8. Verksamhetsområdet Svenska kyrkans information

Verksamhetens ekonom:

detaljbudget år 2000	rambudget år 2001	rambudget år 2002	rambudget år 2003
36,416 mkr	47,850 mkr*	35,760 mkr	34,270 mkr

Väsentliga förändringar

I förhållande till tidigare planer sker en uppräkning av kostnaderna för att inrymma fortsatta satsningar på kommunikationen mellan kyrkan och en bred allmänhet. Under 2001 har även ökade kostnader för kyrkovalet beaktats. 16-åringars rätt att rösta i valet är en av anledningarna för den nationella nivån att öka informationen om Svenska kyrkan. Medel har även beräknats för större insatser för elektronisk information, arbetet med att implementera den grafiska profilen samt bredare förankring ute i stift och församlingar av arbetet med kommunikationspolicy för Svenska kyrkan.

I den nya kyrkoordningen nämns informationsarbetet som ett av den nationella nivåns särskilda uppdrag. Enligt Kyrkomötets beslut i samband med mål- och ramskrivelsen 1999, betyder det ett vidgat informationsuppdrag för verksamhetsområdet Svenska kyrkans information. I arbetet ingår att:

- tydliggöra och förmedla Svenska kyrkans identitet och verksamhet för en bred allmänhet,

- påbörja arbetet med att tydligare visa vad Svenska kyrkan som trossamfund står för och utför i sitt arbete,

- utarbeta en informationsplanering och en kommunikationspolicy för Svenska kyrkan.

I arbetet inom verksamhetsområdet ingår också arbete kring media och medieutveckling. Att kyrkans röst hörs i samhället är ett av Kyrkostyrelsen prioriterat område. Här utgör presskontakter, den mediala kompetens och omvärldsanalys som utgår från verksamhetsområdet en strategisk bas och resurs

Den kommunikativa rollen inom IT ökar, dess möjligheter skall följas och utvecklas för Svenska kyrkans räkning inom verksamhetsområdet Svenska kyrkans information.

Kyrkomötet, Kyrkostyrelsen, Ärkebiskopskansliet och Kyrkokansliet skall bistås med såväl strategisk kommunikationsutveckling som med mer vardagsnära informationsinsatser. Gentemot stift och församlingar har Svenska kyrkans information på nationell nivå en stödjande och rådgivande roll. Verksamheten skall bidra till att kompetensutvecklingen på alla nivåer inom Svenska kyrkan inom området främjas.

Den breda allmänheten efterfrågar alltmer information direkt från den nationella nivån.

Verksamhetsområdets styrorgan är Kyrkostyrelsen. Verksamheten bedrivs i ett huvudprogram och en servicefunktion:

- Huvudprogrammet Svenska kyrkans information på nationell nivå

- Funktionen Informationsservice

8.1 Huvudprogram Svenska kyrkans information på nationell nivå

De förändrade relationerna mellan kyrka och stat innebär en ny roll för Svenska kyrkan. Samtidigt fortsätter Svenska kyrkan på generationers arbete och traditionen av att vara folkkyrka i sin samtid. För att tydliggöra dessa samband och visa på möjligheterna inför framtiden måste informationen och kommunikationen kring vad det innebär att vara Svenska kyrkan förnyas.

En positiv syn på Svenska kyrkans uppdrag, liksom på kyrkans sätt att utföra detta, stärker också viljan att tillhöra Svenska kyrkan, skrev centralstyrelsen till Kyrkomötet i sin bedömning för verksamhetsområdet 1999, och ger uppdraget att på kort och lång sikt, offensivt externt och tålmodigt internt, att arbeta med dessa frågor. Kommunikationen med de tillhöriga, med medlemmarna, blir härmed strategisk.

De utvärderingar som har gjorts av projektet Communicare och den särskilda satsningen Plats för eftertanke visar att människor i allmänhet upplever denna kommunikation från Svenska kyrkan positivt. Detta bör Svenska kyrkan nationellt bygga vidare på. ”Nya Communicare” måste skapas, med delvis annan inriktning, andra målgrupper, mål och medel.

Det faktum att det är kyrkoval år 2001 ger Svenska kyrkan nationellt på nytt anledning och möjlighet att kommunicera Svenska kyrkan som angelägen för den breda allmänheten.

Det är också första gången som 16-åringar får rösta – denna modell är inte tidigare prövad i Sverige i allmänna val och kommer att kräva särskilda informationssatsningar.

Samtidigt är det viktigt att poängtera att den direkta kommunikationen mellan kyrkan och hennes medlemmar inte bara kan påkallas av extraordinära tillfällen som relationsförändringar och kyrkoval. Svenska kyrkans arbete och relation till sina medlemmar är långsiktig och måste aktualiseras på olika sätt, gång på gång.

Den strategiska planen för detta hör intimt samman med den kommunikationspolicy som verksamhetsområdet har fått Kyrkostyrelsens uppdrag att formulera. Denna har i sin tur nära anknytning till medieutredningen som lämnade sitt slutbetänkande i början av 2000. Dess resultat, och den följande remissbehandlingen, är dessutom viktiga delar i en process som bör beröra hela Svenska kyrkan. Det är inte bara verksamhetsområdet Svenska kyrkans information som skall tänka i dessa banor för kyrkans räkning, utan hela Svenska kyrkan.

Svenska kyrkans information på den nationella nivån har ett särskilt ansvar. Dels för kommunikationen direkt till medlemmarna. Dels som stödjande och rådgivande i de lokala initiativen. Information och kommunikation måste öka sin vikt på alla nivåer i kyrkan. Församlingar och stift bör bistås med stöd i denna utveckling.

Den elektroniska kommunikationen är här en spjutspets. Den fanns inte tidigare inskriven i verksamhetsområdet Svenska kyrkans information, men har på kort tid blivit ett bärande medium för kontakter, erfarenhetsutbyte och information. Detta gäller inte minst gentemot de tillhöriga. Idag är Svenska kyrkans hemsida på Internet en av de snabbaste och mest tillgängliga kanalerna för information från Svenska kyrkan.

Detta ger också Svenska kyrkan snabbt möjligheten att bredda och fördjupa pågående debatter i samhället. Med hjälp av den nya tekniken kan man lägga ut bakgrunder och dokument, och öppna för meningsutbyten och åsiktstorg.

Kyrknätets roll som forum för anställda och förtroendevalda har bara använt en liten del av sin potential. Det är också viktigt att kommunikationsstrategin för de båda näten hålls samman.

Inom IT-området går utvecklingen rasande snabbt. Användningsområdena och människors benägenhet att ta till sig detta medium ökar hela tiden och ställer ständigt nya krav på oss som avsändare. Utveckling, utbildning och stöd måste följas åt inom detta expansiva område. Detta arbete är inte av övergående natur, och bör därför inte organiseras som projekt utan läggas in i den fasta verksamheten för verksamhetsområdet. Det finns en rad frågor som måste besvaras och arbetet kan se ut på olika sätt.

Under huvudprogrammet Svenska kyrkans information finns fyra delprogram. De är:

- Kommunikationsutveckling

- Profilering

- Information

- Massmedia

Tillkommande arbetsuppgifter under den aktuella perioden:

Som ett led i att göra Svenska kyrkan tydlig och öka tillgängligheten skall en grafisk profil för hela Svenska kyrkan tas fram. Projektet påbörjades i början av 2000. En stor del av detta arbete handlar om behovsanalys och förankring, och bör kunna göras under året. Den omfattande implementering som sedan krävs ligger rimligen under 2001.

Alltfler efterfrågar kyrkans röst i samhällsdebatten. Ett grundsten i detta arbete är goda kunskaper om hur man når ut i massmedia. Attityden hos journalister i press, radio och tv spelar stor roll. Här krävs ett omfattande och förnyat arbete under åren som kommer

De lokala initiativen spelar stor roll men måste stödjas. Många informatörer på stift och i församlingar efterfrågar stöd.. Ett sätt är att skapa ett nätverk för informatörer. Det uppskattade tvådagarsseminariet KOM 2000 bör följas upp av nya samlingar och seminarier.

Svenska kyrkan behöver veta mer om hur våra olika budskap tas emot, veta mer om vilka behov tillhöriga, anställda och förtroendevalda har när det gäller kyrklig information och kommunikation. Detta kräver analyser och utvärderingar av redan gjorda satsningar, nya undersökningar och samarbete med andra delar av Svenska kyrkan för att nå maximal effekt av det arbete som utförs. Det behövs också mer kunskap om hur andra organisationer och företag arbetar med strategisk information.

Den bildbyrå som finns på Kyrkokansliet behöver utveckla nya former för att nå de mål som satts för att göra bilden av Svenska kyrkan spridd och använd.

Interninformationen bör förstärkas och uppvärderas. Den spelar en strategisk roll för Kyrkokansliets samlade arbete.

Kyrkovalet är redan nämnt. Här väntar informations- och kommunikationsinsatser med högsta prioritet och tyngd.

Verksamhetsområdet skall inte göra mer av allt. Projektet Communicare skall som nämnts avvecklas. Den Mediespegel som idag ges ut som nyhetsbrev och skickas på posten eller per fax läggs inom kort ut på nätet. Det finns också annan information som kan överföras till Internet eller kyrknät. Både redaktörer och strateger har som uppgift i sitt förnyelsearbete att slutföra och avveckla delar av sitt arbete. Med metoden hjälp till självhjälp kan fler handläggare på Kyrkokansliet genomföra egna informationsinsatser kring sina satsningar.

Som helhet är dock Svenska kyrkans information på nationella nivån inne i ett expansivt skede. Uppdraget har blivit större och mottagarna fler och i fler målgrupper. Svenska kyrkans nya behov av tydlighet och att höras och synas i samhället föranleder nytt tänkande och nya metoder.

Effektmål

· År 2003 skall 50 procent av de kyrkotillhöriga uppleva att Svenska kyrkan vill ha en positiv relation till sina tillhöriga.

· År 2003 skall 80 procent av Sveriges befolkning uppleva att de har tillgång till den information de behöver om trossamfundet Svenska kyrkan.

· År 2003 skall 70 procent av de kyrkotillhöriga uppleva att Svenska kyrkan deltar aktivt och kunnigt i samhällssamtalet.

Informationsservice

Fakta och information om Svenska kyrkan efterfrågas alltmer. Många vänder sig direkt till Svenska kyrkan på nationell nivå med önskemål och förfrågningar av vitt skilda slag. Ökningen har varit markant de senaste åren. För att möta detta behov har enheten Informationsservice skapats.

Via telefonnumret 018-16 96 00 får förtroendevalda, anställda och frivilliga snabbt service när det gäller information och materialbeställning. Hit vänder sig också den breda allmänheten i allt högre grad med alla typer av spörsmål.

Många förfrågningar kommer via fax eller brev. Antalet e-post har flerdubblats det senaste året.

Genom en modell med kontaktmannaskap sprids och slussas information mellan handläggare på olika avdelningar och informationsgivare utåt.

Informationsservice har också uppdraget att svara för utställningsverksamheten i Kyrkokansliet, för studiebesök och viss gästintroduktion. Inom Informationsservice ram produceras presentationsfilmer om Svenska kyrkans arbete på nationell nivå.

Den senaste tidens förändringar har inneburit vidgat arbete för Informationsservice. Relationsförändringarna gentemot staten föranledde en mängd samtal och brev. Det så kallade Kyrkkontot och Förändringsprojektet har använt personal från Informationsservice. Detta kommer med all sannolikhet att vara en fortsatt utveckling. Kompetens från denna verksamhet kan befrukta andra verksamheter. Människors frågor till kyrkan behöver besvaras på ett snabbt och adekvat sätt – det är också ett sätt att berätta vem man vill vara. Informationsservice har också en avlastande effekt på andra verksamheter.

Under 2000 har ett Informationscentrum skapats genom nya lokaler i bottenplanet av Kyrkokansliet. Här finns en potential att i ännu högre grad bli det namnet säger: ett centrum för snabb och lättillgänglig information om Svenska kyrkan, i bildlig och bokstavlig mening möjlig att nå direkt från gatan. Här finns också möjlighet till att i mer systematiserad form bygga upp en datoriserad kunskapsbank för Svenska kyrkan.

Effektmål

· Att 90 procent eller mer skall anse att de har fått värdefull hjälp av Informationsservice.

· Att 80 procent av alla ärenden skall behandlas inom ett dygn.

· Att 90 procent av kunderna skall känna att den personal de har kontakt med har tillräckliga kunskaper.

Konsekvensanalys, prioriteringar och bedömning av ekonomiska resurser

Svenska kyrkans information har i samband med den nya kyrkoordningen erhållit ett vidgat ansvar för informationsarbetet. Detta gäller inte enbart i det arbete som sker i direkt anslutning till den nationella nivåns insatser utan också i relation till stift och församlingar. De ekonomiska konsekvenserna av det vidgade uppdraget kunde inte bedömas fullt ut i samband med den budgetskrivelse som antogs av Kyrkomötet 1999 för åren 2000–2002. Erfarenheterna visar att ökade informationssatsningar inte enbart behövs i förhållande till den nya kyrkoordningen och dess konsekvenser, utan förstärkta satsningar behövs även i relation till informationsbehovet i vidare mening. För att möta dessa vidgade informationsinsatser behöver verksamhetskostnaderna därför justeras.

Kyrkovalet 2001 ger anledning att på nytt kommunicera vad Svenska kyrkan är och gör mot den breda allmänheten. Att kommunicera mot den breda allmänheten tar stora summor i anspråk, men vi vet också att återkommande kommunikation är mer effektiv.

De nationella informationssatsningar som har föreslagits kommer inte att förta behovet av andra insatser om valdeltagandet skall hållas uppe och helst förstärkas. Informations- och kommunikationssatsningar med lokal utgångspunkt kommer att vara av största vikt, liksom de politiska nomineringsgruppernas arbete.

Satsningar på Internet och annan elektronisk kommunikation måste ges större utvecklingsmöjlighet än vad som hittills varit möjligt. Investering i ny teknik innebär att man under en begränsad tidsperiod måste räkna med dubbla kostnader både för den traditionella distributionen som för de nya elektroniska medierna. Utan utveckling här blir kyrkan ifrånsprungen på ett område med många möjligheter. En satsning på IT nu gör dessutom att man om några år kommer att kunna rationalisera i vissa informationskostnader.

En grafisk profil för Svenska kyrkan är beställd och arbetet med den har startat. För att få uppslutning och genomslagskraft för denna ute bland stift och församlingar kommer en tyngdpunkt i implementeringen av detta arbete att ligga 2001, för vilket pengar inte tidigare anslagits.

Detsamma gäller arbetet med den kommunikationsstrategi som tidigare beslutats. Den process som bör föregå en skriven policy är ännu inte påbörjad. Det är viktigt att detta blir en angelägenhet för hela Svenska kyrkan.

Verksamhetsområdets rambudget

Beloppen anges i tkr.