5 Prövning av begäran att utfå handlingar

Kyrkostyrelsens förslag: Domkapitlet skall självt pröva frågor om utlämnande av handlingar enligt 53 kap. i de fall begäran om utlämnande avser handlingar som hör till dess verksamhet. På samma sätt skall biskopen pröva dessa frågor när begäran avser en handling som hör till dennes verksamhet. Vidare möjliggörs för domkapitlet att delegera beslutsfattande i frågor om utlämnande av handling till ordföranden, vice ordföranden och sekreteraren. Ändrade paragrafer: 53 kap. 10 § och 9 kap. 5b §

Promemorians förslag: Överensstämmer med vårt såvitt gäller rätten för domkapitlet att självt pröva frågor om utlämnande av handling. Vi föreslår dock att även biskopen skall ha rätt att pröva frågor om utlämnande när begäran avser en handling i ett ärende som faller under biskopens självständiga ansvarsområde enligt 8 kap. 1 §. Vidare föreslår vi att reglerna om domkapitlets prövningsrätt kompletteras med en delegationsbestämmelse som möjliggör för domkapitlet att delegera beslutsfattande i dessa frågor även till kapitlets sekreterare.

Remissinstanserna

I stort sett samtliga remissinstanser tillstyrker promemorians förslag.

Svenska kyrkans överklagandenämnd samt Stiftsstyrelsen och Domkapitlet i Lunds stift anser att det också bör övervägas att införa en motsvarande reglering för handlingar i ärenden som handläggs av biskopen. Man påpekar att biskopen också har ett självständigt ansvarsområde enligt kyrkoordningen och att det i de ärenden som faller under detta ansvarsområde kan förekomma handlingar med känsliga uppgifter som inte bör spridas i en vidare krets än nödvändigt. Stiftsstyrelsen och Domkapitlet i Lund pekar härvid speciellt på visitationsärendena i vilka det kan förekomma handlingar som innehåller känsliga uppgifter om t.ex. personliga förhållanden och som ingen annan än biskopen därför bör ta del av för att avgöra om handlingarna kan lämnas ut.

Domkapitlet i Göteborgs stift påpekar att det i 53 kap. 9 § kyrkoordningen finns ett krav på att en begäran om utlämnande av handling skall ske skyndsamt. Man framhåller att en skyndsam handläggning av dessa ärenden hos stiftsstyrelsen i dag möjliggörs genom att beslutsfattandet delegeras till delegat. Man menar att eftersom domkapitlet i dag inte har någon motsvarande delegationsmöjlighet riskerar förslaget leda till orimligt långa handläggningstider. Därför föreslår man att domkapitlets beslut i dessa ärenden skall kunna delegeras till bland andra domkapitlets sekreterare eller annan stiftsjurist.

5.1 Bakgrund

De grundläggande bestämmelserna om offentlighet för handlingar finns i 53 kap kyrkoordningen. Av 53 kap. 1 § framgår att för de allmänna handlingar som förvaras hos Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar gäller den statliga offentlighetsprincipen. För andra handlingar än de allmänna tillämpas enligt 2 § en inomkyrklig offentlighetsprincip, vars omfattning framgår av 3 §. Av 4 § framgår att undantag från rätten att ta del av handlingar som avses i 3 § gäller endast för handlingar som innehåller uppgifter som skyddas av förbud enligt 54 kap.

I 53 kap. 10 § anges hur man skall förfara när någon önskar få ta del av en handling. Bestämmelsen har utformats med förebild av vad som gäller i den statliga regleringen. I första stycket sägs det tämligen klart att den enhet som förvarar en handling också skall pröva frågan om dess utlämnande. Utgångspunkten är, som framgår av andra stycket, att den som hos den juridiska personen svarar för ”vården” av en handling också är den som i första hand skall pröva om handlingen kan lämnas ut. Han eller hon skall dock, enligt tredje stycket, om det är tveksamt om ett utlämnande skall ske, föra frågan vidare till den juridiska personen för prövning, dvs. den juridiska person hos vilken han eller hon är anställd. Med den ”juridiska personen” menas församlingen, samfälligheten, stiftet respektive Trossamfundet Svenska kyrkan på nationell nivå. I praktiken innebär det att frågan skall prövas av någon som har rätt att företräda den juridiska personen i ärenden av detta slag, dvs. kyrkorådet, kyrkonämnden, stiftsstyrelsen respektive Kyrkostyrelsen. Av tredje stycket framgår vidare att det inte bara finns en möjlighet för handläggaren att hänskjuta utlämnandefrågan till den juridiska personen utan också en skyldighet att göra det om den enskilde så begär. Eftersom det är en förutsättning för att den enskilde skall kunna gå vidare med sin begäran att han eller hon har fått ett formellt beslut om avslag, kan ett sådant beslut alltid begäras av den enskilde.

I Överklagandenämndens verksamhetsberättelse för år 2003 pekar nämnden på att vissa ärenden som behandlas av domkapitlet kan innehålla känsliga uppgifter om personliga förhållanden. Enligt gällande bestämmelser kan prövningen av begäran att utfå handlingar med sådana uppgifter hamna hos stiftsstyrelsen såsom företrädare för den juridiska personen stiftet. Nämnden menar att detta innebär att för enskilda personer känsliga uppgifter kommer att spridas till ytterligare ett antal personer, vilka efter beslut i sekretessfrågan inte har något med ärendet att göra. Enligt Överklagandenämnden bör det ske en begränsning av den krets som får del av sekretessbelagda uppgifter. Därför bör det enligt nämnden övervägas att låta domkapitlet självt pröva frågor om utlämnande av handlingar i ärenden som handläggs i domkapitlet.

Tillsyns- och uppdragsutskottet, som har att bereda till Kyrkomötet överlämnade verksamhetsberättelser från bl.a. Överklagandenämnden, föreslog vid 2004 års kyrkomöte att Kyrkomötet, med anledning av Överklagandenämndens verksamhetsberättelse, skulle uppdra åt Kyrkostyrelsen att göra en översyn av kyrkoordningens bestämmelser om prövning av begäran att utfå handlingar. Utskottet konstaterade att det är mycket angeläget att känsliga personuppgifter av det slag som kan förekomma främst i tillsynsärenden hos domkapitlet inte ges vidare spridning än vad som är nödvändigt. Utskottet menade att det finns anledning att överväga om inte domkapitlet självt skall pröva frågor om utlämnande av handlingar i ärenden som handläggs i domkapitlet. Kyrkomötet biföll utskottets förslag till beslut (KmSkr 2004:12).

5.2 Överväganden och förslag

Som framgått ovan innebär nu gällande bestämmelser att stiftsstyrelsen kan komma att pröva begäran att utfå handlingar i ärenden som handläggs av domkapitlet. Detta innebär att för enskilda personer känsliga uppgifter av det slag som kan förekomma i främst tillsynsärenden hos domkapitlet kommer att spridas till ytterligare ett antal personer. Det är angeläget att sådana känsliga personuppgifter inte ges vidare spridning än nödvändigt. Mot denna bakgrund finns det anledning att ge domkapitlet självt rätt att pröva frågor om utlämnande av handlingar i ärenden som hör till den tillsyns- och överprövningsverksamhet som sker hos domkapitlet. Vi föreslår därför att 53 kap. 10 § ändras så att domkapitlet självt prövar begäran att få ut sådana handlingar.

Beträffande vad Domkapitlet i Göteborgs stift anfört angående delegation kan anmärkas att domkapitlet har möjlighet att delegera beslutsfattande i dessa ärenden till ordföranden och vice ordföranden. Denna delegationsmöjlighet följer redan av den allmänna delegationsbestämmelsen i 9 kap. 5 a §. Det kan dock, mot bakgrund av det krav på skyndsam handläggning som kyrkoordningen uppställer för dessa fall, finnas skäl att utsträcka denna delegationsmöjlighet även till domkapitlets sekreterare.

Överklagandenämnden samt Stiftsstyrelsen och Domkapitlet i Lunds stift har anfört att även biskopen bör ges möjlighet att själv pröva frågor om utlämnande av handling i ärenden som faller under biskopens självständiga ansvarsområde. Kyrkostyrelsen har under hand inhämtat synpunkter från stiften på denna fråga. Av de stift som svarat har samtliga varit positivt inställda till förslaget att införa en sådan reglering. Även om det bör framhållas att en del av de här aktuella handlingarna torde omfattas av biskopens absoluta tystnadsplikt så gäller detta emellertid inte samtliga handlingar. Som påpekats av remissinstanserna kan det, särskilt i visitationsärenden förekomma handlingar som innehåller känsliga uppgifter. Inte heller dessa handlingar bör spridas i en vidare krets än nödvändigt. Det finns därför skäl att även beträffande biskopen införa en reglering motsvarande den som föreslås för domkapitlet.

Som bestämmelserna är utformade kommer domkapitlets och biskopens beslut i fråga om begäran att få ut handlingar att kunna överklagas till Överklagandenämnden.