Bilaga 11
SFRV:s informationsarbete
Verksamhetsberättelse 1997

1 Huvuduppgift

Avdelningen för information och insamling har som huvuduppgift att stödja avdelningarna inom Kyrkokansliet med informations- och kommunikationsstrategiskt arbete och svara för de personalinsatser som krävs för detta. Avdelningen har också ett eget handläggningsansvar inför SFRV:s styrelse i frågor om media och medieutveckling samt bevakning av och samarbete med media. I denna uppgift ingår också informationsinsatser för kyrkomötet och ärkebiskopsämbetet.

Avdelningen skall främja kompetensutvecklingen på området genom kontakter och erfarenhetsutbyte med kommunikations- och medieverksamma inom Svenska kyrkan och tillämpa de möjligheter som de elektroniska distributionskanalerna ställer till kyrkans förfogande.

2 Uppföljning av särskilda mål och uppdrag

Viktiga projekt inom Kyrkokansliet ska få omfattande informationsstöd. Detta gäller exempelvis Församlingsnämndens skriftserie "Mitt i församlingen", utredningsarbetet om Svenska kyrkans framtida organisation, de kyrkliga aktiviteterna inför tusenårsskiftet, lanseringen av den nya helbibeln och Framtidsstudien Svenska kyrkan som folkkyrka.

En informations- och tidsplan har tagits fram för kommunikationsinsatserna på riks-, stifts- och församlingsnivå för utredningsarbetet om Svenska kyrkans framtida organisation. En del av informationsmaterialet är producerat i samarbete med andra informationslämnare inför offentliggörandet (bilaga i Kyrkans Tidning, videoproduktion i Luleå stift och andra massmediekontakter).

Arbetet med de kyrkliga aktiviteterna inför tusenårsskiftet pågår genom deltagande i den samordningsgrupp som generalsekreteraren tillsatt. Inför lanseringen av den nya helbibeln har en arbetsgrupp tillsatts. Uppbyggda kontakter finns nu med Bibelsällskapet och Verbum. För Framtidsstudien Svenska kyrkan som folkkyrka finns en kommunikationsstrategi och ett idéupplägg till videomaterial för kyrkoråd som presenterades på höstens Olofsdagar.

Omfattande informationsstöd har också givits inför kyrkovalet 1997. En informationsplan togs fram med inspirationsmaterial, valuppmaningsannonser i ICA-kuriren och, i samarbete med Kyrkans Tidning, utgivning av ett magasin inför valet. Tillsammans med Sveriges Radios redaktion för tros- och livsåskådning anordnades en valvaka i radio med preliminärt valresultat redan påföljande morgon. Denna information blev sedan väl använd av andra massmedier.

Samverkan med stiftsinformatörerna skall utvecklas vidare, främst i form av kontakter och erfarenhetsutbyte men också med inriktning på operativt samarbete vid behov.

En större samverkan sker och kontinuerlig kontakt hålls via e-post och telefon. Via Kyrknätet kan snart möjligheten till en öppen diskussionskanal mellan stiftsinformatörer och Kyrkokansli erbjudas. Ett stiftsinformatörsmöte arrangerades i Stockholm i september och flera stiftsinformatörer deltog också i den Media-Nord-konferens som avdelningen anordnade i Sigtuna under tre dagar, med ett 50-tal deltagare och med fokus bl.a. på scenarioplanering. Media-Nord är de nordiska kyrkornas informationskonferens som äger rum vart tredje år för informatörer och journalister.

Flera betydelsefulla informationsmaterial - "Svenska kyrkan - en kort presentation", "Tillhörelsen" och "Kyrknyckeln" - skall marknadsföras mot församlingarna.

Ett inspirationsmaterial för kommunikationsarbetet i församlingarna är under produktion och övriga befintliga informationsmaterial skall marknadsföras vidare. Kyrknyckeln, som främst producerats för hemsidan, har uppdaterats.

Genom att förse församlingarna med informations- och inspirationsmaterial och genom att avläsa opinioner och trender skall Svenska kyrkans information bidra till att en förändring av reglerna för dop och kyrkotillhörighet och arbetet med ändrade relationer mellan kyrkan och staten blir något positivt för kyrka och kyrkotillhöriga.

Avdelningen för information och insamling har i huvudsak följt upp den kraftfulla kampanjen angående dop och kyrkotillhörighet som genomfördes 1996. Under 1997 har förberedelserna för de ändrade relationerna mellan kyrka och stat prioriterats och samarbete skett med Svenska kyrkans framtida organisation (SKFO). En informationsplan har utarbetats och förberedelser gjorts för den stora informations- och utbildningssatsning som kommer att genomföras hösten 1999. I övrigt har avdelningen deltagit i arbetet med lanseringen av utredningarnas förslag, som lämnas för remiss i mars 1998.

Metoderna för att använda elektroniska kanaler för informationsspridning skall utvecklas och likaså den grafiska produktionen för elektroniska media, ett arbete som sker i nära samverkan med andra aktörer som utvecklar IT-stöd för Svenska kyrkan.

Avdelningen har dels genomfört en utredning om Kyrkokansliets eget engagemang och bidrag i Kyrknätet, dels svarat för den utredning som ger förslag på hur Svenska kyrkan kan använda Kyrknätet som gemensam informationskanal och mötesplats för samtal och diskussion. Arbetet med Kyrknätet har skett i samarbete med Kyrknätet AB. Svenska kyrkans hemsida omfattar nu ca 2 000 dokument.

Under året har tre modeller för elektronisk publicering använts. Den mest uppmärksammade var direktsändningen av kyrkomötet över Internet. Dagliga utskrifter från hearingen om "Kvinnligt, Manligt, Mänskligt" publicerades och dagliga rapporter från Lutherska världsförbundets (LVF) generalförsamling i Hongkong, skrivna på plats och hemsända via e-post, lades in på hemsidan. Dessutom har alla pressmeddelanden från Kyrkokansliet lagts in. En sida med länkar till stift och församlingar med egna sidor uppdateras kontinuerligt. 34 helt nya websidor har lagts in. Bland dem finns nytt Borgåmaterial, Ärkebiskopsämbetets hemsida, Kyrkovalet 1997 och Volontär i Svenska kyrkan.

Svenska kyrkans aktivas förmåga att möta övriga kyrkotillhöriga med känslighet och förmåga till kommunikation skall stärkas genom material, rådgivning och utbildning.

Inom den mediestrategi för Svenska kyrkan som Centralstyrelsen och Biskopsmötet antog i januari 1997 ingick ett uppdrag att skapa en kvalificerad utbildning för förtroendevalda och anställda inom Svenska kyrkan i informations- och kommunikationskunskap. Under året har planen för utbildningen utvecklats. För att få ett bra underlag har samtal med företrädare för organisationer och företag förts. Utbildningen beräknas komma igång med en försökskurs under hösten 1998.

Ett antal unga kyrkliga medarbetare med högskoleutbildning skall erbjudas elementär utbildning i kommunikation för att bidra till rekryteringsunderlaget när kyrkan söker befattningshavare med särskild kommunikationskompetens på ledningsnivå. Tillsammans med Svenska Kyrkans Unga skall unga medietalanger tas tillvara.

Detta har justerats och fått en annan inriktning i och med att Mediestrategin antagits. Där beskrivs målgruppen för kommunikationsutbildningen som förtroendevalda och anställda i Svenska kyrkan. Betoningen på unga har således förändrats.

Särskilda satsningar på produktion av film och TV skall övervägas.

Avdelningen har under året stött ett antal produktioner som visats i TV. Det gäller bl.a. Efter stormen, om utsatta plantagearbetare som kämpar mot skövlingen av regnskogen i Amazonas, Drömmen bortom bergen, om den halva miljon palestinier som finns i Libanon och som lämnats utanför fredsprocessen. Under hösten har också en serie TV-program med rubriken Hela världen sjunger arbetats fram. Den bygger på Per Harlings bok och produceras under våren 1998. Svenska kyrkan samarbetar i TV-produktion med Verbumägda TV-huset.

3 Verksamhetsåret i korthet

Under 1997 har projektet Gemensamma informationskanaler för Kyrkokansliet genomförts för en förbättrad, tydligare, mer samlad och samordnad information som samtidigt är kostnadseffektivare. Flera delprojekt har bedrivits.

Samordningsvinster

Ett avtal har träffats mellan Kyrkokansliet och Svenska Kyrkans Press AB som reglerar tryck, distribution och i vissa fall prenumerationsregister av flertalet av de tidningar och bilagor som produceras inom Kyrkokansliet. I avtalet ingår också gemensam upphandling av annonser i Kyrkans Tidning. Avtalet är det första i sitt slag där de i Kyrkokansliet ingående riksorganisationerna gör en gemensam upphandling.

Adress- och prenumerationsregister

En genomgång av befintliga register har genomförts. I vissa fall handhar Svenska Kyrkans Press AB dessa. Ett kraftfullt önskemål är dock att en större samordning görs av alla Kyrkokansliets adress- och prenumerationsregister och att detta bör ske i nära samarbete med Svenska Kyrkans Press AB och Verbum.

Ny informationsteknik

Kyrkokansliets IT-grupp har utformat förslag till e-postregler för Kyrkokansliet. På uppdrag av kansliledningen utarbetade Avdelningen för information och insamling förslag till strategi för elektronisk kommunikation i Svenska kyrkan och förslag till handlingsplan. Utredningen föreslår en effektivare samordning av resurser för utveckling av Kyrknätet som redskap. Kyrkokansliet föreslås också ta ett övergripande ansvar för samordningen av innehållet i Kyrknätet.

Under andra halvåret 1997 har tre modeller prövats för elektronisk publicering som använt mediets unika möjligheter som beskrivits ovan.

Utvärdering av befintliga publikationer

Under hösten 1997 utarbetades ett antal frågeformulär för läsarundersökningar. Mediespegeln, Pressklipp, tidningen Lutherhjälpen och Nytt från kyrkor och samfund skickades ut under november och december där bl.a. målgrupp, mål, syfte, läsvärde och layout har granskats. Övriga sänds ut under våren 1998. Läsarundersökningarna kompletterades med en målgruppsenkät som i början av december skickades ut till ett urval förtroendevalda och anställda i Svenska kyrkan, totalt ca 1 500 personer, för att se den samlade informationsspridningen.

Grafisk profil

En samlad grafisk profil för brevpapper, kuvert, visitkort och faxmeddelanden togs fram under året. I samband med att ordbehandlingsprogrammet Word installeras kommer brev- och faxmallar med den nya grafiska profilen att läggas in på data.

Svenska kyrkan mediestrategi

Den mediestrategi som Biskopsmötet och Centralstyrelsen antog i januari 1997 har resulterat i ett antal åtgärder.

· De direktiv som avdelningen utarbetat för Svenska kyrkans medieutredning antogs i november av Biskopsmötet och Centralstyrelsen. Utredningen skall se över Svenska kyrkans totala medieutbud och ge förslag till samlad strategi, ökad samordning och bättre effektivitet. I utredningen ingår biskop Claes-Bertil Ytterberg som ordförande, Lena Björk, chefredaktör för ICA-kuriren, Marianne Kronberg, chefredaktör för SAF-tidningen Näringsliv, Leon Nordin, direktör, Lennart Weibull, professor och Peter Weiderud, politisk sakkunnig vid UD. Tre sakkunniga har adjungerats: Gunilla Hellquist, Svenska Kyrkans Unga, Nils Nordung, stiftsinformatör i Härnösand och Karin Ljudén, enhetschef för Kommunikation och Media på Kyrkokansliet. Utredningens sekreterare är Stefan Cederlöf.

· Opinionsbildningsgruppen har diskuterat olika modeller för opinionsbildning och lyft fram några förslag till ämnesområden där opinionsarbete kan ske och fortsätter under 1998 sitt arbete att ytterligare definiera de frågor som skall drivas. I gruppen ingår utsedda av Biskopsmötet och Centralstyrelsen: KG Hammar, Claes-Bertil Ytterberg, Catarina Agrell, Marianne Kronberg och Ulla Carlsson. Från Ärkebiskopsämbetet ingår också Klas Hansson och från Kyrkokansliet Sören Ekström och Ragnar Persenius. Avdelningen för information och insamling fungerar som sekretariat för gruppen.

· En plan för kommunikationsutbildning för förtroendevalda och anställda har fastställts och offerter från olika utbildningsinstitutioner har tagits in. Utbildningen beräknas vara påbörjad senast under våren 1999.

Insamlingsarbetet 1997

Ett av huvudansvaren för Avdelningen för information och insamling är den del av Kyrkokansliets budget som finansieras av insamlade medel. Under 1997 skulle avdelningen samla in närmare 210 miljoner kronor. Resultatet blev följande:

	Resultat	Budget	1996
SKM	66,2	75,0	69,2
Lutherhjälpen	126,7	126,6	115,1
SKUT	14,2	13,1	12,5

Redan tidigt under 1997 aviserade Insamlingsenheten att de budgeterade insamlingsresultaten för 1997, i första hand för SKM och Lutherhjälpen, var för optimistiskt beräknade. Att resultatet för Lutherhjälpen ändå nådde det förväntade kan dels bero på den stora kraftsamling som gjordes i samband med 50-årsjubiléet under året, dels på att en större gåva inbetalades vid slutet av året. För SKM är skillnaden mellan 1996 och 1997 års resultat två extrakollekter, de rikskollekter som beslutas vid senare tillfälle, som kom att tillfalla Lutherhjälpen. Det är dock långt kvar till den budget som fastställdes. SKUT uppnådde förväntat resultat.

Svenska kyrkans InformationsService

Svenska kyrkans InformationsService uppdrag är att ge service till anställda, förtroendevalda och frivilliga i Svenska kyrkan samt till en bredare allmänhet. Sedan starten i januari 1997 har man behandlat ca 24 000 ärenden inkomna via telefon, ca 700 ärenden via e-post samt tagit emot enskilda besökare och en del besöksgrupper till Kyrkokansliet. Ärendena fördelas på information och materialbeställning i ungefär lika stor omfattning, dvs. ca 50 % vardera. De olika organisationernas aktiviteter och insamlingsperioder återspeglas ganska väl i samtalen liksom aktuella händelser i samhället som berör kyrkan.

4 Framåtblickar

Avdelningen samlar kraft för att fullfölja den av Centralstyrelsen och Biskopsmötet antagna mediestrategin.

· Svenska kyrkans medieutredning kommer under året att utföra sitt uppdrag. Möjligen kommer delbetänkanden att ges. Slutförslag bör komma i slutet av året eller under första kvartalet 1999.

· Opinionsgruppens arbete leder fram till ett begränsat antal frågor som Svenska kyrkan samfällt och samtidigt driver.

· Medieutbildningen för förtroendevalda och anställda inom Svenska kyrkan påbörjas med en pilotkurs under hösten 1998.

· Ett kriskommunikationsplan för akuta situationer inom eller utom landet där Svenska kyrkan snabbt skall agera arbetas fram.

En liknande övergripande upphandling som under 1997 gjorts med Svenska Kyrkans Press AB för tidningar, bilagor och annonser kommer att genomföras för annan trycksaksproduktion, lagerhållning, distribution och adress- och prenumerationsregister samt produktion av TV, film och video.

Mot bakgrund av den utvärdering av befintliga publikationer som genomförts under 1997 fortsätter arbetet med att dra konsekvenserna av den och se över och utveckla informationsavdelningens publikationer.

Utvecklingen av ett effektivt Kyrknät, där allt större del av Kyrkokansliets informations- och kommunikationsmaterial finns tillgängligt, bl.a. bildbyråns digitaliserade foton, fortsätter. Likaså närvaron på Internet med ökad interaktivitet och fler tjänster att hämta. Här kan också bildbyråns digitaliserade foton finnas dels gratis till förfogande (porträtt av för Svenska kyrkan viktiga förtroendevalda och anställda, bilder i samband med kampanjer och särskilda, för Svenska kyrkan viktiga, profilbilder), dels med möjlighet att köpa rätten att använda övrigt material (ca 28 000 bilder). Vidare fortsätter projektet med utvecklingen av Kyrkokansliets eget intranät.

Förberedelser för kyrka-statremisserna och det slutliga förslaget samt kraftfull information till kyrkotillhöriga och allmänhet om trossamfundet Svenska kyrkan och dess verksamhet fortsätter. Detsamma gäller arbetet med lansering av helbibeln 1999, firandet av 2000 samt Jubel 2000.

Ett nytt och modernt insamlingssystem skall utvecklas för att öka enskildas och gruppers givande och inspirera till ökat ansvar från församlingar och stift för de gemensamt antagna åtaganden som skall finansieras med insamlade medel (SKM, LH och SKUT).

Utveckling av InformationsService till ett snabbt, kunnigt och serviceinriktat informationscentrum i Kyrkokansliet fortsätter. Kvalitetsaspekten i informationsverksamheten skall uppmärksammas och initiativ tas till ett projekt som skall leda fram till en förbättrad kvalitet. Kyrkokansliets externa och interna informationspolicy skall uppdateras och revideras.