5. Kyrkomötet
Verksamhetens kostnader
detaljbudget år 2000
|
rambudget år 2001
|
rambudget år 2002
|
rambudget år 2003
|
59,813 mkr
|
55,927 mkr
|
54,972 mkr
|
55,172 mkr
|
Väsentliga förändringar
Kyrkomötet 2001 beräknas dra högre kostnader än de båda följande åren, främst då de omfattande ärendena om kyrkans böcker dels kommer att kräva att alla tio sammanträdesdagarna utnyttjas, dels kan medföra behov av sammanträden med vissa utskott under sommarperioden.
För att fullgöra sina uppgifter behöver lednings- och planeringsfunktionen resursförstärkning. I budgetförslaget har inräknats en ny handläggartjänst vid avdelningen för ledning och planering från och med 2001.
För att främja en god arbetsmiljö och för att medverka till kyrkokansliets flexibilitet avsätts för vart och ett av åren 2001–2003 2 miljoner kronor för kompetensutveckling och kompetensförsörjning. I och med denna åtgärd uppgår personalfunktionens verksamhetsbudget till 7,3 miljoner kronor per år.
Budgeten medger även att ett arbete att ta hand om, det delvis unika historiska bildmaterial som insamlats framför allt inom utrikesstiftelserna, och bygga upp ett bildarkiv inleds under perioden.
5.1 Verksamhetsområdet Kyrkomötet
Under verksamhetsområdet beräknas kostnaderna för:
¨ Kyrkomötets arrangemang,
¨ Svenska kyrkans överklagandenämnd,
¨ Svenska kyrkans nämnd för biskopar,
¨ Svenska kyrkans valprövningsnämnd,
¨ Revisorerna,
¨ Kyrkostyrelsen inklusive förvaltningsdelegationen, stödfunktionerna för ledning och planering, personal och ekonomi och finansförvaltning, arkiv- och biblioteksfunktionerna, samt den del av kyrkokansliet som betjänar verksamhetsområdet.
Kyrkomötet är Svenska kyrkans högsta beslutande organ. Kyrkomötet utfärdar bestämmelser om Svenska kyrkans tro, bekännelse och lära och beslutar om Svenska kyrkans böcker, gudstjänster, sakrament och övriga handlingar. Vidare beslutar Kyrkomötet om tillhörigheten till Svenska kyrkan, kyrkans vigningstjänst, den kyrkliga organisationen samt de regler efter vilka församlingarna och stiften samt organen på den nationella nivån skall fullgöra sina uppgifter.
Dessutom skall Kyrkomötet eller något organ som Kyrkomötet bestämmer stödja stiftens arbete för utveckling av församlingslivet, ansvara för Svenska kyrkans arbete bland svenskar i andra länder, svara för Svenska kyrkans officiella relationer till andra kyrkor och samfund, samordna Svenska kyrkans och dess församlingars ansvar för internationell mission och internationell diakoni, ange villkoren för tillträde till de kyrkliga grundutbildningarna och bestämma utbildningsplanerna för dessa samt se till att de kyrkliga grundutbildningarna erbjuds i tillräcklig omfattning, svara för det kyrkliga utjämningssystemet samt ha hand om övergripande frågor när det gäller kyrkobokföringssystemet.
Kyrkomötet har 251 ledamöter och sammanträder i två sessioner årligen. Huvudposterna i kostnaderna för Kyrkomötets sammanträden är arvoden och ersättningar till ledamöter samt lokalkostnader. Dessutom finns medel för information och utbildning. Kostnaderna för Kyrkomötesarrangemangen uppgår till 18, 147 miljoner kronor för år 2001, 17,147 miljoner kronor för år 2002 och 17,147 miljoner kronor för år 2003.
5.2 Svenska kyrkans överklagandenämnd
Enligt lagen om Svenska kyrkan skall inom kyrkan finnas ett organ som ytterst skall pröva överklaganden inom kyrkan. Detta organ skall enligt lagen ha en ordförande som är eller har varit ordinarie domare. I kyrkoordningen anges detta organ som Svenska kyrkans överklagandenämnd. Denna nämnd skall pröva överklaganden av domkapitelsbeslut t.ex. när det gäller förklaring att en präst eller diakon inte är behörig att utöva kyrkans vigningstjänst, beslutsprövning eller utlämnande av handlingar. Nämnden skall också pröva vissa andra ärenden.
5.3 Svenska kyrkans ansvarsnämnd för biskopar
Enligt kyrkoordningen skall finnas en Svenska kyrkans ansvarsnämnd för biskopar. Denna nämnd skall pröva frågor om biskopars behörighet att utöva kyrkans vigningstjänst. Uppdraget för Ansvarsnämnden överensstämmer i huvudsak med det som gäller för den tidigare statliga Ansvarsnämnden för biskopar. Denna handlade enligt uppgift ett 20-tal ärenden om året. Arbetet för Svenska kyrkans ansvarsnämnd för biskopar kan antas bli ungefär lika omfattande.
5.4 Svenska kyrkans valprövningsnämnd
Enligt kyrkoordningen skall finnas en Svenska kyrkans valprövningsnämnd. Denna nämnd skall pröva överklaganden av val inom Svenska kyrkan. Uppdraget överensstämmer med det som, när det gäller kyrkliga val, före år 2000 föll på Riksdagens valprövningsnämnd. Med utgångspunkt från de ärenden som den nuvarande valprövningsnämnden haft att ta ställning till i sak kan antagandet göras att Svenska kyrkans valprövningsnämnd kommer att få ett ytterst begränsat antal ärenden att handlägga.
5.5 Revisorerna
Enligt kyrkoordningen finns för Svenska kyrkans nationella nivå sex revisorer, varav en skall vara auktoriserad. Revisorerna skall enligt kyrkoordningen arbeta enligt den väntade nya lagen om revision och enligt de särskilda revisionsbestämmelser som finns i kyrkoordningen.
De samlade kostnaderna för de tre nämnderna samt revisionen uppgår till 2,9 miljoner kronor för år 2001, 2,750 miljoner kronor för år 2002 och 2,750 miljoner kronor för år 2003.
5.6 Kyrkostyrelsen – förvaltningsdelegationen och stödfunktioner
5.6.1 Kyrkostyrelsen
På nationell nivå samlar, samordnar, utvecklar och driver Svenska kyrkan verksamheter som är gemensamma för Svenska kyrkan och som syftar till att stödja arbetet i Svenska kyrkans stift och församlingar. Svenska kyrkan samarbetar också på nationell nivå med andra kyrkor, både i Sverige och internationellt.
Kyrkostyrelsen leder och samordnar förvaltningen av den nationella nivåns uppgifter. Den är Kyrkomötets beredande och verkställande organ och består av 14 av Kyrkomötet valda ledamöter samt ärkebiskopen som självskriven ordförande. Kyrkomötet utser också 14 ersättare samt, på förslag av Biskopsmötet, en ersättare för ärkebiskopen. Kyrkostyrelsen företräder Trossamfundet Svenska kyrkan.
Direkt under Kyrkostyrelsen finns vissa uppgifter som inte faller inom ramen för något av de reguljära verksamhetsområden som presenteras i det följande. Här kan främst nämnas Kyrkostyrelsens roll som kyrkans samlade röst i samhället, något som kommer till uttryck i remissvar, uttalanden och officiella kontakter och i arbetet med att utveckla formerna för ett bredare engagemang i samhällsdebatten. Här kan vidare framhållas relationen till Evangeliska Fosterlands-Stiftelsen.
Hos Kyrkostyrelsen finns Centrala kollektkontot över vilket alla riks- och stiftskollekter redovisas och förmedlas. Styrelsen beslutar för varje år om rikskollekter. I budgeten är de inkomna rikskollekterna ändamålsdestinerade medel, som antingen går som externt anslag till mottagande organisation eller disponeras inom den nationella nivåns budget för det ändamål till vilka de tagits upp.
Då Kyrkostyrelsen har det yttersta ansvaret för verksamheten på nationell nivå när Kyrkomötet inte är samlat skall hos Kyrkostyrelsen finnas medel till förfogande för under året uppkommande oförutsedda behov. Detta belopp föreslås vara 10 miljoner kronor för vart och ett av åren 2001-2003. Redan i denna skrivelse aviseras ändamål som kan behöva täckas via denna post.
Förvaltningsdelegationen
Förvaltningsdelegationen har inrättats till följd av avtal mellan de tidigare fyra rikskyrkliga stiftelserna (Svenska kyrkans mission, Lutherhjälpen, Svenska kyrkan i utlandet och Svenska kyrkans stiftelse för rikskyrklig verksamhet). Avtalet löper till och med år 2002. Förvaltningsdelegationen utses av Kyrkostyrelsen och består av fem ledamöter jämte personliga ersättare för den mandatperiod som gäller för styrelsen. En ledamot med ersättare utses på förslag av vardera nämnderna för Svenska kyrkans mission, internationell diakoni/Lutherhjälpen, Svenska kyrkan i utlandet och Nämnden för kyrkolivets utveckling. Styrelsen utser en av ledamöterna att vara ordförande i förvaltningsdelegationen. Ledamot eller ersättare som utses på förslag av en nämnd skall vara ledamot i nämnden. Förvaltningsdelegationen betjänas kanslimässigt av avdelningen för ledning och planering, personalavdelningen, ekonomi- och finansavdelningen samt vad gäller arkiv och bibliotek av avdelningen för forskning och kultur.
Förvaltningsdelegationens uppgift är att tydliggöra och förstärka samordningen av den kyrkliga riksorganisationen, fullgöra styrelsens arbetsgivarroll, på styrelsens vägnar ansvara för kyrkokansliets organisations- och förvaltningsfrågor, utöva tillsyn i organisations- och förvaltningsfrågor avseende hela den kyrkliga riksorganisationen, fastställa fördelningen av kyrkokansliets kostnader samt säkerställa att förvaltningsfrågorna bevakas och följs upp i de förtroendevalda organens arbete.
Stiftelserna SKM, SKUT och Lutherhjälpen har samtliga begärt permutation med innebörd att de blir av Trossamfundet Svenska kyrkan förvaltade stiftelser. Sedan permutationerna skett bör Kyrkostyrelsen ha mandat att i samtal med nämnderna för SKM, SKUT och Lutherhjälpen finna en ny ordning vad gäller de frågor som förvaltningsdelegationen handhar.
Kyrkokansliet
För den nationella verksamhetens genomförande finns kyrkokansliet i Uppsala. Kansliet omfattar sedan år 2000 ca 200 tjänster fördelade på 10 avdelningar. Kostnaderna för kansliet (löner, lönebikostnader, lokaler, kontorsutrustning, rekrytering, utbildning etc.) beräknas för år 2001 till 132 miljoner kronor, för år 2002 till 136 miljoner kronor och för år 2003 till 140 miljoner kronor.
Kyrkokansliet är organiserat i verksamhetsområden, som relaterar antingen direkt till Kyrkostyrelsen eller till Kyrkofondens styrelse, en nämnd eller ett råd som styrorgan. Följande verksamhetsområden föreslås för 2001-2003:
- Ärkebiskopen och Biskopsmötet
- Kyrkomötet
- Kristen enhet och teologi
- Kyrkorätt och organisation
- Svenska kyrkans information
- Forskning
- Kultur
- Samiskt kyrkoliv
- Ekonomisk utjämning och kapitalförvaltning
- Kyrkolivets utveckling
- Verksamhet bland svenskar i utlandet
- Internationell mission
- Internationell diakoni
- EFS utland
Det finns också 3 centrala stödfunktioner: lednings- och planeringsfunktionen, personalfunktionen samt ekonomi och finansfunktionen. Stödfunktionen Ledning och planering svarar bland annat för planeringen och administrationen av Kyrkostyrelsens sammanträden och övriga överläggningar. Dessutom finns en funktion för arkiv och bibliotek underställd avdelningen för forskning och kultur.
Inriktningsmål
Förvaltningsdelegationen har fastställt följande mål för kyrkokansliet:
£ Svenska kyrkans riksorganisation skall ha ett gemensamt och integrerat administrativt arbetssätt,
£ Verksamheterna skall planeras på ett sådant sätt att det råder balans mellan arbetsuppgifter och de resurser som står till förfogande,
£ En god arbetsmiljö skall råda vid kyrkokansliet,
£ avdelningar, verksamhetsområden och stödfunktioner skall besitta den kompetens som krävs för att verksamheten skall genomföras professionellt.
Effektmål
· De rutiner, direktiv och policies som lämnas från avdelningen för ledning och planering, personalavdelning och ekonomiavdelning, efterlevs i kyrkokansliet.
· Verksamhetsområdescheferna/avdelningscheferna anser sig ha fullgoda instruktioner, rutiner och mallar för mål- och rambudgetarbete, verksamhetsuppföljning, samt bemanningsplanering.
· Kyrkokansliet präglas av en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö med frisk och aktiv personal. Arbetstagarna menar sig ha en vettig arbetssituation och uppfattar det meningsfullt att arbeta vid kyrkokansliet.
· Förtecknings- och gallringsplaner för Kyrkostyrelsens handlingar är fastställda.
5.6.1.1 Lednings- och planeringsfunktionen
Beskrivning av stödfunktionen
Lednings- och planeringsfunktionen är i kyrkokansliet knuten till avdelningen för ledning och planering. Huvuduppgiften är att svara för Kyrkomötets planering och genomförande, att utgöra sekretariat åt Kyrkostyrelsen och dess förvaltningsdelegation samt att svara för samordnings- och planeringsarbetet i relation till den samlade ledningen av kyrkokansliets arbete. Till funktionen hör också utvecklandet av gemensamma administrativa rutiner i kyrkokansliet beträffande ärendehandläggning, styrelse- och nämndadministration, dokumenthantering m.m. I dessa avseenden har lednings- och planeringsfunktionen direktivrätt i hela kyrkokansliet.
Inriktningsmål
För att fullgöra sina uppgifter behöver funktionen resursförstärkning. Arbetsuppgifterna har ökat kraftigt på lednings- och planeringsfunktionen i samband med att den nationella nivån fått utökade arbetsuppgifter. I budgetförslaget har inräknats en ny handläggartjänst vid avdelningen för ledning och planering från och med 2001.
Inom lednings- och planeringsfunktionen finns fem program:
Kyrkomötet
Programmet skall säkerställa att:
- Kyrkomötets auktoritet som Svenska kyrkans högsta beslutande organ främjas genom de förberedelse- och uppföljningsåtgärder som ankommer på kyrkokansliet.
- Kyrkomötets arbete underlättas genom god planering såväl innehållsligt i fråga om skrivelser och andra beslutsunderlag som praktiskt i fråga om yttre faciliteter.
Effektmål
· Kyrkomötets ärenden har hög prioritet i arbetet i beslutsorganen och kyrkokansliet på nationell nivå.
· Kyrkomötet har året runt en grundbemanning med personal ur kyrkokansliet till stöd för Kyrkomötets ledamöter och handläggningen av ärendena.
Kyrkostyrelsen
Programmet skall säkerställa att:
- en förstärkt planering av den kyrkliga riksorganisationens arbete byggs upp. Därigenom skall samstämmigheten mellan mål, verksamhet och resurser förstärkas,
- Kyrkostyrelsens arbete skall underlättas genom en god och långsiktig planering, systematisk sammanträdesadministration och kontinuerlig uppföljning,
- Kyrkostyrelsens beslut skall grundläggas genom en snabb, kunnig och tillförlitlig handläggning av de ärenden som faller på lednings- och planeringsfunktionen.
En intensifiering av Kyrkostyrelsens arbete och sammanträdesbehov kan förutses från och med innevarande år med hänsyn till den nya roll och väsentligt utökade ansvarsområden som styrelsen fått efter de ändrade relationerna till staten. Till de större återkommande ärenden som bereds hos lednings- och planeringsfunktionen hör verksamhetsberättelser, mål- och rambudgetskrivelse och rikskollektbeslut. Därtill kommer ett betydande antal remisser.
Effektmål
· Styrelser, nämnder och råd på Svenska kyrkans nationella nivå planerar sina sammanträden utifrån en övergripande årscykel för gemensamma processer.
· Kyrkostyrelsen bedömer att det råder en god och ändamålsenlig samordning inom kyrkokansliet och mellan denna och Biskopsmötet, ärkebiskopens kansli och de andra organ med vilka styrelsen i olika frågor samverkar.
· Kyrkostyrelsen anser sig få kompetent stöd från lednings- och planeringsfunktionen såväl som kyrkokansliet i sin helhet.
Förvaltningsdelegationen
Lednings- och planeringsfunktionens verksamhet syftar till att säkerställa förverkligandet av förvaltningsdelegationens inriktningsmål.
Effektmål
· År 2001 planeras, genomförs och utvärderas verksamheterna enligt ett gemensamt och integrerat arbetssätt i hela kyrkokansliet.
· Styrelser, nämnder och råd på nationell nivå anser att förvaltningsdelegationen avlastat dem i frågor som rör instruktioner och direktiv för kyrkokansliets arbetsprocesser.
Kyrkokansliets ledning
Lednings- och planeringsfunktionen biträder generalsekreteraren och kyrkosekreteraren i ledningsarbetet inom kyrkokansliet och i handläggningen av övergripande ärenden och samordningsuppgifter som rör såväl kyrkokansliet som Svenska kyrkan på nationell nivå i vidare mening.
Effektmål
· Styrorganen och kyrkokansliets personal anser att ledningen underlättar ett integrerat arbetssätt samt att målen för arbetet är tydliga.
· Ledningsgruppen arbetar som ett team och är ett uttryck för avdelningschefernas gemensamma ansvarstagande för kyrkokansliets inre arbete.
Gemensamma administrativa rutiner
Programmet skall säkerställa att:
- Svenska kyrkans riksorganisation skall ha ett gemensamt, integrerat och målstyrt administrativt arbetssätt,
- offentlighetsprincipen tryggas genom den dokumentation som sker,
- en enhetlighet tillämpas i fråga om ärendehantering i den kyrkliga riksorganisationen. Därigenom skall både effektivitet och rättssäkerhet tryggas.
Effektmål
· Chefer och ansvariga vid avdelningar, verksamhetsområden och huvudprogram anser sig ha fullgott stöd i form av rutiner, direktiv, mallar, instruktioner och tidsplaner för sitt arbete med kyrkokansliets gemensamma processer.
· Arbetet med att styra verksamheten utifrån ett anpassat målarbete har år 2001 avlastat styrelser och nämnder och tydliggjort rollfördelningen mellan styrorgan och verksamheten.
5.6.1.2 Personalfunktionen
Beskrivning av stödfunktionen
Personalfunktionens primära uppdrag gäller de strategiska personalfrågorna inom organisationen i sin helhet, dvs. både kansliets personal och utlandspersonalen. Avdelningen bistår samtliga chefer (avdelningschefer, enhetschefer, ansvariga för utlandspersonal och verksamhetsområdeschefer) med konsultativt stöd i strategiska personalfrågor och löpande personalfrågor samt utifrån de behov verksamheten står i begrepp att möta.
Funktionen ansvarar för långsiktig planering av Kyrkokansliets kompetensförsörjning och för samordning och utveckling av personalarbetet. Vid avdelningen skall finnas en samlad kompetens som svarar mot personalområdets olika delar. Det gäller strategiska frågor som personalpolitik, ledarskap, kompetensförsörjning, arbetsmiljö och arbetsrätt. Det gäller även delområden och löpande personalarbete som förhandling, psykosociala frågor, rekrytering, avveckling, lönerevision och jämställdhet.
Personalavdelningen arbetar utifrån tre perspektiv:
- 1) Personalstrategi: att utforma strategier och direktiv så att organisationen har beredskap för att möta framtida konkurrens och prövning från omvärlden. Den primära intressenten i detta arbete är kansliets chefer.
- 2) Löpande personalarbete: att utifrån uttryckta behov bistå verksamheten i personalfrågor. Insatserna riktas till kansliets anställda i vid mening, dvs. såväl arbetstagare som chefer.
- 3) Personaladministration: att utforma rutiner och direktiv som syftar till att säkerställa att gällande lagar, avtal och policies följs. Bevaka att rutiner och direktiv följer den standard och utveckling som sker i samhället i stort avseende dessa frågor. Insatserna riktas till kansliets anställda i vid mening, dvs. såväl arbetstagare som chefer.
Under den aktuella budgetperioden krävs åtgärder så att nya och befintliga medarbetare finner arbetsplasten attraktiv, t ex genom modern personalpolitik med möjlighet till flexibelt arbetssätt och möjlighet till kompetensutveckling och reflektion. Det är även viktigt att organisationens medarbetare anses attraktiva av andra arbetsgivare. Samarbetet med externa resurser och nätverk är en viktig del i att finna nya medarbetare men också för att möjliggöra för befintlig personal att fortsätta sin karriär hos annan arbetsgivare.
Personalavdelningen har att utgå ifrån Förvaltningsdelegationens inriktningsmål. Arbete sker inom ramen för fyra program:
- Övergripande personalfrågor.
- Sverigerelaterade personalfrågor.
- Arbetsmiljö Sverige och utland.
- Utlandsrelaterade personalfrågor.
Effektmål
· År 2001 planeras, genomförs och utvärderas verksamheterna enligt ett gemensamt och integrerat arbetssätt i hela Kyrkokansliet.
· De rutiner, direktiv och policies som avlämnas från avdelningen för ledning och planering, personalavdelning och ekonomiavdelning, efterlevs i Kyrkokansliet.
· Kyrkokansliet erbjuder en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö med frisk och aktiv personal. Arbetstagarna anser sig ha en rimlig arbetssituation och uppfattar det meningsfullt att arbeta vid Kyrkokansliet.
· Kyrkokansliet utformar strategier, policies och direktiv så att organisationen har beredskap för att möta framtida konkurrens och prövning från omvärlden.
· Organisationen har en personalomsättning som varierar mellan 5-10 procent.
Personalfunktionen skall:
- Tillvarata mångfalden i vår organisation för att möjliggöra en stärkt, tydlig organisationskultur.
- Tillsammans med berörda chefer säkerställa för verksamheten relevant kompetensförsörjning.
- Utnyttja intranät och Internet i det personaladministrativa arbetet.
- Samverka med personalorganisationerna.
- Primärt arbeta med förebyggande arbetsmiljö- och kompetenshöjande åtgärder.
5.6.1.3 Ekonomi och finansfunktionen
Beskrivning av funktionen och dess uppgifter
Uppgiften för ekonomi- och finansfunktionen är att stödja Svenska kyrkan på nationell nivå att fullgöra sitt uppdrag och att bidra till verksamhetens utveckling. Ekonomifunktionen är organiserad i fem enheter; central redovisning, löne- och personalrelaterad redovisning, internationell ekonomi, finans samt ”Förändringsprojekt 2000” (tillfällig). De permanenta enheterna leds av enhetschefer.
Ekonomi- och finansfunktionen har att utgå ifrån Förvaltningsdelegationens inriktningsmål.
Ekonomiarbetet inom Svenska kyrkans nationella nivå karaktäriseras av organisationens diversifiering och snabba förändringstakt. Detta ställer höga krav på flexibilitet, bland annat för anpassning av ekonomimodell och systemstöd. Relationsförändringen mellan Svenska kyrkan och staten har tillfört flera nya arbetsområden där ekonomi- och finansavdelningen är djupt involverad. Efter en tid av intensiv förändring är det nu viktigt att konsolidera och strukturera arbetet och därvid lägga resurser på långsiktiga lösningar som svarar mot den nya organisationens behov av stöd och styrning.
Omställningsarbetet har krävt betydande insatser. Detta har inneburit att de resurser som kunnat läggas på långsiktiga lösningar inte varit tillräckliga. Ett omfattande arbete kring rekrytering av nya medarbetare, utbildning och utveckling av befintliga medarbetare och investeringar i system för uppföljning, utvärdering och styrning av verksamheten är påbörjat och måste fullföljas. Detta för att skapa en plattform för framtiden, där Svenska kyrkans nationella nivå står inför fortsatt förändring och fortsatta utmaningar.
- Stödet till organisationens verksamhetsområden måste förändras för att öka kapaciteten och kvaliteten vad gäller planering, genomförande, uppföljning, analys och styrning av verksamheten. Inom detta område ingår såväl att utveckla avdelningens interna kapacitet som att utveckla kunskapen hos organisationens chefer och medarbetare samt verktygen för det dagliga arbetet. Detta sker genom en medveten rekrytering och inrättandet av 1-2 tjänster inom befintliga resurser, där uppgiften fokuseras till att utgöra analysstöd till de olika verksamhetsområdena. Arbetet skall först stärka avdelningens interna kapacitet för att kunskapen därefter successivt förs ut i organisationen.
- Beredskapen måste stärkas för att möta de nya behov som formuleras som en konsekvens av Kyrkostyrelsens förändrade ansvarsområden enligt kyrkoordningen. Det finns annat ett behov av att förstärka och utveckla samarbetet med övriga enheter inom Svenska kyrkan på det ekonomiadministrativa området.
Effektmål
· Samtliga verksamhetsområdeschefer, huvud- och delprogramansvariga skall vid utgången av år 2001 ha kännedom om huvudinnehållet i de administrativa regler som gäller för verksamheten. De skall ha kunskap om hur reglerna fastställs samt ha tillgång till referensmaterial som beskriver de regler och policies som styr verksamheten.
· Under år 2000 påbörjas implementering av, och år 2001 föreligger, en IT-lösning som medger en integrerad rapportering från flertalet av de verksamhetssystem som hanterar ekonomisk information.
· År 2001 skall en ny kodplan, omfattande såväl intäkts- och kostnadsstruktur som organisatorisk struktur föreligga, som väl överensstämmer med de behov som gäller och kan komma att gälla.
· År 2001 planeras, genomförs och utvärderas verksamheten enligt ett gemensamt och integrerat arbetssätt inom Svenska kyrkans nationella nivå.
Arbetet inom ekonomifunktionen förutsätter en samlad kompetens inom specialområden på det ekonomiska området, liksom definierade behov avseende redovisnings- och skattefrågor, budgetering, analys, systemstöd m.m.
5.6.1.4 Arkiv- och biblioteksfunktionen
Arkivfunktionen är en gemensam resurs med uppgift att verka för en god och enhetlig arkivvård och diarieföring vid kyrkokansliet. Arkivfunktionen omfattar två heltidstjänster.
Effektmål
· Kyrkokansliet upprätthåller genom instruktioner och anvisningar, rådgivning och utbildning, goda diarieförings- och dokumentationsrutiner, som såväl uppfyller gällande regler på området som kyrkokansliets egna behov av strukturer för information
· Genom planer och andra anvisningar genomförs en arkivbildning som möjliggör en rationell arkivvård, innefattande arkivläggningsrutiner, gallring och återsökning av handlingar
· De i kyrkokansliets arkiv förvarade arkiven är säkert förvarade, ordnade och förtecknade samt lätt tillgängliga för kansliets personal, forskare och allmänhet.
· Kyrkokansliet skall år 2001 ha en väl fungerande arkivvård och dokumenthantering som möjliggör insyn för utomstående och effektiviserar arbetet inom kansliet.
· De arkiv för vilka leveransplikt gäller skall vara slutförtecknade och levererade till arkivmyndighet, i de fall så har överenskommits, år 2001.
· År 2001 planeras, genomförs och utvärderas verksamheterna enligt ett gemensamt och integrerat arbetssätt i hela Kyrkokansliet.
Kostnaderna för åren 2001-2003 för diarieföringssystemet och kyrkokansliets arkiv beräknas uppgå för vardera året till 380 tkr. Inom ramen för dessa kostnader kan verksamheten säkerställas på en grundläggande nivå. Därutöver behöver under perioden ett bildarkivprojekt inledas.
För att för framtiden bevara detta material krävs att materialet inventeras, förtecknas, registreras och säkerställs tekniskt för framtiden, också genom klimatanpassade lokaler. Kostnaderna för projektet under åren 2001-2003 beräknas till sammanlagt 1,5 miljoner kronor.
Biblioteksfunktionen är Kyrkokansliets gemensamma funktion för anskaffning av informationsbärande material i form av böcker, tidningar, tidskrifter, filmer, CD, bibliografiska databaser med mera till kyrkokkansliets personal. Till funktionen är knuten en heltidstjänst.
Effektmål
· År 2001 skall minst 75 procent av dem som nyttjar kyrkokansliets bibliotek vara nöjda med kvalitet och aktualitet avseende att anskaffa böcker, tidskrifter, tidningar och bibliografiska databaser, CD-rom.
Verksamhetsområdets rambudget
Beloppen anges i tkr.
