Bilaga 12
Kyrkostyrelsens planeringsunderlag för kyrkokansliets organisation och funktioner
Kyrkokansliet
För den nationella verksamhetens genomförande finns kyrkokansliet i Uppsala. Kansliet omfattar tio avdelningar. Avdelningarna är utformade så att avdelningens personal besitter kompetens inom gemensamma fackområden. Avdelningarna är:
_ Avdelningen för ärkebiskopen
_ Avdelningen för kyrkorätt och organisation
_ Avdelningen för information och insamling
_ Avdelningen för kyrkolivets utveckling
_ Avdelningen för Svenska kyrkan i utlandet
_ Avdelningen för internationell mission och diakoni samt ekumenik
_ Avdelningen för forskning och kultur
_ Avdelningen för ledning och planering
_ Personalavdelningen
_ Ekonomi- och finansavdelningen
Kostnaderna för kansliet (löner, lönebikostnader, lokaler, kontorsutrustning, rekrytering, utbildning etc.) beräknas för år 2003 till 176 miljoner kronor, för 2004 till 182 miljoner kronor och för 2005 till 188 miljoner kronor. Detta är en ökning av kanslikostnaderna med mellan 5 och 10 procent vilket huvudsakligen förklaras av att justeringar gjorts så att projekttjänster omvandlats till tjänster inom kyrkokansliet. Omräknat till årsarbetare omfattar Kyrkokansliet 242 tjänster.
Kyrkokansliet är utformat som en så kallad matrisorganisation. Varje befattning vid kyrkokansliet är knuten till en avdelning men kan utgöra en resurs för ett eller flera verksamhetsområden eller funktioner.
Kyrkokansliets funktioner
Det finns fyra centrala funktioner i kyrkokansliet och från och med 2002 är Kyrkostyrelsen styrorgan för dessa i stället för den upphörda Förvaltningsdelegationen. Funktionerna är resurser för arbetet i samtliga avdelningar och verksamhetsområden och har också direktivrätt inom sina respektive områden. Funktionerna är:
· Lednings- och planeringsfunktionen,
· Personalfunktionen,
· Ekonomi- och finansfunktionen samt
· Arkiv- och biblioteksfunktionen.
För samtliga funktioner är det huvudsakligen de gemensamma inriktnings- och effektmålen som styr verksamheten. Vidare kommer Kyrkostyrelsen under 2002 och 2003 fastställa och säkerställa efterföljd av de kvalitetskrav som är rimliga att ställa på funktionernas verksamhet.
Lednings- och planeringsfunktionen
Funktionens huvuduppgift är att svara för samordnings- och planeringsarbetet i relation till den samlade ledningen av kyrkokansliets arbete. Till funktionen hör också utveckling och underhåll av gemensamma administrativa rutiner i kyrkokansliet.
Personalfunktionen
Personalfunktionens uppdrag gäller de strategiska personalfrågorna inom organisationen i sin helhet, dvs. såväl Sverige- som utlandsplacerad personal och omfattar personal- och lönepolitik, ledarskap, arbetsorganisation, kompetensförsörjning, arbetsmiljö samt arbetsrätt. Det gäller även delområden och löpande personalarbete som förhandling, psykosociala frågor, rekrytering, avveckling, lönerevision och jämställdhet.
Funktionen bistår organisationens chefer med konsultativt stöd i strategiska och löpande personalfrågor utifrån de behov verksamheten står i och är i begrepp att möta.
Särskilda effektmål för Personalfunktionen
Personalfunktionen arbetar för inriktningsmålet Svenska kyrkan på nationell nivå skall uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Målet för funktionen är att:
_ Kyrkokansliets chefer anser att personalfunktionen är professionell och effektiv och att de har relevanta arbetsverktyg och utbildning för att utöva chefs- och ledarskap.
Funktionen har vidare uppföljningsansvar för några organisationsgemensamma mål främst riktade till avdelningarna.
_ Minst 90 procent av de anställda på nationell nivå skall 2005 anse att de har en utvecklande arbetsmiljö.
_ Minst 85 procent av de anställda på nationell nivå skall 2005 anse att de ha en god arbetssituation när det gäller arbetsbelastningen.
_ Sjukfrånvaron på kyrkokansliet skall vara lägre än 5 procent.
Ekonomi- och finansfunktionen
Funktionens uppdrag avser ekonomi- och finansfrågorna i vid mening inom organisationen som helhet, vilket bl. a. omfattar ekonomistyrningsfrågor, strategiskt stöd inom ekonomi- och finansområdet, löpande ekonomi- och finanshantering, IT-, skatte- och upphandlingsfrågor liksom intendenturuppgifter och lokalförsörjning. I flera av dessa områden utförs arbetet för hela Svenska kyrkans räkning. Arbetet sker utifrån den situation och de behov verksamheten står inför nu och i framtiden.
Funktionen har uppföljningsansvar för ett gemensamt effektmål:
_ År 2004 skall Svenska kyrkan på regional och lokal nivå fått tre erbjudanden på det förvaltningsmässiga området som syftar till att ge samordningsfördelar för Svenska kyrkan som helhet. Under de första två åren ett erbjudande gäller skall minst 20 procent av aktuella enheter börjat nyttja erbjudandet.
Arkiv- och biblioteksfunktionen
Arkivfunktionen är en gemensam resurs med uppgift att verka för en god och enhetlig arkivvård och diarieföring vid kyrkokansliet.
Biblioteksfunktionen är kyrkokansliets gemensamma funktion för anskaffning av informationsbärande material i form av böcker, tidningar, tidskrifter, filmer, CD, bibliografiska databaser m. m. till kyrkokansliets personal. Genom biblioteket skall också fjärrinlåning kunna genomföras liksom extern utlåning.
Särskilda effektmål för Arkiv- och biblioteksfunktionen:
· Bevarandet av de omfattande bestånden av bilder (fotografier) förvarade vid kyrkokansliet är säkerställt genom det bildarkivprojekt som bedrivs under perioden 2001-2003. Bilderna är även sökbara och lätt tillgängliga för kansliets personal, forskare och allmänheten.
· År 2005 skall samtliga mottagna arkivhandlingar vara ordnade i enlighet med gällande kvalitetsmål.
Väsentliga förändringar
_ I och med avvecklingen av Förvaltningsdelegationen är Kyrkostyrelsen styrorgan för samtliga funktioner.
_ Funktionerna har fått ett särskilt uppföljningsansvar för ett antal effektmål relaterade till de gemensamma inriktningsmålen.
_ Ett planerat beslutat filmarkivprojekt kan ej finansieras under planeringsperioden.
_ Mängden arkivhandlingar och begärda sökningar i arkiven ökar mer än förutsett.
Konsekvensanalys, prioriteringar och bedömning av ekonomiska resurser för verksamheten
Ledning och planering
Från hösten 2002 kommer styrorganen för den nationella nivån att vara nyvalda. Detta innebär att omfattande utbildningsinsatser måste genomföras för att säkerställa att nyvalda ledamöter får en god kännedom om de styrmedel som finns för den nationella nivån och därmed kan fullgöra sitt uppdrag på ett tillfredsställande sätt.
Utöver detta behöver arbetet med de gemensamma administrativa rutinerna och planeringsarbetets olika faser spridas bland och bli väl kända av alla som arbetar inom den nationella nivån.
Personal
Under den aktuella budgetperioden krävs åtgärder så att nya och befintliga medarbetare uppfattar Svenska kyrkan på nationell nivå vara en attraktiv arbetsgivare med en modern personalpolitik med bl.a. möjlighet till flexibelt arbetssätt, kompetensutveckling och reflektion. Det är även viktigt att organisationens medarbetare anses attraktiva av andra arbetsgivare. Samarbetet med externa resurser och nätverk är en viktig del i att finna nya medarbetare men också för att möjliggöra för befintlig personal att fortsätta sin karriär hos annan arbetsgivare. Under perioden skall möjligheterna att bygga upp ett system för långsiktig kompetensförsörjning prövas samt åtgärder rörande relevanta villkor ses över. Frågan om individuella kompetenskonton kommer att följas under perioden. Ekonomiska medel för kompetenskonton är dock ej inräknad i budgetramen för funktionen.
Ekonomi och finans
Arbetet karaktäriseras av en snabb förändringstakt bl. a. till följd av interna och externa intressenters krav och önskemål, lagstiftningsförändringar och utvecklingen inom redovisnings- och IT-området. Arbetet ställer krav på stor flexibilitet, bl. a. för anpassning av ekonomimodell, styrnings- och IT-lösningar. Efter flera år av intensiv förändring och nyutveckling är det viktigt att konsolidera och strukturera arbetet och därmed säkra långsiktiga lösningar som svarar mot organisationens behov av smidighet och effektivitet. Häri ingår att arbeta med utformning av strategier, direktiv och rutiner.
Samarbetet med andra delar av Svenska kyrkan på det ekonomiadministrativa området behöver förstärkas och utvecklas under perioden. Här kan särskilt nämnas arbetet tillsammans med Svenska kyrkans församlingsförbund avseende t. ex. upphandlingar för hela Svenska kyrkans räkning.
Arbetet inom funktionen förutsätter en samlad kompetens inom specialområden på det ekonomiadministrativa området, liksom definierade behov avseende redovisnings- och skattefrågor, budgetering, analys, finansiella frågor, IT-lösningar, upphandling, lokalförsörjning m.m. Rekrytering och utveckling av medarbetare samt investeringar i system för uppföljning, utvärdering och styrning av verksamheten har skett och detta arbete kommer att fullföljas under perioden.
Arkiv och bibliotek
Kostnaderna för åren 2003-2005 för aktiviteter relaterade till diarieföringen och arkivvården beräknas uppgå till respektive år 430, 450 och 470 tkr. För 2003 finns 202 tkr avsatta för det bildarkivprojekt som påbörjats under år 2001.
Arkivfunktionen har fått en kraftigt ökad arbetsbelastning genom ett ökat antal förfrågningar och leveranser av arkivhandingar till kyrkokansliets arkiv liksom ökad rådgivning rörande kansliets diariesystem och utbildning av användare. Under planeringsperioden prioriteras att nytillkomna handlingar ordnas samt att arkivfunktionens möjligheter att vara kansliet behjälpliga i återsökningar bibehålls, men på en något lägre nivå än hittills. Mängden äldre arkivhandlingar som ej ordnats kommer dock att öka under perioden vilket leder till att återsökningar bland sådana handlingar kommar att ta längre tid än vad som annars varit fallet.
Bildarkivprojektets start försenades kraftigt vilket medför att det behöver förlängas motsvarande under 2003 varför resurser för detta avsätts.
Det planerade projektet för säkerställande av arkivets filmmaterial kan dock inte genomföras i nuvarande budgetläge utan skjuts på framtiden. Detta innebär att det finns en viss risk för att särskilt äldre filmer bryts ner ytterligare samt att detta material förblir otillängligt för visning.
Effektmål hänförliga till de gemensamma inriktningsmålen
Den nationella nivån skall arbeta för hela Svenska kyrkan.
Effektmål under planeringsperioden:
· År 2005 skall samtliga verksamhetsområden i kyrkokansliet och minst 20 procent av församlingar/ samfälligheter uppge att de aktivt använt och haft god nytta av omvärldsanalyser och prognoser från den nationella nivån.
(Gemensam uppföljning Forskning, ansvariga VO Forskning, Internationell mission och diakoni, Kyrkolivets utveckling, Ekonomisk utjämning och kapitalförvaltning).
· Minst 11 stiftskanslier skall 2003 ange att de har en tillräcklig möjlighet att påverka det arbete som utförs/planeras inom den nationella nivån.
(Gemensam uppföljning Kyrkorätt och organisation, ansvariga VO Kyrkolivets utveckling, Internationellt mission och diakoni, Kyrkorätt och organisation, Forskning, Kultur, Teologi och ekumenik).
· År 2004 skall Svenska kyrkan på regional och lokal nivå fått tre erbjudanden på det förvaltningsmässiga området som syftar till att ge samordningsfördelar för Svenska kyrkan som helhet. Under de första två åren ett erbjudande gäller skall minst 20 procent av aktuella enheter ha börjat nyttja erbjudandet.
(Gemensam uppföljning Ekonomifunktionen, ansvariga VO Ekonomisk utjämning och kapitalförvaltning, Kyrkorätt och organisation, Kyrkolivets utveckling, Ekonomifunktionen).
· År 2005 skall minst 50 procent av personalen i Kyrkokoansliet anse att de är väl förtrogna med hur de egna arbetsuppgifterna är relaterade till Svenska kyrkans förkunnande av evangelium i ord och handling.
(Gemensam uppföljning Personalfunktionen, ansvariga samtliga avdelningar).
Den nationella nivån skall vara Svenska kyrkan röst.
Effektmål under planeringsperioden:
· År 2004 skall berörda handläggare vid den nationella nivån känna till de samarbetsavtal som Svenska kyrkan tecknat med internationella partner och anse att den prioritering som den nationella nivån gör avseende avtalade och andra samarbeten/samråd är rimlig i relation till tillgängliga resurser.
(Gemensam uppföljning Teologi och ekumenik, ansvariga VO Teologi och ekumenik, ÄB och biskopsmötet, Kyrkolivets utveckling, Forskning, Internationell mission och diakoni).
· År 2004 skall ytterligare minst 10 procent av medlemmarna uppleva att Svenska kyrkan deltar aktivt och kunnigt i samhällssamtalet.
(Gemensam uppföljning Svenska kyrkans information, ansvariga VO Svenska kyrkans information, ÄB och biskopsmötet, Internationell mission och diakoni, Kyrkolivets utveckling).
Den nationella nivån skall vara förankrad i Svenska kyrkan.
Effektmål under planeringsperioden:
· På samtliga stiftskanslier skall det från våren 2003 finnas aktuella uppgifter om de projekt som genomförs och planeras inom kyrkokansliet.
(Gemensam uppföljning Svenska kyrkans information, ansvariga samtliga VO:n)
· Minst 75 procent av församlingar och samfälligheter skall från 2004 anse att de får tillgång till tillräcklig och användbar information om det arbete som bedrivs på kyrkokansliet.
(Gemensam uppföljning Svenska kyrkans information, ansvariga VO Svenska kyrkans information, Kyrkolivets utveckling, Internationellt och Teologi och ekumenik).
Den nationella nivån skall hålla samman Svenska kyrkan.
Effektmål under planeringsperioden:
· År 2004 skall ytterligare minst 13 procent av medlemmarna uppge att de bedömer att Svenska kyrkan vill ha en positiv relation till medlemmarna.
(Gemensam uppföljning Svenska kyrkans information, ansvariga VO Svenska kyrkans information, ÄB och biskopsmötet, Kyrkolivets utveckling)
· År 2005 skall minst 60 procent av Svenska kyrkans medlemmar uppleva att de har tillgång till Svenska kyrkans gemensamma information.
(Gemensam uppföljning Svenska kyrkans information, ansvariga VO Svenska kyrkans information)
· År 2005 skall samtliga styrorgan uppleva att de får beslutsunderlag som bygger på såväl nationell som internationell kunskap och erfarenhet.
(Gemensam uppföljning Kyrkorätt och organisation, ansvariga VO Internationellt, Kyrkolivets utveckling, Verksamhet bland svenskar i utlandet, Kyrkorätt och organisation).
Den nationella nivån skall ha en god administration
Effektmål under planeringsperioden:
· Samtliga funktioner och verksamhetsområden inom kyrkokansliet skall år 2003 ha dokumenterat och implementerat fastställda kvalitetsmål för sin verksamhet.
(Uppföljning Ekonomifunktionen, särskilt ansvar samtliga VO:n)
· Ledamöterna i Kyrkomötet, styrelser, nämnder och råd skall anse att de har tillräckligt stöd från kyrkokansliet i fullgörandet av sina uppdrag i respektive styrorgan.
(Uppföljning Ledning och planering, särskilt ansvar VO Kyrkomöte och Kyrkostyrelse, Kyrkolivets utveckling, Internationellt)
· Minst 80 procent av de anställda på den nationella nivån skall (2003) anse att de har en god arbetssituation när det gäller arbetsbelastningen och meningsfullhet i arbetsuppgifterna.
(Uppföljning Personalfunktionen, särskilt ansvar samtliga VO:n).
