|
Tillsyns- och
uppdragsutskottets betänkande
2005:6
Gallring av digitala ministerialböcker
|
Kyrkomötet
TU 2005:6
|
Sammanfattning
I detta betänkande behandlas motion 2005:60 i vilken föreslås en översyn och eventuell ändring av bestämmelserna om gallring av digitala ministerialböcker. Utskottet bedömer att detta kan medföra fördelar både för det pastorala arbetet och när det gäller säkerhet och forskning m.m. Utskottet föreslår därför bifall till motionen.
Utskottets förslag till kyrkomötesbeslut
Kyrkomötet beslutar att bifalla motion 2005:60.
Redogörelse för ärendet
Motionen
Motion 2005: 60 av Stefan Landmark, Gallring av digitala ministerialböcker
Kyrkomötet beslutar att ge Kyrkostyrelsen i uppdrag att se över SvKB (Svenska kyrkans bestämmelser) 2003:02 och om möjligt ändra gallringsbestämmelserna så att gallring av digitala ministerialböcker sker först när personakten gallras.
Utskottet
Bakgrund
I 55 kap. 7 § kyrkoordningen bemyndigas Kyrkostyrelsen att utfärda vissa närmare regler om vården av handlingar i kyrkans arkiv. Med stöd av detta bemyndigande har Kyrkostyrelsen den 30 januari 2003 meddelat beslut om förteckningsplaner och gallring för Svenska kyrkans arkiv på lokal nivå (Svenska kyrkans bestämmelser, SvKB 2003:2) som trädde i kraft den 1 juli 2003.
Enligt 4 § dessa bestämmelser skall ministerialböcker (dopbok, konfirmationsbok, vigselbok och begravningsbok) i digital form gallras senast 10 år efter det att samtliga uppgifter för respektive bok har tagits ut på papper i kvalité Svenskt arkiv 80 eller 100 eller i form av mikrofilm. I bestämmelserna regleras inte vid vilka tidpunkter eller med vilka tidsintervall som uttag på papper eller i form av mikrofilm skall ske. Det har inte varit möjligt att få någon uppgift om motiven för att gallringsfristen för materialet i digital form bestämts till 10 år efter uttaget.
Synpunkter på den i motionen berörda frågan om gallring av digitala ministerialböcker har inhämtats från kyrkokansliets arkivarie, som anser att ett bevarande av uppgifterna i digital form även efter uttag på papper innebär fördelar på sätt som anges i motionen men också ur säkerhets- och forskningssynpunkt.
Det nya kyrkobokföringssystemet, KBOK 2003, är förberett för att fungera på sådant sätt att ministerialböcker inte gallras. Långtidsarkivering kan därför ske i detta system.
Överväganden
Utskottet bedömer att ett bevarande av ministerialböcker i digital form även efter uttag på papper kan innebära fördelar. I motionen framhålls att tillgång till detta material kan underlätta det pastorala arbetet. Till andra fördelar som framförts vid beredningen av ärendet hör säkerhetsaspekten – bevarande av uppgifterna även om materialet på papper skulle gå förlorat – samt tillgängligheten för forskningsändamål. Det sistnämnda gäller inte minst möjligheten till släktforskning. I sammanhanget har också noterats konsekvenser i form av minskat slitage på det på papper uttagna materialet samt minskad arbetsbelastning vid hantering av detta material.
Sammantaget finner utskottet det motiverat med en sådan översyn och eventuell ändring av gallringsbestämmelserna som föreslås i motionen. Utskottet föreslår därför bifall till motionen.
Uppsala den 29 september 2005
På Tillsyns- och uppdragsutskottets vägnar
Erna Arhag
Närvarande: Erna Arhag, ordförande, Gunborg Engman-Ericsson, Sven Håkansson, Ingrid Emanuelson, Göte Karlsson, Sigvard Raask, Kerstin Linder, Christina Schnackenburg, Lisbeth Göranson, Anna-Lena Forsdahl, Alf Sigling, Hans-Olof Andrén, Carina Etander Rimborg, Marianne Kronbäck och Åke Blomqvist.
Biskoparna Anders Wejryd och Christina Odenberg har deltagit i utskottets överläggningar.   
|
