4 Svenska kyrkans gemensamma datasystem

Kyrkostyrelsens förslag: Kyrkoordningen förtydligas så att det klargörs att den nationella nivåns ansvar för systemfrågor inte enbart avser kyrkobokföringssystemet utan alla datasystem som är gemensamma för Svenska kyrkan. Vidare bemyndigas Kyrkostyrelsen att besluta närmare bestämmelser om användningen av de gemensamma datasystemen. Ändrade paragrafer: 10 kap. 3 § och 56 kap. 3 §

Promemorians förslag: Överensstämmer med vårt.

Remissinstanserna

I stort sett samtliga remissinstanser tillstyrker promemorians förslag. Det gör även Lysekils pastorat som dock menar att uttrycket ”alla datasystem” är oklart och möjligen borde preciseras så att det inte blir en fri tolkningsfråga vad som är nationella nivåns ansvar för systemfrågor.

Även Karlstads stift tillstyrker förslaget men framhåller vikten av att en starkare styrning av IT-frågorna inte får tillåtas inverka hämmande på det lokala utvecklingsarbetet. Man menar därför att det är angeläget att den nationella nivån är lyhörd för regionala och lokala behov av IT-lösningar.

Luleå stift ställer sig tveksamt till behovet av starkare nationell styrning och menar att frågan bör utredas vidare och förtydliganden göras. Man anför att det inte utan vidare kan förutsättas att alla enheter har ekonomiska resurser att göra investeringar i erforderlig takt för att följa direktiv från nationell nivå vad gäller t.ex. programvaror och annan utrustning. Man anser vidare att en del av systemen på nationell nivå är bra för de mindre enheterna men inte för de större som har egna system. Man menar att det självfallet är bra om alla kan följa samma standard men frågar sig hur man skall förfara med de enheter som redan i dag byggt upp egna system och som ej följer/vill följa nationell standard.

4.1 Bakgrund

1999 års kyrkoordning

I kyrkoordningen i dess ursprungliga lydelse fanns en reglering rörande dels kyrkobokföringssystemet, dels systemfrågor om kyrkobokföringsregistren, dels registren inom kyrkobokföringen.

I 10 kap. 3 § punkten 7 angavs att Kyrkomötet eller något organ som Kyrkomötet bestämmer skulle ha hand om ”övergripande frågor när det gäller kyrkobokföringssystemet”. Av förarbetena till bestämmelsen (Svenska kyrkans utredningar 1998:1 sid. 245) framgår att avsikten var att Kyrkomötet skulle kunna delegera bl.a. dessa uppgifter till Kyrkofondens styrelse genom en närmare reglering i styrelsens instruktion.

Någon sådan reglering skedde dock inte. Däremot kom i den lydelse av kyrkoordningen som slutligen antogs att anges uttryckligen i 10 kap. 5 § kyrkoordningen att Kyrkofondens styrelse skulle ansvara för ”…det kyrkliga utjämningssystemet, systemfrågor om kyrkobokföringsregistren samt de övergripande frågorna när det gäller avgiftsbetalning”. Vad detta innebar förklarades något i Centralstyrelsens kyrkoordningsskrivelse till 1999 års kyrkomöte (CsSkr 1999:3 sid. 2–156 ff.).

Kyrkofondens styrelses uppgift att handha systemfrågor om kyrkobokföringsregistret och övergripande frågor när det gäller avgiftsbetalning avser det system för utbetalning av avgiftsmedel till församlingar, kyrkliga samfälligheter och stift som skall skapas och detta systems anknytning till kyrkobokföringssystemet. Frågor om kyrkobokföringens innehåll faller däremot på Kyrkostyrelsen.

Som framgår av citatet skulle frågor om kyrkobokföringens innehåll falla på Kyrkostyrelsen. Dock fanns en närmare reglering av just kyrkobokföringen i kyrkoordningen och denna var tämligen omfattande. I 56 kap. fanns således, utöver en beskrivning av vilka register som omfattades av kyrkobokföringen, även bestämmelser om vilka uppgifter som skulle finnas i registren, vem som skulle föra in uppgifterna och var m.m. Kyrkostyrelsens uppgift var enligt 56 kap. att svara för det s.k. centrala tillhörighetsregistret, det centrala referensregistret och det centrala verksamhetsregistret till vilka uppgifter skulle överföras från de lokala och regionala registren. Bestämmelserna i kyrkoordningen kom därmed att i huvudsak motsvara vad som hade gällt tidigare enligt kyrkolagen, de kyrkliga kungörelserna och Datainspektionens föreskrifter.

Redan tidigt visade det sig att regleringen i kyrkoordningen inte fullt ut motsvarade de krav som kyrkan ställdes inför när det gällde uppbygganden av register och datasystem efter de ändrade kyrka-statrelationerna. När Svenska kyrkan själv skulle administrera kyrkoavgiftsbetalning, statistik, kyrkoval etc. krävdes nya, för hela Svenska kyrkan gemensamma, systemtekniska lösningar. Även till följd av kravet i 14 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan på uppgiftslämnande till Kammarkollegiets trossamfundsregister behövdes ett nytt register som till en del skulle omfatta vad som i kyrkoordningen betecknades verksamhetsregister men som också skulle innehålla ytterligare uppgifter såsom särskilt utsedda behöriga firmatecknare. För att åstadkomma detta skapades det s.k. Organisationsregistret. Även för detta register fanns behov av en reglering men i avsaknad av uttryckligt bemyndigande i kyrkoordningen kunde Kyrkostyrelsen inte utfärda bestämmelser utan endast anvisningar (se Kyrkostyrelsens anvisningar om organisationsregistret, SvKB 1999:11).

Vidare kom till följd av personuppgiftslagens (SFS 1998:204) ikraftträdande, vilket skedde den 1 oktober 2001 för flertalet av registren inom Svenska kyrkan, hänvisningarna till datalagen i 56 kap. 27 och 29 §§ att bli inadekvata.

2003 års kyrkomöte

De nu redovisade bestämmelserna fanns kvar oförändrade fram till 2003 års kyrkomöte. Då skedde ändringar i kyrkoordningen såväl när det gäller ansvarsfördelningen av systemfrågorna som beträffande regleringen av kyrkobok föringsregistren.

I en strävan att renodla de uppgifter som ankom på Kyrkofondens styrelse föreslog Kyrkostyrelsen i skrivelsen Vissa frågor om kyrkofondens ställning (KsSkr 2003:10) att ansvaret för de nationella datasystemen skulle övergå till Kyrkostyrelsen. Som motiv anfördes att dubbelarbete därmed skulle kunna undvikas och att samordningen mellan de olika datasystemen som används på nationell nivå skulle förbättras. Ekonomi- och egendomsutskottet föreslog bifall till skrivelsen i den delen (bet. EE 2003:2, Kyrkofondens ställning) och Kyrkomötet beslutade i enlighet med det.

I en annan skrivelse, Översyn av vissa bestämmelser i kyrkoordningen (KsSkr 2003:7) föreslog Kyrkostyrelsen att 56 kap. om kyrkobokföring och andra register skulle skrivas om. Som motiv anförde Kyrkostyrelsen bl.a. att det fanns ett behov av enklare och mer lättillgängliga bestämmelser, anpassade efter uppkomna behov och förändringar. Till detta kom att ett nytt kyrkobokföringssystem skulle införas som innebar en annan teknisk lösning än det system som dittills hade varit i bruk. Genom det nya systemet skulle ett register för kyrkobokföring med central datalagring skapas, dvs. ett system där alla uppgifter finns centralt och där de olika enheterna inom Svenska kyrkan arbetar direkt mot den centrala databasen.

Kyrkostyrelsens förslag var att ersätta då gällande detaljreglering i 56 kap. kyrkoordningen med ett fåtal grundläggande bestämmelser om ändamålen med dels kyrkobokföringen, dels övriga register. Förslaget innebar samtidigt ett förtydligande av att med begreppet kyrkobokföring skulle avses tillhörighetsregistren samt ministerialböckerna. Därutöver skulle Kyrkostyrelsen få befogenhet att bestämma om ytterligare register samt ett allmänt bemyndigande att utfärda närmare bestämmelser om följande:

- registrens ändamål

- vad registren skall innehålla

- vem som skall föra registren

- vilka uppgifter som skall lämnas

- när och av vem uppgifter skall lämnas

- vem som skall underrättas om uppgifter ur registren, och

- övriga uppgifter i registren.

I skrivelsen angavs att de bestämmelser som Kyrkostyrelsen nu skulle få utfärda till sitt innehåll i huvudsak förväntades motsvara vad som tidigare hade funnits i 56 kapitlet. Kyrkorättsutskottet föreslog bifall till skrivelsen i den delen (bet. Kr 2003:2 Översyn av vissa bestämmelser i kyrkoordningen) och Kyrkomötet beslutade i enlighet med det.

Kyrkostyrelsen har därefter utfärdat närmare bestämmelser om kyrkobokföring (dvs. tillhörighetsregister och ministerialböcker) i Svenska kyrkan (SvKB 2003:13). Däremot har ingen närmare reglering ännu skett av övriga i 56 kap. 2 § kyrkoordningen beskrivna register. Fortfarande gäller dock de tidigare nämnda anvisningarna om Organisationsregistret men en översyn av dessa samt en analys av om ytterligare register behöver regleras är planerad.

Konsekvenser av nu gällande bestämmelser

När det i tidigare lydelse av 10 kap. 5 § angavs att Kyrkofondens styrelse skulle ansvara för ”systemfrågor om kyrkobokföringsregistren” kom, till följd av då gällande reglering i 56 kap., inte bara systemfrågor om tillhörighetsregister och ministerialböcker att omfattas utan också systemfrågor om indelningsregister och verksamhetsregister. I och med att denna formulering ströks genom ändringar vid 2003 års kyrkomöte utan att någon motsvarande justering har gjorts när det gäller Kyrkostyrelsens uppgifter, har det uppkommit viss oklarhet om vad Kyrkostyrelsens ansvar på den här punkten egentligen omfattar. Varken i tidigare eller nu gällande bestämmelser eller i förarbetena till dem finns nämligen någon närmare beskrivning av vad som var avsett skulle övergå till Kyrkostyrelsens ansvar från Kyrkofondens styrelse. Begreppet ”nationella datasystem” som användes i Kyrkostyrelsens skrivelse (KsSkr 2003:10) förklarades inte närmare. Det är dock tydligt av sammanhanget att därmed avsågs något mer än bara kyrkobokföringssystemet.

I 10 kap. 3 § talas fortfarande om att Kyrkomötet eller något organ som Kyrkomötet bestämmer skall ha hand om ”övergripande frågor när det gäller kyrkobokföringssystemet”. Med den klargörande avgränsning som begreppet kyrkobokföring nu har fått i kyrkoordningen finns det för närvarande inte någon reglering vare sig i kyrkoordningen eller i någon instruktion av systemfrågor i övrigt. Genom de ändringar som gjordes vid 2003 års kyrkomöte har det alltså skett en inte avsedd avgränsning när det gäller den nationella nivåns ansvar för de stora, för hela Svenska kyrkan gemensamma, datasystemen enligt kyrkoordningen. Det kvarstår en oklarhet om vem som faktiskt har ansvaret eftersom inget organ har utpekats såsom ansvarigt på det sätt som förutsattes ske när bestämmelserna i 10 kap. 3 § kom till. Att Kyrkostyrelsen har ansvaret framgår dock ”indirekt” genom 2003 års kyrkomötesbeslut i fråga om Kyrkofondens styrelse. Något av detta kan rymmas inom de ”förvaltande uppgifter” som Kyrkostyrelsen enligt 10 kap. 4 § sägs ha men räckvidden av styrelsens kompetens är ändå oklar.

Av vad som nu har sagts framgår att det kan finnas skäl att i kyrkoordningen förtydliga vad som gäller i fråga om de ”nationella datasystemen”. För att det skall vara möjligt behöver dock först klargöras vad som avses med ”nationella datasystem” för vilka det är rimligt att just Kyrkostyrelsen har ansvaret. Tidigare har antytts att det bör vara fråga om för hela Svenska kyrkan gemensamma datasystem, vilka används av församlingar, stift samt nationella nivån. I det följande beskrivs några sådana datasystem närmare.

Svenska kyrkans gemensamma IT-system i dag

Kyrkobokföringen

Som tidigare har sagts finns ett kyrkobokföringssystem (KBOK) för att svara upp mot de krav som ställs i kyrkoordningens 56 kap. 1 § och i Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om kyrkobokföring (SvKB 2003:13). Tidigare bestod kyrkobokföringen av en databas med tillhörande applikation som fanns hos användarna/ församlingarna samt en central databas. Mellan den centrala och de lokala databaserna skedde datautbyte via filavisering. Det systemet hade i princip funnits sedan folkbokföringsreformen år 1991 och var tekniskt föråldrat. Det nya systemet som började tas i bruk hösten 2003 bygger på att data lagras centralt. De olika enheterna inom Svenska kyrkan arbetar direkt mot den centrala databasen som därmed hålls ständigt ”aktuell”. Det nya KBOK avses när det är fullt ut genomfört ge betydligt bättre funktionalitet. Systemet är nu i bruk men vidareutveckling pågår.

Genom kyrkobokföringssystemet kan Svenska kyrkan på nationell nivå ha kontroll över vilka som tillhör kyrkan, dels för egen del (uppgifterna ligger bl.a. till grund för kyrkans valsystem), dels för Skatteverket som enligt 6 § lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund har rätt att få del av sådana uppgifter för att kunna hantera uppbördshjälpen. Eftersom det är i församlingarna som in- och utträden hanteras (frånsett utlandsbosatta som sköts av Kyrkostyrelsen) medan det är nationella nivån som kommunicerar med Skatteverket behövs ett gemensamt datasystem så att uppgifterna kan hållas samlade.

Organisationsregistret

Organisationsregistret är som tidigare nämnts det register som förtecknar alla kyrkliga enheter, deras behöriga företrädare m.m. Registret är en förutsättning för att Svenska kyrkan skall kunna lämna uppgifter till Kammarkollegiets trossamfundsregister enligt 14 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan. Organisationsregistret är också en förutsättning för att bl.a. kyrkobokföringssystemet och valsystemet (se vidare i det följande) skall fungera eftersom det förser båda dessa system med underlag för den kyrkliga organisationen. Organisationsregistret har också flera andra viktiga funktioner. Här sker inhämtning från och leverans till flera instanser av uppgifter avseende kyrko- och begravningsavgifter. Här förtecknas också förtroendevalda med olika funktioner. Även detta register är under utveckling. Bland annat är det avsett att samtliga som innehar kyrkans vigningstjänst skall finnas registrerade för att stiftens tillsynsfunktion på så sätt skall underlättas. I likhet med kyrkobokföringen bygger Organisationsregistret på uppgifter som levereras från församlings-, samfällighets- och stiftsnivån men som behöver hanteras även av den nationella nivån samt gentemot myndigheter och andra berörda.

Kyrknätet med tillhörande IT-säkerhet

Kyrknätet är det gemensamma intranätet genom vilket samtliga enheter i Svenska kyrkan kan kommunicera och knytas samman. Nätet har en mycket god tillgänglighet och höga krav på säkerhet. Det har en gemensam påfart mot Internet med central övervakning och kan därigenom erbjuda alla användare ett effektivt skydd mot virusattacker. Kyrknätet fungerar som en för kyrkans enheter gemensam plattform på vilken kopplas olika s.k. applikationer vartefter behov uppstår. Exempelvis sker åtkomsten till såväl kyrkobokföringen som Organisationsregistret via Kyrknätet. Ytterligare applikationer beskrivs i det följande.

Svenska kyrkans E-postsystem

E-postsystemet har utvecklats till ett mycket viktigt hjälpmedel för kommunikation inom Svenska kyrkan. Det är ett av Sveriges största e-postsystem, med drygt 14 000 användare och 46 hopkopplade e-postservrar. E-postsystemet har ett automatiskt virus- och skräppostfilter som har visat sig ge ett bra skydd mot s.k. skräppost. Genom det filtret strömmar mer än 50 000 e-postmeddelanden per dag. Per år hanteras ca 15 miljoner meddelanden i systemet och volymen ökar stadigt. I systemet finns också kyrkans gemensamma katalog.

Svenska kyrkans Statistikdatabas

Både ekonomisk statistik samt verksamhetsstatistik hämtas i dag in och bearbetas elektroniskt. Tillgängligheten i statistikdatabasen har väsentligt ökat möjligheterna för verksamheten att plocka fram intressanta nyckeltal. Statistikdatabasen innehåller också en modul för budgetsimulering som hjälper ekonomiska enheter med uppdaterade prognoser och beräkningsunderlag i samband med budgetering. Applikationen förväntas utvecklas ytterligare under de kommande åren med ytterligare statistikmaterial, nya nyckeltal m.m.

Val och mandatsystem

För genomförande av kyrkliga val finns Val och mandatsystemet. Systemet är ett delsystem inom organisationsregistret som bl.a. hanterar:

- Valdistriktsindelning

- Kandidatförteckningar

- Valsedlar

- Röstkort

- Mandatfördelning

Före år 2000 var detta en uppgift som ankom på statliga valmyndigheter men i och med relationsändringen blev det nödvändigt för kyrkan att bygga ett helt eget valsystem. Detta system, som användes första gången vid 2001 års kyrkoval, vidareutvecklas nu inför 2005 års kyrkoval. Bland annat har det krävts justeringar för att klara kyrkans valdistriktsindelning eftersom de tidigare använda borgerliga valdistrikten inte längre behöver följa församlingsgränserna och därmed inte fungerar som underlag i kyrkovalet.

Kyrkoantikvarisk ersättning

Det statliga stödet i form av kyrkoantikvarisk ersättning hanteras i ett eget delsystem i Svenska kyrkans projekthanteringssystem, PHS. Systemet fungerar som ett verktyg mellan stiften och kyrkans nationella nivå. PHS används för registrering av alla ansökningar om kyrkoantikvarisk ersättning och också för behandlingen av dem i stiften och i kyrkokansliet. På så sätt delar stiftens handläggare information med den nationella nivån, utan att stora mängder handlingar måste skickas fram och tillbaka. Därmed säkerställs att alla berörda har tillgång till samma information och material. Systemet möjliggör uttag av rapporter och underlag till olika instanser (regeringen, länsstyrelserna och Riksantikvarieämbetet). Systemet är integrerat med Riksantikvarie

ämbetets kyrkobyggnadsregister. Genom PHS görs också utbetalningarna av ersättningen till respektive församlings konto i kyrkkontot.

Utbetalning av kyrkoavgift

Utbetalning av kyrkoavgift sker i dag till samtliga ekonomiska enheter via Kyrknätet till Kyrkkontot hos Föreningssparbanken. Ett äldre system (ISLAM) används i dag för detta, men utveckling pågår av ett nytt kollekt- och betalsystem (KSB) som kommer att införas successivt under 2005 och vara fullt infört den 1 januari 2006. Systemet kommer i sin första fas att hantera utbetalning av kyrkoavgift, kyrkoantikvarisk ersättning, stiftsbidrag och kyrkobyggnadsbidrag samt valsedelsfakturering. Systemet kommer också att ta över in- och utbetalningar av samtliga riks- och stiftskollekter. Det tillhandahåller elektronisk attest av insamlade kollekter som sedan ”clearas” i samband med utbetalning av kyrkoavgiften. Systemet kommer därmed att ersätta dagens hantering av kollekter via postgirot fullt ut från den 1 januari 2006.

4.2 Överväganden och förslag

De system som har beskrivits ovan kan vart och ett sägas vara verksamhetskritiskt. Att kyrkoordningen när det gäller datasystem ”bara” talar om kyrkobokföring är förklarligt av historiska skäl men knappast logiskt om man ser till betydelsen av de olika systemen. Som tidigare har sagts är det – med nuvarande reglering – inte heller alldeles tydligt vad som gäller. Lysekils pastorat har efterlyst en precisering av uttrycket ”alla datasystem” så att det inte blir en fri tolkningsfråga vad som avses härmed. Som ovan anförts är de system som omfattas av nationella nivåns ansvar samtliga sådana att de är för hela Svenska kyrkan gemensamma. De är nödvändiga för verksamheten i kyrkans församlingar, samfälligheter, stift samt på nationell nivå. Ansvaret enligt paragrafen omfattar med andra ord inte system som endast används i t.ex. en eller flera församlingar eller samfälligheter. Vi menar att det häri måste anses ligga en tillräcklig precisering av vad nationella nivåns ansvar omfattar. Beteckningen ”nationella datasystem” som har förekommit i samband med tidigare ändringar är i viss mening missvisande eftersom det leder tanken till att systemen används bara på den nationella nivån. En lämpligare beteckning bör därför vara just Svenska kyrkans ”gemensamma datasystem”.

Som framgår av den gjorda redovisningen är de gemensamma datasystemen väsentliga för att verksamheten och kommunikationen i den omfattande organisation som Svenska kyrkan är, skall fungera. Med hjälp av IT kan Svenska kyrkan både rationalisera och skapa bättre och snabbare informationsflöden som kan bidra till en högre kvalitet och bättre spridning av och tillgång till information. Det är därför rimligt att det i kyrkoordningen finns ett utpekat ansvar för dessa system.

Det är vidare rimligt att utgå från att verksamheten över tiden kommer att ställa allt större krav på systemens tillgänglighet och tillförlitlighet. Den tekniska utvecklingen på dataområdet sker mycket snabbt. Nya versioner som kräver ständiga uppgraderingar innebär en risk för att utvecklingen lokalt kommer att ske olika snabbt. Som Luleå stift påpekat finns det också enheter som har byggt upp egna system. Eventuella önskemål hos dessa enheter att ha kvar sina egna system måste vägas mot det samlade behovet av effektiva och säkra system för Svenska kyrkan som helhet. Självklart måste, i de fall det uppstår ett behov för vissa enheter att av effektivitets- eller säkerhetsskäl byta ut sina egna system, ett sådant byte ske i nära samråd mellan Kyrkostyrelsen och berörda enheter. Om den gemensamma plattformen skall vara till fortsatt nytta fordras dock att användarna av systemen följs åt i ungefär samma takt i utvecklingen. Varje enhet måste svara för att underhålla sina delar av de gemensamma systemen samtidigt som det krävs samordning av när och på vilket sätt olika aktiviteter skall ske. Därför är det viktigt att den gemensamma plattformen på vilka dessa system vilar kan vidmakthållas och vidareutvecklas. Först då blir IT-stödet i Svenska kyrkan det hjälpmedel som det är tänkt att vara, dvs. samverkande, effektivt och kostnadsbesparande.

På samtliga nivåer inom Svenska kyrkan fattas beslut i IT-frågor. På den nationella nivån, i kyrkokansliet, finns den s.k. IT-ledningen. IT-ledningen är en ledningsgrupp underställd generalsekreteraren som stödjer honom i de uppgifter för samordning och bevakning av systemfrågor som Kyrkostyrelsen har givit honom. I denna ledningsgrupp finns representanter inte bara från kyrkokansliet utan också från Församlingsförbundet och från Göteborgs stift. IT-ledningen beslutar policys och riktlinjer, t.ex. e-postpolicy. Dessa gäller formellt bara för den nationella nivåns hantering även om förhoppningen är att de även följs av andra. Vidare finns en IT-grupp som utöver att bereda ärenden till IT-ledningen också bl.a. tecknar ramavtal för Svenska kyrkan rörande IT och ansvarar för datasäkerheten i systemen. Som ett led i att främja stiftens arbete finns en utbildningsansvarig anställd på nationell nivå som hjälper till att utbilda stiftpersonal t.ex. när nya system skall tas i bruk. Detta så att stiften i sin tur skall kunna stödja församlingarna i deras arbete med de gemensamma systemen.

Till IT-ledningen finns en s.k. IT-referensgrupp knuten. Den är till för att nationell nivå skall kunna utbyta information och kunskap med församlingar och stift. Där ges möjlighet för deltagarna att diskutera problem och lösningar när det gäller utvecklingsfrågor m.m. som är av väsentlig betydelse för samordningen av IT i Svenska kyrkan. En viss samordning sker också ”naturligt” genom att man arbetar i system som är just gemensamma. Men i övrigt sker samordningen av kyrkans IT i dag framför allt genom de s.k. administratörsträffar som den nationella nivån anordnar två gånger per år. Vid dessa träffar möts teknikansvariga från församlingar och stift för att utbyta erfarenheter och information. Alla kyrkans enheter är inbjudna men inte alla deltar med egna IT-ansvariga utan några deltar genom sin upphandlade kompetens. Erfarenheterna visar att det är mycket stor variation i kunskap och förståelse för vikten av samordning. Kunskapen om verksamhetens förutsättningar och behov varierar också.

Som framgår av den nu gjorda redovisningen bygger samordningen av kyrkans IT-system i dag främst på frivilliga åtaganden. Det kan möjligen tyckas självklart att alla som behöver använda de gemensamma systemen också inser vikten av att man därmed följer uppställda policys för den gemensamma plattformen Kyrknätet, ser till att underhålla systemen i de delar som uppdateras lokalt samt följer de instruktioner om gemensam IT-säkerhet som ges. Det har dock visat sig att så inte alltid är fallet. Som exempel kan nämnas att kyrkans gemensamma katalogtjänst, som är grunden för e-postsystemet, fick problem under hösten 2004 p.g.a. att uppgraderingar och ordningen för uppgraderingar inte följdes. Detta ledde till att flera enheter fick fel i sina kataloger. Först efter att specialister från Microsoft hade anlitats kunde problemet lösas.

Mot bakgrund av ovan beskrivna erfarenheter och då de gemensamma systemen har avgörande betydelse för Svenska kyrkans administration är det nödvändigt att systemens kvalitet säkras.

I olika sammanhang har därför behovet av en starkare styrning av IT-frågorna påtalats. Samtidigt är det givetvis angeläget att Kyrkostyrelsen är lyhörd för de behov som finns hos olika enheter och inte vidtar några större förändringar utan att dessa är väl förankrade lokalt och regionalt. Kyrkostyrelsens styrning av IT-frågorna bör åstadkommas genom att Kyrkostyrelsen ges befogenhet att utfärda närmare bestämmelser om ”hur” registren skall föras, dvs. om användningen av de gemensamma datasystemen. Sådana bestämmelser skulle t.ex. kunna innefatta sådant som nu finns i den tidigare nämnda e-postpolicyn, vilka gemensamma program som får användas, vilken utrustning som krävs samt inte minst, policys för informationssäkerhet, ordning för rapportering av fel som upptäcks, lämpliga rutiner för att externa konsulter skall kunna ges tillgång till de interna systemen etc. Därmed skulle en större enhetlighet kunna skapas när det gäller hur de gemensamma systemen används, vilket är väsentligt för att såväl säkerhet som kvalitet skall kunna säkras.