Bilaga 12

Kyrkokansliets organisation och funktioner

Kyrkokansliet

För den nationella verksamhetens genomförande finns kyrkokansliet i Uppsala. Kansliet omfattar tio avdelningar. Avdelningarna är utformade så att avdelningens personal besitter kompetens inom gemensamma fackområden. Avdelningarna är:

_ Avdelningen för ärkebiskopen

_ Avdelningen för kyrkorätt och organisation

_ Avdelningen för information och insamling

_ Avdelningen för kyrkolivets utveckling

_ Avdelningen för Svenska kyrkan i utlandet

_ Avdelningen för internationell mission och diakoni samt ekumenik

_ Avdelningen för forskning och kultur

_ Avdelningen för ledning och planering

_ Personalavdelningen

_ Ekonomi- och finansavdelningen

Kostnaderna för kansliet (löner, lönebikostnader, lokaler, kontorsutrustning, rekrytering, utbildning etc.) beräknas för år 2004 till 185 miljoner kronor, för 2005 till 186 miljoner kronor och för 2006 till 190 miljoner kronor.

Kyrkokansliet är utformat som en så kallad matrisorganisation. Varje befattning vid kyrkokansliet är knuten till en avdelning men kan utgöra en resurs för ett eller flera verksamhetsområden eller funktioner. Omräknat till årsarbetare omfattar kyrkokansliet dels 249 tjänster ingående i kansliets matrisorganisation, dels 17 fasta tjänster inom intendentur, växel och reception. Därtill kommer projektanställd personal, uppskattningsvis 15 personer samt personal inom pastoralinstituten, knappt 20 personer. Kansliets organisation är föremål för en översyn under 2003.

Kyrkokansliets funktioner

Det finns fem centrala funktioner i kyrkokansliet och sedan 2002 är Kyrkostyrelsen styrorgan för dessa. Funktionerna är resurser för arbetet i samtliga avdelningar och verksamhetsområden. Funktionerna är:

· Lednings- och planeringsfunktionen,

· Personalfunktionen,

· Ekonomi- och finansfunktionen,

· Informationsfunktionen samt

· Arkiv- och biblioteksfunktionen.

För samtliga funktioner är det huvudsakligen de gemensamma inriktnings- och effektmålen som styr verksamheten. Vidare kommer Kyrkostyrelsen under 2003 fastställa och säkerställa efterföljd av de kvalitetskrav som är rimliga att ställa på funktionernas verksamhet.

Lednings- och planeringsfunktionen

Funktionens huvuduppgift är att svara för samordnings- och planeringsarbetet i relation till den samlade ledningen av kyrkokansliets arbete. Till funktionen hör också utveckling och underhåll av gemensamma administrativa rutiner i kyrkokansliet. I sistnämnda avseende har funktionen direktivrätt i kyrkokansliet.

Funktionen har uppföljningsansvar för ett gemensamt effektmål:

År 2004 skall Svenska kyrkan på regional och lokal nivå ha fått tre erbjudanden på det förvaltningsmässiga området som syftar till att ge samordningsfördelar för Svenska kyrkan som helhet. Under de första två åren ett erbjudande gäller skall minst 20 procent av aktuella enheter börjat nyttja erbjudandet.

Personalfunktionen

Personalfunktionens uppdrag gäller de strategiska personalfrågorna inom organisationen i sin helhet, dvs. såväl Sverige- som utlandsplacerad personal och omfattar personal- och lönepolitik, ledarskap, arbetsorganisation, kompetensförsörjning, arbetsmiljö samt arbetsrätt. Det gäller även delområden och löpande personalarbete som förhandling, psykosociala frågor, rekrytering, avveckling, lönerevision och jämställdhet.

Funktionen bistår organisationens chefer med konsultativt stöd i strategiska och löpande personalfrågor utifrån de behov verksamheten står i och är i begrepp att möta.

Särskilda effektmål för Personalfunktionen

Personalfunktionen arbetar för inriktningsmålet Svenska kyrkan på nationell nivå skall uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Målet för funktionen är att:

_ kyrkokansliets chefer anser att personalfunktionen är professionell och effektiv och att de har relevanta arbetsverktyg och utbildning för att utöva chefs- och ledarskap.

Funktionen har vidare uppföljningsansvar för några organisationsgemensamma mål främst riktade till avdelningarna.

· Minst 90 procent av de anställda på nationell nivå skall 2005 anse att de har en utvecklande arbetsmiljö.

· Minst 85 procent av de anställda på nationell nivå skall 2005 anse att de har en god arbetssituation när det gäller arbetsbelastningen.

· Sjukfrånvaron på kyrkokansliet skall vara lägre än 5 procent.

· Personalomsättningen i Kyrkokansliet skall vara mellan 5 och 10 procent.

· Antalet anställda under 35 år skall vara minst 7 procent.

Ekonomi- och finansfunktionen

Funktionens uppdrag avser ekonomi-, finans-, IT- och intendenturfrågor i vid mening inom organisationen som helhet, vilket bl. a. omfattar ekonomistyrningsfrågor, strategiskt stöd inom ekonomi-, finans- och IT-området samt löpande ekonomi-, finans-, IT- och intendenturhantering. Arbetet sker utifrån den situation och de behov verksamheten står inför nu och i framtiden. Inom sitt område har funktionen direktivrätt i organisationen.

Informationsfunktionen

Funktionens huvuduppgift är att svara för strategier, samordning och planering av kyrkokansliets samlade information och kommunikation. Till funktionens uppgifter hör också metodutveckling för kyrkokansliets produkter och kommunikationsutveckling för personal och förtroendevalda. Inom ramen för IT-kommunikation har Informationsfunktionen ett samordnings- och utvecklingsansvar som rör organisationen som helhet.

Inom ramen för Informationsservice besvaras telefon, e-post och fax från anställda, förtroendevalda och medlemmar. Servicen omfattar materialbeställning, svar på frågor om verksamhet och policies, studiebesök med mera. Till uppgifterna hör även att strategiskt planera den interna kommunikationen i kyrkokansliet.

Särskilda effektmål för informationsfunktionen

· År 2005 skall varje verksamhetsområde ha en kommunikationsplan och en strategi för sin kommunikation.

· År 2005 skall Informationsservice hantera 80 procent av alla ärenden inom ett dygn och 90 procent av kunderna skall anse att de fått värdefull hjälp.

Arkiv- och biblioteksfunktionen

Arkivfunktionen är en gemensam resurs med uppgift att verka för en god och enhetlig arkivvård och diarieföring vid kyrkokansliet. Arkivfunktionen omfattar två heltidstjänster.

Biblioteksfunktionen är kyrkokansliets gemensamma funktion för anskaffning av informationsbärande material i form av böcker, tidningar, tidskrifter, filmer, CD, bibliografiska databaser m.m. till kyrkokansliets personal. Till funktionen är knuten en heltidstjänst.

Genom biblioteket skall också fjärrinlåning kunna genomföras liksom extern utlåning.

Särskilda effektmål för Arkiv- och biblioteksfunktionen:

· Bevarandet av de omfattande bestånden av bilder (fotografier) förvarade vid kyrkokansliet är säkerställt genom det bildarkivprojekt som bedrivs under perioden 2001-2003. Bilderna är även sökbara och lätt tillgängliga för kansliets personal, forskare och allmänheten.

· År 2005 skall samtliga mottagna arkivhandlingar vara ordnade i enlighet med gällande kvalitetsmål.

Väsentliga förändringar

_ Från april 2003 utgör stödet till verksamhetsområdenas informationsarbete en funktion på kyrkokansliet. Därmed finns möjligheter att bättre definiera vad som är resurser för information som ett led i den gemensamma medlemskommunikationen och vad som är den nationella nivåns övriga informationsspridning och informationsarbete.

_ Det under år 2003 påbörjade ordnings- och förteckningsprojektet avseende äldre bestånd av handlingar måste kunna fullföljas och finansieras åtminstone också under år 2004.

Konsekvensanalys, prioriteringar och bedömning av ekonomiska resurser för verksamheten.

Ledning- och planering

Förtroendevalda på nationell nivå har utbildats i kansliets målstyrningsmodell under 2003. Det finns nu en god kunskap hos förtroendevalda och anställda om hur verksamhetsplanering skall utföras och vilka verktyg för verksamhetsstyrning som används i kyrkokansliet. Under 2004 och 2005 kommer insatser att göras för att förbättra uppföljnings- och återrapporteringsrutiner på samtliga verksamhetsområden och funktioner. Vidare kommer åtgärder att vidtas för att förbättra kansliorganisationen och dess lednings- och planeringsarbete på grundval av den analys som framkommit av kansliöversynen 2003.

Personal

Under den aktuella budgetperioden krävs åtgärder så att nya och befintliga medarbetare uppfattar Svenska kyrkan på nationell nivå vara en attraktiv arbetsgivare med en modern personalpolitik med bl.a. möjlighet till flexibelt arbetssätt, kompetensutveckling, karriärutveckling och reflektion. Det är även viktigt att organisationens medarbetare anses attraktiva av andra arbetsgivare. Samarbetet med externa resurser och nätverk är en viktig del i att finna nya medarbetare men också för att möjliggöra för befintlig personal att fortsätta sin karriär hos annan arbetsgivare. Under perioden skall möjligheterna att bygga upp ett system för långsiktig kompetensförsörjning prövas samt åtgärder rörande relevanta villkor ses över. Frågan om individuella kompetenskonton kommer att följas under perioden. Ekonomiska medel för kompetenskonton är dock ej inräknad i budgetramen för funktionen.

Under perioden kommer också möjligheterna med inomkyrklig samverkan i personalfrågor att vara i fokus.

Ekonomi och finans

Arbetet med ekonomi- och IT-frågor inom Svenska kyrkans nationella nivå karaktäriseras av en snabb förändringstakt till följd av interna och externa intressenters önskemål, lagstiftningsförändringar, anpassning till tvingande internationell standard samt utvecklingen inom redovisnings- och IT-området. Arbetet ställer krav på stor flexibilitet, bl. a. för anpassning av ekonomimodell och IT-lösningar. Parallellt med behovet av att följa utvecklingen i omvärlden, t.ex. avseende omröstningen i EMU-frågan som direkt påverkar ekonomiuppläggning och systemfrågor, fortsätter arbetet med att konsolidera och strukturera verksamheten och därmed säkra långsiktiga lösningar som svarar mot organisationens behov. Häri ingår att arbeta med utformning av strategier, direktiv och rutiner. Under den aktuella budgetperioden kommer en viktig fråga även fortsättningsvis att vara utvecklingsarbete inom ekonomi-, finans- och systemområdet.

Samarbetet med andra delar av Svenska kyrkan på det ekonomiadministrativa området behöver förstärkas och utvecklas under perioden. Här kan särskilt nämnas arbetet tillsammans med Svenska kyrkans församlingsförbund avseende t. ex. redovisningsfrågor i Svenska kyrkan och upphandlingar för hela kyrkans räkning.

Arbetet inom funktionen förutsätter en samlad kompetens inom specialområden på det ekonomiadministrativa området, liksom definierade behov avseende redovisnings- och skattefrågor, budgetering, analys, finansiella frågor, IT-lösningar, fastighets- och intendenturfrågor m.m. Rekrytering och utveckling av medarbetare och investeringar i system för uppföljning, utvärdering och styrning av verksamheten är påbörjad och kommer att fullföljas under perioden.

Information

Den gemensamma informationen från nationella nivån behöver strategisk samordning. Det är av stor vikt att församlingar och stift har god och bred kännedom om vad som görs på den nationella nivån, att de känner delaktighet och att de kan vara med och påverka. Samtidigt finns en begränsad förmåga hos församlingar och stift att tillgodogöra sig informationen. Dels är mängden stor, dels kommer inte alltid informationen till rätt mottagare.

Den kommunikationsplattform som ska utarbetas för kyrkokansliet är ett viktigt styr- och prioriteringsinstrument i detta arbete.

Här finns också möjlighet till samordning mellan olika kanaler, till exempel mellan webb och tryck. Den strategiska styrningen av all produktion bör stärkas och webbarbetet förstärkas inom såväl Internet som Kyrknätet och intranätet.

Detta arbete kräver samarbete mellan olika delar av Svenska kyrkan, vilket bör förstärkas under perioden. Detsamma gäller den metodutveckling som är nödvändig; flera av kyrkokansliets informationsprodukter behöver förnyas. På andra håll finns tomrum som behöver fyllas, för att mottagaren ska få rätt information på olika områden.

Detta bidrar också till att de gemensamma målen för den nationella nivån kan uppnås.

Informationsservice

Informationsservice besvarade under år 2002 drygt 31 000 frågor per telefon, e-post och fax. Två kvalitetsmätningar under året visar att frågorna är mycket komplexa - det handlar om allt från tro och lära till kyrkoval och materialbeställningar från ombud. I och med att allt fler medlemmar vänder sig till Informationsservice, samtidigt som anställda och förtroendevalda från alla nivåer har lärt sig att utnyttja denna service, behöver såväl bredden i arbetet som kvaliteten säkras under perioden. En databas med samlad information från kyrkokansliets verksamheter tas i bruk under början av perioden, och denna bör vidareutvecklas.

Arkiv och bibliotek

Kostnaderna för åren 2004-2006 för aktiviteter relaterade till diarieföringen och arkivvården beräknas uppgå till 450, 470 och 500 tusen kronor. För 2004 finns dessutom 600 tusen kronor avsatta för det ordnings- och förteckningsprojekt, avseende äldre bestånd av handlingar, som inletts under år 2003. Att detta projekt kan slutföras är av största vikt för att kunna minska volymen på de förvarade arkiven - genom rensning och gallring, men också för att underlätta sökningar av information/handlingar i materialet, vilket i vissa fall är mycket tidsödande i dag.

Effektmål hänförliga till de gemensamma inriktnings- och kvalitetsmålen

I arbetet med årets Mål- och rambudgetskrivelse har vi prioriterat att hitta förbättrade gemensamma inriktningsmål samt att se över målsättningarna för några verksamhetsområden. Vi har dock avvaktat med att formulera nya effektmål för 2006 med anledning av nyformulerade inriktningsmål. Kyrkostyrelsen vill på det sättet ge kansliets ledning en möjlighet att formulera förslag till effektmål som är väl förankrade både i styrorgan och bland personalen så att målens styrande effekt kan förstärkas.

Därför skall vi under planeringsperioden uppnå följande effektmål:

· År 2005 skall samtliga verksamhetsområden i kyrkokansliet och minst 20 procent av församlingar/ samfälligheter uppge att de aktivt använt och haft god nytta av omvärldsanalyser och prognoser från den nationella nivån.
(Gemensam uppföljning Forskning, ansvariga VO Forskning, Internationell mission och diakoni, Kyrkolivets utveckling, Ekonomisk utjämning och kapitalförvaltning).

· År 2005 skall minst 50 procent av personalen i kyrkokoansliet anse att de är väl förtrogna med hur de egna arbetsuppgifterna är relaterade till Svenska kyrkans förkunnande av evangelium i ord och handling.
(Gemensam uppföljning Personalfunktionen, ansvariga samtliga avdelningar).

Därför skall vi under planeringsperioden uppnå följande effektmål:

· År 2004 skall berörda handläggare vid den nationella nivån känna till de samarbetsavtal som Svenska kyrkan tecknat med internationella partner och anse att den prioritering som den nationella nivån gör avseende avtalade och andra samarbeten/samråd är rimlig i relation till tillgängliga resurser.
(Gemensam uppföljning Teologi och ekumenik, ansvariga VO Teologi och ekumenik, ÄB och Biskopsmötet, Kyrkolivets utveckling, Forskning, Internationell mission och diakoni).

Därför skall vi under planeringsperioden uppnå följande effektmål:

· År 2004 skall ytterligare minst 13 procent av medlemmarna uppge att de bedömer att Svenska kyrkan vill ha en positiv relation till medlemmarna.
(Gemensam uppföljning Svenska kyrkans information, ansvariga VO Svenska kyrkans information, ÄB och biskopsmötet, Kyrkolivets utveckling)

· År 2005 skall minst 60 procent av Svenska kyrkans medlemmar uppleva att de har tillgång till Svenska kyrkans gemensamma information.
(Gemensam uppföljning Svenska kyrkans information, ansvariga VO Svenska kyrkans information)

Därför skall vi under planeringsperioden uppnå följande effektmål:

· Effektmål kommer att presenteras i Mål- och rambudgetskrivelsen för 2005 till 2007.

Därför skall vi under planeringsperioden uppnå följande effektmål:

· År 2004 skall ytterligare minst 10 procent av medlemmarna uppleva att Svenska kyrkan deltar aktivt och kunnigt i samhällssamtalet.

Därför skall vi under planeringsperioden uppnå följande effektmål

· Effektmål kommer att presenteras i Mål- och rambudgetskrivelsen för 2005 till 2007.

En god kvalitet på arbetet på nationell nivå kännetecknas av:

· Att den verksamhet som bedrivs på nationell nivå är väl känd av stift, samfälligheter och församlingar. Stiften skall också känna att de har en god möjlighet att påverka verksamheten så att den anpassas till behoven i alla delar av kyrkan.

· Att de internationella och nationella verksamheterna är väl integrerade och gemensamt bidra till att Svenska kyrkan utvecklas.

· Att kyrkokansliets arbete präglas av god och långsiktig planering, snabb, kunnig och tillförlitlig handläggning samt effektiv sammanträdesadministration.

· Att verksamheten kontinuerligt utvärderas och samordnas ändamålsenligt med de organ med vilka den nationella nivån samverkar.

· Att kyrkokansliet erbjuder goda arbetsvillkor och är en attraktiv arbetsgivare.

· Att beslut grundas på ett strukturerat sätt att samla in och analysera information om aktuella förhållanden i Svenska kyrkan och i hennes omvärld.

I enlighet med vad som utlovades i förra årets Mål- och rambudgetskrivelse kommer varje verksamhetsområde under 2003 formulera kvalitetsmål för sin verksamhet. Dessa kvalitetsmål dokumenteras av respektive verksamhetsområdeschef och godkänns av respektive styrorgan. Därutöver gäller följande för verksamheten på den nationella nivån.

För att säkerställa att denna kvalitet upprätthålls skall vi under planeringsperioden kunna uppvisa:

· Att minst 75 procent av församlingar och samfälligheter anser att de får tillgång till tillräcklig och användbar information om det arbete som bedrivs på kyrkokansliet.

· Att minst 11 stiftskanslier skall 2003 ange att de har en tillräcklig möjlighet att påverka det arbete som utförs/planeras inom den nationella nivån.

· Att Svenska kyrkan på regional och lokal nivå får minst tre erbjudanden på det förvaltningsmässiga området som syftar till att ge samordningsfördelar för Svenska kyrkan som helhet. Under de första två åren ett erbjudande gäller skall minst 20 procent av aktuella enheter ha börjat nyttja erbjudandet.

· Att samtliga styrorgan upplever att de får beslutsunderlag som bygger på såväl nationell som internationell kunskap och erfarenhet.
(Gemensam uppföljning Kyrkorätt och organisation, ansvariga VO Internationellt, Kyrkolivets utveckling, Verksamhet bland svenskar i utlandet, Kyrkorätt och organisation).

· Att ledamöterna i Kyrkomötet, och styrorgan anser att de har tillräckligt stöd från kyrkokansliet i fullgörandet av sina uppdrag i respektive styrorgan.
(Uppföljning Ledning och planering, särskilt ansvar VO Kyrkomöte och Kyrkostyrelse, Kyrkolivets utveckling, Internationellt).

· Att minst 80 procent av de anställda på den nationella nivån anser att de har en god arbetssituation när det gäller arbetsbelastningen och meningsfullhet i arbetsuppgifterna.
(Uppföljning Personalfunktionen, särskilt ansvar samtliga VO:n).