Tolfte avdelningen: Handlingar och register

Inledning

Det öppna samtalet och den fria granskningen av Svenska kyrkans verksamhet är av avgörande vikt. Offentlighetsprincipen tillämpas för all kyrklig verksamhet, när det inte är uppenbart att andra intressen väger tyngre. För att var och en skall ha tillgång till de skriftliga handlingar som förvaras hos Svenska kyrkan behöver dessa hållas ordnade och bevaras för framtiden. I detta ligger också ett ansvar för att föra vidare det historiska arv som kyrkan har del av.

Det är nödvändigt att det för bikt och enskild själavård råder en absolut tystnadsplikt. Den bekända och förlåtna synden är för alltid utplånad. Förtroendet för den enskilda själavården kräver att prästen inte kan befrias från sin tystnadsplikt. Även i övrigt måste människor som deltar i församlingens verksamhet kunna lita på att uppgifter om deras personliga förhållanden inte förs vidare.

I särskilda böcker, ministerialböcker, antecknas i varje församling vilka kyrkliga handlingar som utförs och vilka personer dessa omfattar. För var och en som tillhör kyrkan blir på detta sätt några milstolpar längs livsvägen antecknade i församlingens bok, från dopet över konfirmationen och vigseln fram till döden och begravningen. Dessa anteckningar får därmed också vara jordiska tecken för hur Gud handlar med människan under hennes vandring på livets och trons väg.

52 kap. Offentlighet för handlingar

Uppdelning mellan en statlig och en inomkyrklig offentlighetsprincip

1 § Om rätten att ta del av allmänna handlingar som förvaras hos Svenska kyrkan finns bestämmelser i sekretesslagen (1980:100).

2 § Om rätten att ta del av handlingar som inte är allmänna och som förvaras hos Svenska kyrkan gäller vad som föreskrivs nedan i 3-11 §§.

En inomkyrklig huvudregel om offentlighet för handlingar

3 § Rätten att ta del av Svenska kyrkans handlingar avser var och en, oberoende av politisk, religiös, kulturell eller någon annan sådan åskådning. Rätten gäller likaså oberoende av ras, hudfärg eller etniskt ursprung, ålder eller kön, medborgarskap eller kyrkotillhörighet.

Undantag från huvudregeln

4 § Undantag från rätten att ta del av handlingar som avses i 3 § gäller endast för handlingar som innehåller uppgifter som skyddas av sekretess enligt 53 kap. Om de skyddade uppgifterna förekommer endast i vissa delar av en handling gäller rätten att ta del av handlingens övriga delar.

Definition av begreppet handling

5 § Med handling avses en sådan framställning i skrift och bild eller en sådan teknisk upptagning som

1. förvaras hos Svenska kyrkan, och

2. är att anse som inkommen till eller upprättad hos Svenska kyrkan.

6 § Med handling avses dock inte

1. vad som förvaras hos Svenska kyrkan endast för någon annans räkning,

2. vad som förvaras hos Svenska kyrkan endast för offentliggörande i någon av Svenska kyrkan utgiven periodisk skrift, eller

3. vad som ingår i ett bibliotek.

Avgifter

7 § När någon besöker en kyrklig enhets kansli och där studerar en handling får inte någon avgift tas ut.

8 § När någon begär att få en kopia av handlingen får en avgift tas ut, dock endast med ett belopp som motsvarar kopierings-, porto- och postförskottskostnader.

Handläggningsregler

9 § Ett önskemål om att få ta del av, eller att få en utskrift eller en kopia av en handling skall behandlas skyndsamt.

10 § Om det finns något hinder mot att lämna ut handlingen skall det fattas ett skriftligt beslut om avslaget, om den sökande begär detta. I beslutet skall anges vilket hinder som finns mot att lämna ut handlingen, och hur beslutet kan överklagas.

Överklagande

11 § Ett beslut om avslag enligt 10 § som fattats hos en församling eller samfällighet får överklagas hos domkapitlet. Domkapitlets beslut i ett sådant ärende får överklagas hos Kyrkans besvärsnämnd. Övriga beslut enligt 10 § får överklagas hos Kyrkans besvärsnämnd. Nämndens beslut får inte överklagas.

53 kap. Sekretessregler

Själavårdssekretess

1 § Sekretess gäller för sådana uppgifter som har anförtrotts någon under bikt eller enskild själavård, om den som har fått förtroendet har tystnadsplikt enligt 29 kap. 3 § eller 30 kap. 9 § (absolut tystnadsplikt).

Sekretess vid personliga och känsliga uppgifter

2 § Sekretess gäller i kyrkans församlingsvårdande verksamhet för uppgifter om en enskilds personliga förhållanden. Sekretessen gäller om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att personen i fråga eller någon närstående lider men.

Inom kyrkans familjerådgivning gäller sekretess för uppgifter som en enskild har lämnat i förtroende eller som har inhämtats i samband med rådgivningen.

3 § Sekretess gäller i kyrkans insamlingsverksamhet för uppgifter om en enskild givare. Sekretessen gäller om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att personen i fråga eller någon närstående lider men.

4 § Sekretess gäller inom kyrkans personaladministration för uppgifter om en anställds eller förtroendevalds personliga förhållanden. Sekretessen gäller om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att personen i fråga eller någon närstående lider men. Sekretessen gäller dock inte uppgifter om lön, förmåner och andra anställningsvillkor.

Sekretess till skydd för kyrkans ekonomiska intressen

5 § Sekretess gäller i kyrkans affärsverksamhet för uppgifter om affärs- och driftsförhållanden, om det kan antas att någon som driver likartad rörelse gynnas om uppgiften röjs.

6 § Sekretess gäller i sådan verksamhet som avser förvärv, överlåtelse, upplåtelse eller användning av egendom, tjänst eller annan nyttighet. Sekretessen gäller när verksamheten bedrivs i sådan form att inhämtade anbud eller motsvarande erbjudanden skall offentliggöras vid en viss tidpunkt som är fastställd för ärendet.

Sekretess till skydd för kyrkans affärs- och samarbetspartner

7 § Sekretess gäller för uppgifter om affärs- och driftsförhållanden för någon som har trätt i affärsförbindelse med kyrkan. Sekretessen gäller om det av någon särskild anledning kan antas att affärspartnern lider skada om uppgiften röjs.

8 § Sekretess gäller inom kyrkans internationella verksamhet för diakoni och mission för uppgifter om förhållanden i andra länder. Sekretessen gäller om det av någon särskild anledning kan antas att en samarbetspartner i det andra landet skulle lida skada eller men om uppgiften röjs.

Sekretess för vissa uppgifter i kyrkobokföringen

9 § Sekretess gäller för uppgifter om enskilda personer i kyrkobokföringen. Sekretessen gäller om det av någon särskild anledning kan antas att personen i fråga eller någon närstående lider men om uppgiften röjs.

Sekretess för säkerhetsåtgärder

10 § Sekretess gäller för uppgift om säkerhets- och bevakningsåtgärder. Sekretessen gäller om syftet med åtgärden motverkas om uppgiften röjs.

Sekretess i telefonväxel

11 § Sekretess gäller för personal i en telefonväxel. Sekretessen gäller telefonsamtal till eller från annan person.

Överföring av sekretess till kyrkan från myndigheter

12 § Sekretess gäller för sådana uppgifter som en myndighet anförtrott kyrkan och som hos myndigheten är föremål för sekretess.

Överföring av sekretess inom kyrkan

13 § Sekretess gäller hos den som tar emot en sekretessbelagd uppgift i sådana verksamheter som gäller revision, tillsyn eller överprövning, i det fall det gäller en uppgift som är sekretessbelagd enligt detta kapitel hos uppgiftslämnaren.

Undantag från sekretessreglerna

14 § Sekretessen enligt 2-13 §§ till skydd för enskild gäller inte i förhållande till den enskilda personen själv och kan i övrigt helt eller delvis efterges av honom eller henne.

15 § Sekretess enligt 2-13 §§ hindrar inte att uppgiften lämnas till

1. kyrkans organisation för revision, tillsyn och överprövning,

2. en myndighet, om uppgiftsskyldigheten följer av en lag eller har beslutats med stöd av en lag, eller

3. en arbetstagarorganisation, om uppgifts- eller informationsplikten följer av en lag eller ett kollektivavtal.

16 § Utöver vad som gäller enligt 15 § får uppgifter som omfattas av sekretess enligt 2-13 §§ lämnas till

1. polis- och åklagarmyndighet, om uppgiften behövs i en anmälan om brott,

2. socialtjänsten, om uppgiften innebär att man känner till att en person som är under 18 år misshandlas i hemmet eller om ett ingripande till personens skydd av någon annan anledning behövs,

3. hälso- och sjukvårdsmyndighet eller socialtjänsten, om uppgiften avser ett allvarligt och fortgående missbruk eller en allvarlig sjukdom och det är nödvändigt att röja uppgiften för att inte den enskilda personens liv eller hälsa skall sättas i allvarlig fara.

54 kap. Diarier och arkiv

Uppdelning mellan statliga och kyrkliga regler om diarier och arkiv

1 § Regler om registrering av allmänna handlingar som förvaras hos Svenska kyrkan finns i 15 kap. 1-2 §§ sekretesslagen (1980:100).

Regler om de arkiv som bildas av dessa handlingar finns i arkivlagen (1990:782), i arkivförordningen (1991:446) och i föreskrifter som Riksarkivet meddelat med stöd av arkivförordningen.

2 § Bestämmelserna i 3-4 §§ skall tillämpas när man registrerar andra handlingar som förvaras hos Svenska kyrkan än de som avses i 1 §.

Bestämmelserna i 5-8 §§ om arkiv skall tillämpas för de handlingar som förvaras hos Svenska kyrkan och som inte avses i 1 §.

Vilka handlingar som skall diarieföras

3 § När en handling har kommit in till eller upprättats hos Svenska kyrkan skall den utan dröjsmål registreras i ett diarium. Undantag från skyldigheten att registrera handlingar gäller dock

1. handlingar vars innehåll skyddas av sekretess enligt 53 kap. 1 §,

2. reklam, cirkulär och liknande handlingar som uppenbarligen saknar intresse i kyrkans verksamhet,

3. handlingar som uppenbarligen har sänts fel och skall returneras eller sändas vidare till rätt adressat,

4. upptagningar för automatisk databehandling med uppgifter från den allmänna folkbokföringen som skall föras in i kyrkobokföringsregistret, och

5. handlingar som inte innehåller sekretesskyddade uppgifter och som förvaras så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats.

Uppgifter som skall finnas i diariet

4 § Av kyrkans diarium skall framgå

1. det datum då handlingen kom in eller upprättades,

2. diarienummer eller annan beteckning som har givits handlingen,

3. i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats, och

4. i korthet vad handlingen rör.

Innehållet i kyrkans arkiv

5 § Kyrkans arkiv bildas av

1. handlingar som har registrerats enligt 3 §,

2. handlingar som har undantagits från registrering med stöd av 3 § 5, och

3. övriga handlingar som kyrkan beslutar att ta om hand för arkivering.


6 § Arkivhandlingarna skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

1. rätten att ta del av handlingarna,

2. behovet av information för rättskipning och förvaltning, och

3. forskningens behov.

Vård av handlingarna i kyrkans arkiv

7 § Kyrkostyrelsen får utfärda regler om

1. vilka skrivmateriel och förvaringsmedel som skall användas,

2. hur arkiven skall vårdas,

3. återlämnande av handlingar,

4. utlåning av handlingar,

5. överlämnande av handlingar för tillsyn och överprövning, och

6. när och hur handlingar skall gallras.

8 § Återlämnande, utlåning, överlämnande och gallring av arkivhandlingar får endast ske med stöd i de regler som avses i 7 § eller i den skyldighet som följer av någon lag eller av en myndighets beslut. Arkivhandlingar som inte längre behövs i kyrkans verksamhet får dock överlämnas till Kyrkostyrelsen för förvaring i Svenska kyrkans gemensamma arkiv.

55 kap. Kyrkobokföring och andra register

Register inom kyrkobokföringen

1 § Svenska kyrkans kyrkobokföring består av

1. för varje församling förda register över de kyrkotillhöriga i församlingen och i vissa fall deras anhöriga (kyrkotillhörighetsregister),

2. ett gemensamt register över de kyrkotillhöriga och i vissa fall deras anhöriga (centrala tillhörighetsregistret),

3. för varje församling förda register över dop, konfirmationer, vigslar och begravningar (ministerialböcker),

4. ett gemensamt register över dop och konfirmationer som skett i Svenska kyrkans ordning och i vissa fall i annan kristen kyrkas ordning (centrala referensregistret),

5. för varje stift förda register över indelningen i stiftet (indelningsregister),

6. för varje församling, samfällighet och stift förda register över personer som deltar i verksamheten (verksamhetsregister), och

7. ett gemensamt register över personer som deltar i verksamheten (centralt verksamhetsregister).

Uppgifter i kyrkotillhörighetsregistren

2 § I ett kyrkotillhörighetsregister och i det centrala tillhörighetsregistret får man registrera följande personuppgifter om den som tillhör Svenska kyrkan:

1. namn, personnummer, adress, civilstånd, datum för civilståndsändring, folkbokföringsfastighet och senaste aktualiseringstyp samt huruvida personen har skyddad adress,

2. uppgifter om dop och konfirmation i Svenska kyrkans eller annan kristen kyrkas ordning,

3. uppgifter om nuvarande församling, tidigare församling, ny församling och särskilt registerdistrikt,

4. uppgifter om inträde i respektive utträde ur Svenska kyrkan,

5. uppgifter om önskemål om egen begravning, utsmyckning av grav eller andra liknande uppgifter om de inte är av ömtålig personlig natur,

6. personnummer eller annan identitetsbeteckning för

- barn under 18 år som den registrerade har vårdnaden om, och

- make eller maka eller någon annan person som tillsammans med den registrerade har vårdnaden om barn under 18 år, om dessa personer får registreras enligt 3, 4 eller 5 §§,

7. för en kyrkotillhörig som inte har uppnått 18 års ålder: personnummer eller annan identitetsbeteckning för vårdnadshavare och syskon under 18 år om dessa personer får registreras enligt 3, 4 eller 5 §§.

3 § Ett kyrkotillhörighetsregister får innehålla uppgifter enligt 2 § om barn under 18 år som en kyrkotillhörig har vårdnaden om även om barnet inte självt tillhör Svenska kyrkan. I sådant fall skall registret innehålla en uppgift om att registreringen skett i avvaktan på dop eller meddelande om kyrkotillhörighet. Uppgifterna skall tas bort ur registret om vårdnadshavaren begär det. Detsamma gäller om barnet självt begär det och har fyllt tolv år.

4 § Om en vårdnadshavare till en kyrkotillhörig person under 18 år inte själv tillhör Svenska kyrkan, får kyrkotillhörighetsregistret trots det innehålla uppgifter enligt 2 § 1, 2 och 6 om denna vårdnadshavare. Det får även innehålla en uppgift om i vilken församling vårdnadshavaren är bosatt.

Om varken vårdnadshavaren eller barnet tillhör Svenska kyrkan, men barnet har registrerats enligt 3 §, får kyrkotillhörighetsregistret innehålla uppgifter enligt 2 § 1, 2 och 6 om vårdnadshavaren samt uppgift om i vilken församling han eller hon är bosatt. Detta gäller om vårdnadshavaren samtycker till registreringen.

Av registreringen skall framgå att vårdnadshavaren inte tillhör Svenska kyrkan.

Uppgifter i verksamhetsregistren

5 § Ett verksamhetsregister och det centrala verksamhetsregistret får innehålla följande personuppgifter om den som deltar i verksamheten:

1. namn, personnummer, adress och telefonnummer,

2. verksamhet som den registrerade deltar i, och information om verksamheten,

3. vårdnadshavares namn, adress och telefonnummer,

4. nomineringsgrupptillhörighet för förtroendevalda, samt

5. dopuppgifter för konfirmander.

6 § Ett verksamhetsregister för en församling, en samfällighet eller ett stift skall innehålla uppgifter om namn, personnummer och adresser för ledamöter och suppleanter i församlingens kyrkoråd, samfällighetens kyrkonämnd respektive stiftets styrelse och domkapitel. Registret skall också innehålla uppgifter om namn, personnummer och befattning för präster och diakoner som finns anställda hos församlingen, samfälligheten respektive stiftet.

7 § Ett verksamhetsregister för ett stift skall innehålla följande uppgifter om de präster och diakoner som står under domkapitlets tillsyn: namn, personnummer, adress, ort och datum för vigning och eventuella beslut om inskränkningar i behörigheten att utöva kyrkans ämbete.

8 § Uppgifterna som registrerats enligt 6 och 7 §§ skall föras till det centrala verksamhetsregistret.

9 § Det centrala verksamhetsregistret skall även innehålla uppgifter om namn, personnummer och adresser för ledamöter och suppleanter i Kyrkostyrelsen, Kyrkofondens styrelse, Biskopsmötet, Ansvarsnämnden, Valprövningsnämnden och Besvärsnämnden.

Uppgifter om dop i ministerialböckerna

10 § I ministerialböckernas dopdel skall för varje dop i Svenska kyrkans ordning antecknas:

1. dopdatum,

2. tillhörighet till Svenska kyrkan för den som döpts,

3. personnummer för den som döpts,

4. namn, postadress och folkbokföringsadress för den som döpts,

5. dopprästens namn och den församling där han eller hon tjänstgör,

6. den församling där dopet har förrättats,

7. faddrarnas namn,

8. vårdnadshavares personnummer och namn, och

9. vårdnadshavares tillhörighet till Svenska kyrkan.

11 § Dopet skall antecknas i den församling där den som döpts är folkbokförd. För den som tillhör, eller genom dopet kommer att tillhöra, en icke-territoriell församling skall anteckningen i stället göras i den församlingen. Om den som döps inte är folkbokförd i Sverige, skall dopet antecknas i den församling där dopet har förrättats.

12 § Den som har förrättat ett dop skall genast underrätta den anteckningsskyldiga församlingens kyrkoherde om dopet. Om den som döps inte är folkbokförd i Sverige skall även Kyrkostyrelsen underrättas om dopet.

13 § När ett dop har antecknats i ministerialböckerna skall uppgiften att dopet skett föras till det centrala referensregistret.

Uppgifter om konfirmationer i ministerialböckerna

14 § I ministerialböckernas konfirmationsdel skall för varje konfirmation i Svenska kyrkans ordning antecknas:

1. konfirmationsdatum,

2. konfirmandens tillhörighet till Svenska kyrkan,

3. konfirmandens personnummer,

4. konfirmandens namn, postadress och folkbokföringsadress,

5. konfirmationsprästens namn och den församling där han eller hon tjänstgör, och

6. den församling där konfirmationen har förrättats.

15 § Konfirmationen skall antecknas i den församling där konfirmanden är folkbokförd. För den som tillhör en icke-territoriell församling skall anteckningen i stället göras i den församlingen. Om konfirmanden inte är folkbokförd i Sverige, skall konfirmationen antecknas i den församling där konfirmationen har ägt rum.

16 § Den som har förrättat en konfirmation skall genast underrätta den anteckningsskyldiga församlingens kyrkoherde om konfirmationen.

17 § När en konfirmation har antecknats i ministerialböckerna skall uppgiften att konfirmationen skett föras till det centrala referensregistret.

Uppgifter om vigslar i ministerialböckerna

18 § I ministerialböckernas vigseldel skall för varje vigsel i Svenska kyrkans ordning antecknas:

1. vigseldatum,

2. mannens tillhörighet till Svenska kyrkan,

3. mannens personnummer,

4. mannens namn, postadress och folkbokföringsadress,

5. kvinnans tillhörighet till Svenska kyrkan,

6. kvinnans personnummer,

7. kvinnans namn, postadress och folkbokföringsadress,

8. den skattemyndighet som har utfärdat intyg om hindersprövning,

9. datum och giltighetstid för intyg om hindersprövning,

10. vigselplats,

11. vigselförrättarens namn och församling,

12. den församling där vigseln har förrättats, och

13. det datum då den anteckningsskyldiga församlingens kyrkoherde har aviserat vigseln till skattemyndigheten.

19 § Vigseln skall antecknas i den församling där kvinnan är folkbokförd. Om kvinnan tillhör en icke-territoriell församling skall anteckningen i stället göras i den församlingen. Om kvinnan inte är folkbokförd i Sverige när hon vigs, skall vigseln antecknas i den församling där mannen är folkbokförd. Om mannen tillhör en icke-territoriell församling skall anteckningen i stället göras i den församlingen.

Om varken kvinnan eller mannen är folkbokförda i Sverige när de vigs, skall vigseln antecknas i den församling där vigseln har förrättats.
Den som har förrättat en vigsel skall genast underrätta den anteckningsskyldiga församlingens kyrkoherde om vigseln.

20 § Vad som föreskrivits om vigsel i 18-19 §§ skall gälla också i fråga om välsignelse över äktenskap som ingåtts genom borgerlig vigsel eller i annan ordning.

Uppgifter om begravningar i ministerialböckerna

21 § I ministerialböckernas begravningsdel skall för varje begravning i Svenska kyrkans ordning antecknas:

1. dödsdatum,

2. tillhörighet till Svenska kyrkan för den som avlidit,

3. personnummer för den som avlidit,

4. namn, postadress och folkbokföringsadress för den som avlidit,

5. vårdnadshavares namn och personnummer,

6. efterlevande makes eller makas namn och personnummer,

7. den kyrka och församling där begravningsgudstjänsten har förrättats,

8. officiantens namn och församling, och

9. den församling där begravningen har förrättats.

22 § Begravningen skall antecknas i den församling där den som avlidit var folkbokförd. För den som tillhörde en icke-territoriell församling skall anteckningen i stället göras i den församlingen. Om han eller hon inte var folkbokförd i Sverige, skall begravningen antecknas i den församling där begravningsgudstjänsten har ägt rum.

23 § Den som har förrättat en begravningsgudstjänst skall genast underrätta den anteckningsskyldiga församlingens kyrkoherde om begravningen.

Övriga uppgifter i ministerialböckerna

24 § Utöver vad som angivits i 10-23 §§ får även andra uppgifter om dop, konfirmationer, vigslar och begravningar antecknas i ministerialböckerna. Uppgifter av ömtålig personlig natur får dock inte registreras.

Uppgifter i det centrala referensregistret

25 § Det centrala referensregistret skall innehålla uppgifter om huruvida dop och konfirmation har skett samt personnummer för dem som har döpts eller konfirmerats i Svenska kyrkans ordning. Registret får dessutom innehålla uppgifter om huruvida dop har skett samt personnummer för den som döpts i någon annan kristen kyrkas ordning men som tillhör Svenska kyrkan.

Särskilda bestämmelser för uppgifter i dataregister

26 § I 8-10 §§ datalagen (1973:289) regleras den registeransvariga personens skyldigheter i fråga om att utreda, rätta och komplettera personuppgifter i personregister som förs med hjälp av automatisk databehandling och i fråga om att ge en enskild person upplysningar om vad som förekommer om honom eller henne i ett sådant register. Dessa bestämmelser kompletteras av det som föreskrivs i 27-29 §§ nedan.

27 § Om en registrerad person har begärt rättelse eller komplettering men någon sådan inte blir gjord, skall det fattas ett skriftligt beslut om avslag, om han eller hon begär det. I beslutet skall anges varför en rättelse eller komplettering inte kan ske och hur beslutet kan överklagas.

28 § Om en begäran om underrättelse enligt 10 § datalagen avslås skall det fattas ett skriftligt beslut om avslag, om den enskilda personen begär det. I beslutet skall anges varför de begärda upplysningarna inte behöver ges och hur beslutet kan överklagas.

29 § Ett beslut om avslag enligt 27 och 28 §§ som fattas hos en församling eller en samfällighet får överklagas hos domkapitlet. Domkapitlets beslut i sådana ärenden får överklagas hos Kyrkans besvärsnämnd. Övriga beslut enligt 27 och 28 §§ får överklagas hos Kyrkans besvärsnämnd. Nämndens beslut får inte överklagas.

30 § I fråga om anteckningar i sådana ministerialböcker som inte förs med hjälp av automatisk databehandling skall 27 och 29 §§ tillämpas på motsvarande sätt.