valkansli; Administration av Kyrkomötesvalet

Etablerandet av ett lokalmässigt samlat valkansli var bra men skulle ha kommit tidigare.

Projektledaren har enligt alla på kansliet varit utmärkt i alla avseenden, som drivande kraft och som arbetsledare m m. Alla har samverkat i ett team.

Erfarenheter och synpunkter på arbetet på nationell nivå från valansvariga hos stiften

Det centrala valprojektet anordnade den 16-17 januari 2002 en "avslutningskonferens" för stiftens valansvariga och valhandläggare och hade givit representanterna från vart och ett av stiften i uppdrag att utifrån sitt perspektiv där kortfattat redovisa sin syn på valfrågornas hantering inom det centrala projektet. Vid redovisningen som skedde muntligen vid en gemensam överläggning fokuserades dels på sådant som varit positivt dels på sådant som kunde ha varit bättre.

Från redovisningen kan noteras följande huvudintryck.

Till sådant som varit positivt hörde bl a:

· De återkommande sammankomsterna med stiftens valansvariga, "stiftsträffarna"

· Bra kommunikations- och informationsvägar (även om man vid vissa tillfällen önskat snabbare besked och vid vissa andra tillfällen funnit informationen "överambitiös")

· God tillgänglighet - serviceanda

· Övergripande ansvar på bra sätt

· Valdatasystemets funktion och driftsäkerhet

· Bra utbildning

· Bra material, bl a valhandboken

Till sådant som kunde ha varit bättre hörde bl a:

· Vissa delar av valdatasystemet - särskilt mandatsystemet

· Blanketter (utvecklas närmare i avsnitt 4.9 och 4.10 samt bilaga B)

· Rutinerna för beställning av valsedlar

· Tidpunkten för leverans av valsedlar

· Vägledningen i arbetet efter valdagen, bl a den slutliga sammanräkningen

Erfarenheter och synpunkter på arbetet på nationell nivå från den lokala nivån

Allmänt

Synpunkter från den lokala nivån på resultat av arbetet i det centrala Valprojektet såsom informations- och utbildningsmaterial i olika former - Valhandboken, Nyhetsbrevet m m - samt material för röstnings- och sammanräkningsförfarandet såsom röstlängder och valmaterial i övrigt redovisas i anslutning till respektive delavsnitt under huvudavsnitt 4.

Röstkorten

Mot bakgrund av vad nyss sagts skall här endast nämnas att i ett litet antal svar på lokala "valnämndsenkäten" framförts påpekanden om att röstkorten bör få en bättre layout och göras tydligare och mera lättlästa. För att undvika att de försvinner i mängden av reklamutskick bör på kuverten, som bör göras mer iögonenfallande, anges "Innehåller röstkort".

(Som närmare behandlas under avsnittet om förhandsröstningen finns också önskemål bl a om att på röstkorten skall finnas information om tider och platser för förhandsröstning samt om sista tidpunkt för brevröstning.)