Bilaga 1

Kyrkostyrelsens planeringsunderlag för periodens verksamhet - verksamhetsområdet Kyrkomötet och Kyrkostyrelsen

5.1 Huvudprogram Kyrkomötets sammanträden

Kyrkomötet är Svenska kyrkans högsta beslutande organ. Dess uppgifter är fastlagda i kyrkoordningens 10-11 kapitel. Arbetet styrs också av den av Kyrkomötet antagna arbetsordningen för Kyrkomötet (SvKB 1999:3).

Kyrkomötet har 251 ledamöter och sammanträder i två sessioner årligen och sammanlagt högst tio dagar. Från och med 2002 gäller kyrkoordningens grundbestämmelser att sessionerna äger rum i september och oktober. Enligt planerna kommer det för 2002 att bli den 17-21 september och den 22-26 oktober i Uppsala. Huvudposterna i kostnaderna för Kyrkomötets sammanträden är arvoden och ersättningar till ledamöterna samt lokalkostnader. Dessutom finns medel för information och utbildning. Kostnaderna för Kyrkomötets sammanträden uppgår 2002 till 19,5 miljoner kronor, 2003 till 15 miljoner kronor och 2004 till 15,6 miljoner kronor. Det högre beloppet 2002 motiveras av att Kyrkomötet då skall behandla de stora ärendena om ny kyrkliga böcker. I övrigt har en anpassning skett till den lägre kostnadsnivå som utfallet för 2000 visar blivit fallet sedan Kyrkomötet förlagts till Uppsala.

Effektmål

· Samtliga nivåer i Svenska kyrkan bejakar Kyrkomötets auktoritet som Svenska kyrkans högsta beslutande organ.

5.2 Huvudprogram Kyrkostyrelsen

Kyrkostyrelsen leder och samordnar förvaltningen av den nationella nivåns uppgifter så som dessa är beskrivna i kyrkoordningens fjärde avdelning. Kyrkostyrelsen är Kyrkomötets beredande och verkställande organ och består av 14 av Kyrkomötet valda ledamöter samt ärkebiskopen som ordförande. Kyrkostyrelsen företräder trossamfundet Svenska kyrkan nationellt och internationellt och har också uppgiften att genom remissvar, uttalanden och officiella kontakter vara kyrkans samlade röst i samhället.

En dominerande post i Kyrkostyrelsens budget utgörs av Centrala kollektkontot över vilket alla riks- och stiftskollekter redovisas och förmedlas. Kyrkostyrelsen beslutar varje år om rikskollekter i Svenska kyrkan. I budgeten är de inkomna rikskollekterna ändamålsdestinerade medel, som antingen utbetalas som lämnade bidrag till mottagande organisation eller disponeras inom den nationella nivåns budget för det ändamål till vilka de tagits upp. Rikskollekterna beräknas under perioden 2002-2004 ligga i storleksordningen 66 miljoner kronor per år.

Under huvudprogrammet Kyrkostyrelsen återfinns även kostnaderna för förvaltningsdelegationen, de fyra funktionerna i Kyrkokansliet (ledning och planering, personal, ekonomi och finans samt arkiv och bibliotek) samt den del av Kyrkokansliet som betjänar verksamhetsområdet.

Då Kyrkostyrelsen har det yttersta ansvaret för Svenska kyrkan när Kyrkomötet inte är samlat skall hos Kyrkostyrelsen finnas medel till förfogande för under året uppkommande oförutsedda behov. Detta belopp är 10 miljoner kronor för år 2001 och förslås vara 20 miljoner kronor år 2002, 30 miljoner konor år 2003 och 40 miljoner kronor år 2004.

Inriktningsmål:

_ Arbetet på Svenska kyrkans nationella nivå skall stärka Svenska kyrkans samlade förmåga att möta behov i kyrka och samhälle.

_ Under den kommande treårsperioden skall verksamheten på nationell nivå utveckla samarbetsformer med stiften.

Effektmål:

· Kyrkostyrelsens arbete präglas av god och långsiktig planering, snabb, kunnig och tillförlitlig handläggning, effektiv sammanträdesadministration, kontinuerlig uppföljning och ändamålsenlig samordning med de organ med vilka styrelsen samverkar.

· Beslutande organ på Svenska kyrkans nationella nivå skall känna förtroende för Kyrkostyrelsen som Svenska kyrkans högsta verkställande organ.

· Ett arbete med långsiktig kvalitetssäkring av Svenska kyrkans verksamhet inleds.

· Under treårsperioden verkar Kyrkostyrelsen för att arenor skapas för verksamhetsområdenas dialog om mål och verksamhet med målgrupper, nationella och internationella samarbetspartners och andra avnämare.

· Formerna för Svenska kyrkans röst i det offentliga samtalet utvecklas och fördjupas.

· Folkrörelsedraget i betydelse av delaktighet och brett ansvarstagande i Svenska kyrkan förstärks.

· 80% av stift och församlingar skall ange att de känner till vilka uppgifter den nationella nivån arbetar med.

· 70% av stift och församlingar skall vara nöjda med och känna förtroende för den nationella nivåns insatser.

Kyrkostyrelsens förvaltningsdelegation

Förvaltningsdelegationen finns till följd av avtal mellan de fyra rikskyrkliga stiftelserna Nämnden för Svenska kyrkans mission (SKM), Nämnden för Svenska kyrkan i utlandet (SKUT), Nämnden för internationell diakoni/Lutherhjälpen och Stiftelsen för rikskyrklig verksamhet (SFRV) och har till uppgift att svara för vissa för hela verksamheten gemensamma organisations-, personal- och förvaltningsfrågor. I delegationen är nämnderna för SKM, SKUT, internationell diakoni/Lutherhjälpen och Kyrkolivets utveckling representerade. Kyrkostyrelsen utser en ledamot samt presidium i delegationen. Ärendena har uppvisat en allt större koncentration till avtalsfrågor (delegationen fullgör Kyrkostyrelsens arbetsgivarroll) samt förvaltade stiftelser. En nyordning bör därför sökas.

Kyrkokansliet

För den nationella verksamhetens genomförande finns Kyrkokansliet i Uppsala. Kansliet omfattar cirka 230 befattningar fördelade på tio avdelningar. Kostnaderna för kansliet (löner, lönebikostnader, lokaler, kontorsutrustning, rekrytering, utbildning etc.) beräknas för år 2002 till 158 miljoner kronor, för 2003 till 167 miljoner kronor och för 2004 till 177 miljoner kronor.

Kyrkokansliet är organiserat i funktioner och verksamhetsområden, som relaterar antingen direkt till Kyrkostyrelsen eller till Kyrkofondens styrelse, en nämnd eller ett råd såsom styrorgan.

Kyrkokansliets funktioner

Det finns fyra centrala funktioner i Kyrkokansliets arbete: Lednings- och planeringsfunktionen, Personalfunktionen, Ekonomi- och finansfunktionen samt Arkiv- och biblioteksfunktionen. Förvaltningsdelegationen är styrorgan för funktionerna.

Förvaltningsdelegationen har fastställt följande inriktningsmål

_ Kyrkokansliet skall arbeta på ett sådant sätt att styrelser, nämnder och råd verkar utifrån ett gemensamt och tydligt synsätt.

_ Svenska kyrkan på nationell nivå skall uppfattas som en attraktiv arbetsgivare.

För funktionerna gemensamt effektmål

· Styrelser, nämnder och råd har sådana mål för verksamheten samt planerar den på ett sådant sätt att det råder balans mellan arbetsuppgifter och de resurser som står till förfogande.

Lednings- och planeringsfunktionen

Funktionens huvuduppgift är att svara för Kyrkomötets planering och genomförande, att utgöra sekretariat åt Kyrkostyrelsen och dess förvaltningsdelegation samt att svara för samordnings- och planeringsarbetet i relation till den samlade ledningen av Kyrkokansliets arbete. Till funktionen hör också visst administrativt stöd åt Överklagandenämnden och Valprövningsnämnden samt utveckling och underhåll av gemensamma administrativa rutiner i Kyrkokansliet. I sistnämnda avseende har funktionen direktivrätt i Kyrkokansliet.

Effektmål

· Styrelser, nämnder och råd arbetar utifrån en gemensam fastställd övergripande årscykel.

· Styrorganen och Kyrkokansliets personal anser att kansliets ledning underlättar ett integrerat arbetssätt samt att målen för arbetet är tydliga.

· Kyrkomötets ledamöter anser att Kyrkomötets sammanträden genomförs på ett ändamålsenligt sätt (praktiska arrangemang, beslutsunderlag etc.)

· Kyrkostyrelsen och nämnderna anser att de har tillräckligt stöd i fullgörandet av sina uppdrag genom en god ärendeberedning där Kyrkokansliets olika kompetenser tas till vara.

· År 2003 skall lednings- och planeringsfunktionen ha utvecklat och implementerat instruktioner för alla de ansvarsområden i Kyrkokansliet där gemensamma administrativa rutiner erfordras.

· Valprövningsnämnden, Ansvarsnämnden för biskopar och Överklagandenämnden anser att de får erforderligt stöd för att kunna utveckla sin verksamhet och finna ändamålsenligt former för den.

Personalfunktionen

Beskrivning av funktionen och dess uppgifter

Personalfunktionens primära uppdrag gäller de strategiska personalfrågorna inom organisationen i sin helhet, dvs. såväl Sverige- som utlandsplacerad personal och omfattar personal- och lönepolitik, ledarskap, arbetsorganisation, kompetensförsörjning, arbetsmiljö samt arbetsrätt. Det gäller även delområden och löpande personalarbete som förhandling, psykosociala frågor, rekrytering, avveckling, lönerevision och jämställdhet.

Funktionen bistår organisationens chefer med konsultativt stöd i de strategiska och löpande personalfrågor utifrån de behov verksamheten står i och är i begrepp att möta.

Under den aktuella budgetperioden krävs åtgärder så att nya och befintliga medarbetare uppfattar Svenska kyrkan på nationell nivå vara en attraktiv arbetsgivare med en modern personalpolitik med bl a möjlighet till flexibelt arbetssätt, kompetensutveckling och reflektion. Det är även viktigt att organisationens medarbetare anses attraktiva av andra arbetsgivare. Samarbetet med externa resurser och nätverk är en viktig del i att finna nya medarbetare men också för att möjliggöra för befintlig personal att fortsätta sin karriär hos annan arbetsgivare. Under perioden skall möjligheterna att bygga upp ett system för långsiktig kompetensförsörjning prövas samt åtgärder rörande relevanta villkor ses över. Frågan om individuella kompetenskonton kommer att följas under perioden. Ekonomiska medel för kompetenskonton är dock ej inräknad i budgetramen för funktionen.

Personalfunktionen har att utgå ifrån Förvaltningsdelegationens inriktningsmål. Arbetet sker inom ramen för fyra program:

_ Övergripande personalfrågor.

_ Sverigerelaterade personalfrågor.

_ Arbetsmiljö Sverige och utland.

_ Utlandsrelaterade personalfrågor.

Programstrukturen kommer dock under perioden att ses över.

Utöver det för funktionerna gemensamma effektmålet har personalfunktionen följande effektmål:

Effektmål

· Minst 80% av de anställda på den nationella nivån anser 2003 att de har en god arbetssituation när det gäller arbetsbelastningen.

· År 2004 är minst 7% av de anställda i Kyrkokansliet under 35 år.

· Organisationen har under perioden en personalomsättning som varierar mellan 5 och 10%.

Ekonomi- och finansfunktionen

Beskrivning av funktionen och dess uppgifter

Funktionens uppdrag avser ekonomi- och finansfrågorna i vid mening inom organisationen som helhet, vilket bl. a. omfattar ekonomistyrningsfrågor, strategiskt stöd inom ekonomi- och finansområdet samt löpande ekonomi- och finanshantering. Arbetet sker utifrån den situation och de behov verksamheten står inför nu och i framtiden.

Ekonomiarbetet inom Svenska kyrkans nationella nivå karaktäriseras av en snabb förändringstakt bl. a. till följd av interna och externa intressenters önskemål, lagstiftningsförändringar och utvecklingen inom redovisnings- och IT-området. Arbetet ställer krav på stor flexibilitet, bl. a. för anpassning av ekonomimodell och IT-lösningar. Efter en tid av intensiv förändring och nyutveckling är det nu viktigt att konsolidera och strukturera arbetet och därmed säkra långsiktiga lösningar som svarar mot organisationens behov. Häri ingår att arbeta med utformning av strategier, direktiv och rutiner. Under den aktuella budgetperioden kommer en viktig fråga även fortsättningsvis att vara utvecklingsarbete inom ekonomi-, finans- och systemområdet.

Samarbetet med andra delar av Svenska kyrkan på det ekonomiadministrativa området behöver förstärkas och utvecklas under perioden. Här kan särskilt nämnas arbetet tillsammans med Svenska kyrkans församlingsförbund avseende t. ex. redovisningsfrågor i Svenska kyrkan och upphandlingar för hela kyrkans räkning.

Arbetet inom funktionen förutsätter en samlad kompetens inom specialområden på det ekonomiadministrativa området, liksom definierade behov avseende redovisnings- och skattefrågor, budgetering, analys, finansiella frågor, IT-lösningar m.m. Utveckling av medarbetare och investeringar i system för uppföljning, utvärdering och styrning av verksamheten är påbörjad och kommer att fullföljas under perioden.

Ekonomi- och finansfunktionen har att utgå ifrån Förvaltningsdelegationens inriktningsmål.

Effektmål

· År 2004 har Kyrkokansliet givit Svenska kyrkan på regional och lokal nivå minst tre erbjudanden på det förvaltningsmässiga området, som syftar till att ge samordningsfördelar för Svenska kyrkan som helhet.

Arkiv- och biblioteksfunktionen

Arkivfunktionen är en gemensam resurs med uppgift att verka för en god och enhetlig arkivvård och diarieföring vid Kyrkokansliet. Arkivfunktionen omfattar två heltidstjänster.

Effektmål

· Kyrkokansliet upprätthåller diarieförings- och dokumenthanteringsrutiner, som uppfyller såväl gällande regler på området, som Kyrkokansliets egna behov av en struktur som möjliggör såväl snabb åtkomst till information, som en rationell arkivvård.

· De arkiv som förvaras vid Kyrkokansliets arkiv vårdas i enlighet med gällande bestämmelser, vilket säkerställer arkivens bevarande, men också dessas tillgänglighet för kansliets personal, forskare och allmänheten.

· Bevarandet av de omfattande bestånden av bilder (fotografier) förvarade vid Kyrkokansliet är säkerställt genom det bildarkivprojekt som bedrivs under perioden 2001-2003. Bilderna är även sökbara och lätt tillgängliga för kansliets personal, forskare och allmänheten.

· Filmer som producerats inom Svenska kyrkans nationella nivå är säkerställda för framtiden.

Kostnaderna för åren 2002-2004 för aktiviteter relaterade till diarieföringen och arkivvården beräknas uppgå för vardera året till 380 tusen kronor. Inom ramen för dessa kostnader kan verksamheten säkerställas på en grundläggande nivå. Under åren 2002-2003 är dessutom särskilda medel avsatta för det bildarkivprojekt som påbörjats under år 2001.

Utöver detta behöver särskilda åtgärder vidtas för att säkerställa bevarandet även av de filmer som förvaras vid Kyrkokansliets arkiv och som tillkommit inom verksamheterna på Svenska kyrkans nationella nivå, inklusive de tidigare så kallade utrikesstiftelserna.

För att säkerställa bevarandet av detta material krävs att filmerna säkerställs tekniskt för framtiden. Kostnader för detta beräknas för år 2004 till 600 tusen kronor.

Biblioteksfunktionen är Kyrkokansliets gemensamma funktion för anskaffning av informationsbärande material i form av böcker, tidningar, tidskrifter, filmer, CD, bibliografiska databaser med m. m. till Kyrkokansliets personal. Till funktionen är knuten en heltidstjänst.

Genom biblioteket skall också fjärrinlåning kunna genomföras liksom extern utlåning.

Effektmål

· Biblioteket ska under perioden införskaffa böcker, CD och bibliografiska databaser till Kyrkokansliet, samt prenumerera på tidskrifter och tidningar till kansliet.

· Biblioteket ska till Kyrkokansliets personal och till externa låntagare låna ut böcker, tidskrifter och videokassetter och vid behov fjärrlåna material från andra bibliotek.

· Biblioteket ska vara behjälplig med sökning av lämpligt bakgrundsmaterial som Kyrkokansliets personal kan behöva för en viss uppgift.

· All nyinköpt litteratur ska kontinuerligt katalogiseras i databasen.

· På sikt skall allt äldre material vara inlagt i bibliotekets databas.

5.3 Huvudprogram Nämnder och revision

Med nämnder avses i detta sammanhang de tre av Kyrkomötet utsedda särskilda nämnderna Ansvarsnämnden för biskopar, Valprövningsnämnden och Överklagandenämnden. Med revision avses den i kyrkoordningen föreskrivna revisionen för Svenska kyrkans nationella nivå.

Svenska kyrkans ansvarsnämnd för biskopar

Ansvarsnämnden för biskopar utses av Kyrkomötet. Nämnden skall självständigt fullgöra de uppgifter som anges i 14 kap. kyrkoordningen. Någon särskild instruktion finns inte. Det är ännu för tidigt att med någon säkerhet bedöma verksamhetens omfattning. Med ledning av utfallet för år 2000, då nämnden handlade tolv ärenden, har budgeterats 75 tusen kronor för vart och ett av åren i perioden.

Svenska kyrkans valprövningsnämnd

Valprövningsnämnden utses av Kyrkomötet. Nämnden skall självständigt fullgöra de uppgifter som anges i 15 kap. kyrkoordningen. Någon särskild instruktion finns inte. Det är ännu för tidigt att med någon säkerhet bedöma verksamhetens omfattning med undantag av att det får antas att ärendeflödet ökar de år kyrkliga val ordnas. Under år 2000 hade nämnden två ärenden. För vart och ett av åren i perioden har 60 tusen kronor budgeterats.

Svenska kyrkans överklagandenämnd

Det föreskrivs i lagen om Svenska kyrkan att det inom Svenska kyrkan skall finnas ett organ för överprövning. Överklagandenämnden utses av Kyrkomötet. Nämnden skall självständigt fullgöra de uppgifter som anges i 16 kap. kyrkoordningen. Någon särskild instruktion finns inte. Det är ännu för tidigt att med säkerhet bedöma verksamhetens omfattning på sikt, men mycket talar för att denna nämnd kommer att vara den mest arbetsbelastade av de tre. Under år 2000 behandlades 32 ärenden, en siffra som inte ger rättvisa åt det faktum att några ärenden är mycket omfattande och tidskrävande. För vart och ett av åren i perioden har budgeterats 235 tusen kronor.

Revision

Enligt kyrkoordningen skall Kyrkomötet för revisionen av Svenska kyrkans nationella nivå utse sex revisorer varav en skall vara auktoriserad. Utöver gällande lagstiftning har revisorerna att arbeta enligt de särskilda revisionsbestämmelser som finns i 52 kap. kyrkoordningen. Med ledning av utfall har kostnaderna för den nationella nivåns revision budgeterats till 2,4 miljoner kronor för vart och ett av åren 2002-2004.

Redovisning

Tillsammans med Svenska kyrkans församlingsförbund sker ett arbete med att utveckla en branschanpassad god redovisningssed inom Svenska kyrkan. Arbetet bedrivs i nära samverkan med en referensgrupp och genom informella avstämningar med Bokföringsnämnden. För detta arbete har årligen budgeterats 50 tusen kronor.