Bilaga 4. Verksamhetsområde Kyrkorätt och organisation

Årsrapport 2003

Verksamhetsområdets mål

Särskilda effektmål

♦ Kanslistödets kunder skall vara fortsatt nöjda med servicenivå och kvalité på dess tjänster.

♦ Kyrkobokföringen skall ha uppnått en hög kvalité 2004.

♦ Huvuddelen av den kyrkliga organisationen skall i stort år 2005 ha uppnått en godtagbar förmåga till egen krisledning och samverkan med samhället vid olyckor och andra svåra händelser. Om möjligt skall detta ske genom övningar och utbildning.

♦ Stift, församlingar och samfälligheter skall år 2005 ha god kännedom om fastställda inomkyrkliga och samhälleliga mål för beredskapsarbete.

Verksamhetsområdet har särskilt uppföljningsansvar för följande gemensamma effektmål:

♦ Minst 11 stiftskanslier skall 2003 ange att de har en tillräcklig möjlighet att påverka det arbete som utförs/planeras inom den nationella nivån.

♦ År 2005 skall samtliga styrorgan uppleva att de får beslutsunderlag som bygger på såväl nationell som internationell kunskap och erfarenhet.

Verksamhetsområdet relaterar till följande gemensamma effektmål:

♦ År 2004 skall Svenska kyrkan på regional och lokal nivå fått tre erbjudanden på det förvaltningsmässiga området som syftar till att ge samordningsfördelar för Svenska kyrkan som helhet. Under de första två åren ett erbjudande gäller skall minst 20 procent av aktuella enheter ha börjat nyttja erbjudandet.

♦ På samtliga stiftskanslier skall det från våren 2003 finnas aktuella uppgifter om de projekt som genomförs och planeras inom kyrkokansliet.

♦ Samtliga funktioner och verksamhetsområden inom kyrkokansliet skall år 2003 ha dokumenterat och implementerat fastställda kvalitetsmål för sin verksamhet.

♦ Minst 80 procent av de anställda på den nationella nivån skall (2003) anse att de har en god arbetssituation när det gäller arbetsbelastningen och meningsfullhet i arbetsuppgifterna.

♦ År 2005 skall minst 50 procent av personalen i kyrkokansliet anse att de är väl förtrogna med hur de egna arbetsuppgifterna är relaterade till Svenska kyrkans förkunnande av evangelium i ord och handling.

Verksamhet

Kyrkorätt

En betydande del av verksamheten under 2003 har avsett förberedelser inför och medverkan vid 2003 års kyrkomöte samt verkställande av ett antal beslut som Kyrkomötet då fattade. Till följd av att Svenska kyrkans bestämmelser fr.o.m. år 2004 inte längre kommer att publiceras i tryckt form har ett arbete bedrivits för att åstadkomma en lättillgänglig och sökbar webbplats för såväl kyrkoordningen som övriga bestämmelser på Svenska kyrkans hemsida. Verksamhetsområdet har också tillhandahållit resurser för utredningen Rörlig församlingstillhörighet – modeller och konsekvenser samt medverkat i förberedelserna inför den årliga konferensen om det kyrkliga kulturarvet som detta år ägde rum i Skara.

Organisation

Arbetet med att vidareutveckla och förbättra de nationella administrativa systemen, som under 2003 formellt skett inom verksamhetsområde Ekonomisk utjämning och kapitalförvaltning, har haft återverkningar på verksamheten inom detta område. Stora resurser har avsatts inom ramen för det pågående projektet med ett nytt kyrkobokföringssystem KBOK 2003 för att utbilda alla avnämare som kommer i kontakt med verksamheten. Inte minst gäller detta de kyrkobokföringssakkunniga, som nu fungerar som vidareutbildare och utbildningssamordnare i sina respektive stift. En uppdatering av Handboken i kyrkobokföring har verkställts inför pilotutbildningarna i KBOK 2003. Nya tillämpningsbestämmelser för kyrkobokföringen har utarbetats och utgivits (SvKB 2003:13). De mångårigt eftersläpande oklarheterna vad avser överensstämmelsen mellan de kyrkliga tillhörighetsregistren och Skatteverkets motsvarande register har åtgärdats under året.

En ”kundundersökning” avseende den verksamhet som bedrivs i Svenska kyrkans kanslistöd baserad på en s.k. webbaserad lösning har förberetts i samarbete med verksamhetsområde Forskning och skall tillställas berörda enheter. Resultatet beräknas kunna redovisas i början av år 2004.

En ny krisledningsorganisation för kyrkokansliet har beslutats, formerats och övats i samarbete med CRISMART vid Försvarshögskolan. Utvärderingen av övningen visar på behov av fortsatt översyn av krisledningsorganisationen och av en återkommande övningsverksamhet. Nya avsiktsförklaringar om samarbetet mellan kyrkans nationella nivå och stiften vid krishantering och under höjd beredskap har under året träffats med tio stift. Med övriga tre kan arbetet slutföras under första kvartalet 2004. Samarbetet med Krisberedskapsmyndigheten fortsätter och ett nytt avtal (avsiktsförklaring) om samarbete har träffats.

Förberedelserna inför 2005 års kyrkoval är igångsatta och en valorganisation under ledning av en styrgrupp och en projektledare har i väsentliga delar formerats. Den ordinarie befattningen som valhandläggare har återbesatts.

Måluppfyllelse

Verksamheten har bedrivits enligt plan med följande undantag:

♦ Registren skall till sin utformning och sitt innehåll svara mot de krav som ställs av olika användare.

Till följd av införandet av nya KBOK 2003 och en pågående översyn av valsystemet inför 2005 års kyrkoval, har arbetet med att vidareutveckla vissa andra önskvärda funktioner i de gemensamma registren, främst när det gäller Organisationsregistret, inte kunnat fullföljas under året. Den nära kopplingen mellan kyrkobokföringssystemet, valsystemet och Organisationsregistret gör att ett sådant arbete måste anstå till dess övriga funktioner är fullt ut genomförda och tekniskt stabila.

♦ En majoritet av Kyrknätets användare skall vara nöjda med nätets funktion och service.

Måluppfyllelsen är osäker med hänsyn till dess nära koppling till KBOK 2003 och torde därför inte kunna utvärderas förrän det systemet tagits i bruk fullt ut. Ett betydande kvalitetsarbete pågår dock inom ramen för KBOK-projektet i syfte att höja funktionalitet och tekniska förutsättningar.

♦ Kyrkokansliet skall år 2003 ha en fungerande organisation för att kunna samordna och leda en nationellt övergripande insats vid en svår påfrestning på samhället i fred.

Som har redovisats tidigare visar den krisövning som har genomförts 2003 på behov av fortsatt översyn av krisledningsorganisationen och av en återkommande övningsverksamhet på detta område.

Ekonomisk resultatanalys

Nettoresultatet för verksamhetsområdet är 1,7 miljoner kronor bättre än budget, vilket inneburit ett motsvarande lägre behov av nationell finansiering. Huvuddelen av denna positiva avvikelse avser lägre kanslikostnader vilka i sin tur kan förklaras av vakanser inom kyrkokansliet.

Ett visst budgetmässigt överskott finns också när det gäller de medel som avsatts för allmän juridisk rådgivning, juridiska utredningar och köpta tjänster. Till en del kan detta förklaras av att det mesta arbetet på området har kunnat utföras av egen personal och den extraresurs i form av inhyrd stiftsjurist som funnits i verksamheten större delen av året.

Huvudprogrammet Organisation redovisar ett mindre underskott för perioden. I stort sett motsvaras det av obudgeterade kostnader för förberedelser för kyrkovalet 2005.

Maria Lundqvist-Norling

T.f. verksamhetsområdeschef

Resultatrapport Kyrkorätt och organisation